Cấp độ lập trình: Cơ bản
Thời lượng: 10 phút
Loại dự án: Tự động hoá bằng điều kiện kích hoạt theo sự kiện và điều kiện kích hoạt theo thời gian
Mục tiêu
- Hiểu rõ chức năng của giải pháp.
- Tìm hiểu chức năng của các dịch vụ Apps Script trong giải pháp này.
- Thiết lập tập lệnh.
- Chạy tập lệnh.
Thông tin về giải pháp này
Nhân viên mới thường yêu cầu quyền truy cập vào hệ thống và thiết bị của bộ phận CNTT. Để quản lý các yêu cầu này, bạn có thể tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu để người dùng cho biết quyền truy cập và thiết bị mà nhân viên cần. Sau khi bộ phận CNTT hoàn tất yêu cầu và cập nhật trạng thái, người yêu cầu sẽ nhận được một thông báo qua email.
Cách thức hoạt động
Tập lệnh sẽ tạo một biểu mẫu yêu cầu thiết bị. Bạn có thể tuỳ chỉnh các mục trên
biểu mẫu trong mã của tập lệnh mẫu. Khi ai đó gửi biểu mẫu, tập lệnh sẽ gửi thông báo qua email đến đầu mối liên hệ được chỉ định để yêu cầu. Khi trạng thái yêu cầu trong bảng tính được thay đổi thành "Đã hoàn tất", tập lệnh sẽ gửi email xác nhận cho người đã gửi biểu mẫu.
Dịch vụ Apps Script
Giải pháp này sử dụng các dịch vụ sau:
- Dịch vụ Biểu mẫu – Tạo biểu mẫu cho các yêu cầu CNTT.
- Dịch vụ bảng tính – Kiểm tra xem biểu mẫu yêu cầu đã tồn tại hay chưa để giảm thiểu tình trạng trùng lặp. Quản lý các phản hồi trong biểu mẫu bằng cách di chuyển các phản hồi đó sang trang tính Đang chờ xử lý và Đã hoàn tất nếu cần.
- Dịch vụ thư–Tạo và gửi email thông báo yêu cầu và hoàn thành.
- Dịch vụ tập lệnh – Tạo trình kích hoạt. Một
kích hoạt khi biểu mẫu được gửi và biểu mẫu còn lại kích hoạt 5 phút một lần để kiểm tra
xem trạng thái của yêu cầu có được đánh dấu là "Đã hoàn tất" hay không.
Điều kiện tiên quyết
Để sử dụng mẫu này, bạn cần có các điều kiện tiên quyết sau:
- Tài khoản Google (các tài khoản Google Workspace có thể
phải được quản trị viên phê duyệt).
- Một trình duyệt web có quyền truy cập vào Internet.
Thiết lập tập lệnh
Tạo dự án Apps Script
- Nhấp vào nút sau đây để tạo bản sao của bảng tính Quản lý yêu cầu thiết bị của nhân viên. Dự án Apps Script cho giải pháp này được đính kèm vào bảng tính.
Tạo bản sao
- Nhấp vào Tiện ích >
Apps Script.
- Bên cạnh biến
REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL, hãy thay thế email mẫu bằng email của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng Lưu
.
Thiết lập bảng tính
- Quay lại bảng tính rồi nhấp vào Yêu cầu về thiết bị
> Thiết lập. Có thể bạn cần làm mới trang để trình đơn tuỳ chỉnh này xuất hiện.
Khi được nhắc, hãy cho phép tập lệnh chạy.
Nếu màn hình xin phép bằng OAuth hiển thị cảnh báo, Ứng dụng này chưa được xác minh,
hãy tiếp tục bằng cách chọn Nâng cao >
Chuyển đến {Project Name} (không an toàn).
Nhấp vào Yêu cầu về thiết bị
> Thiết lập lần nữa.
Chạy tập lệnh
- Nhấp vào Công cụ > Quản lý biểu mẫu
> Chuyển đến biểu mẫu trực tiếp.
- Điền và gửi biểu mẫu.
- Hãy kiểm tra email của bạn để xem thông báo về yêu cầu thiết bị.
- Quay lại bảng tính và trên trang tính Đang chờ xử lý, hãy thay đổi trạng thái của yêu cầu thành Đã hoàn tất.
- Trong vòng 5 phút, tập lệnh sẽ gửi một email khác thông báo cho bạn rằng yêu cầu đã hoàn tất. Tập lệnh sẽ di chuyển yêu cầu từ trang tính Các yêu cầu đang chờ xử lý sang trang tính Yêu cầu đã hoàn tất.
Xem xét mã
Để xem lại mã Apps Script cho giải pháp này, hãy nhấp vào phần Xem mã nguồn bên dưới:
Xem mã nguồn
Code.gs
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests
/*
Copyright 2022 Google LLC
Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at
https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/
// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = 'request_intake@example.com';
// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
'15" high Performance Laptop (OS X)',
'15" high Performance Laptop (Windows)',
'15" high performance Laptop (Linux)',
'13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
'Standard workstation (Windows)',
'Standard workstation (Linux)',
'High performance workstation (Windows)',
'High performance workstation (Linux)',
'Mac Pro (OS X)',
];
const AVAILABLE_MONITORS = [
'Single 27"',
'Single 32"',
'Dual 24"',
];
// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
* Adds a custom menu to the spreadsheet.
*/
function onOpen() {
SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Equipment requests')
.addItem('Set up', 'setup_')
.addItem('Clean up', 'cleanup_')
.addToUi();
}
/**
* Creates the form and triggers for the workflow.
*/
function setup_() {
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
if (ss.getFormUrl()) {
let msg = 'Form already exists. Unlink the form and try again.';
SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
return;
}
let form = FormApp.create('Equipment Requests')
.setCollectEmail(true)
.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
.setLimitOneResponsePerUser(false);
form.addTextItem().setTitle('Employee name').setRequired(true);
form.addTextItem().setTitle('Desk location').setRequired(true);
form.addDateItem().setTitle('Due date').setRequired(true);
form.addListItem().setTitle('Laptop').setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
form.addListItem().setTitle('Desktop').setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
form.addListItem().setTitle('Monitor').setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);
// Hide the raw form responses.
ss.getSheets().forEach(function(sheet) {
if (sheet.getFormUrl() == ss.getFormUrl()) {
sheet.hideSheet();
}
});
// Start workflow on each form submit
ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit_')
.forForm(form)
.onFormSubmit()
.create();
// Archive completed items every 5m.
ScriptApp.newTrigger('processCompletedItems_')
.timeBased()
.everyMinutes(5)
.create();
}
/**
* Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
*/
function cleanup_() {
let formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
if (!formUrl) {
return;
}
ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function(trigger) {
ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
});
FormApp.openByUrl(formUrl)
.deleteAllResponses()
.setAcceptingResponses(false);
}
/**
* Handles new form submissions to trigger the workflow.
*
* @param {Object} event - Form submit event
*/
function onFormSubmit_(event) {
let response = mapResponse_(event.response);
sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
let equipmentDetails = Utilities.formatString('%s\n%s\n%s',
response['Laptop'],
response['Desktop'],
response['Monitor']);
let row = ['New',
'',
response['Due date'],
response['Employee name'],
response['Desk location'],
equipmentDetails,
response['email']];
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
let sheet = ss.getSheetByName('Pending requests');
sheet.appendRow(row);
}
/**
* Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
* to the completed sheet.
*
* @param {Object} event
*/
function processCompletedItems_() {
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
let pending = ss.getSheetByName('Pending requests');
let completed = ss.getSheetByName('Completed requests');
let rows = pending.getDataRange().getValues();
for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
let row = rows[i -1];
let status = row[0];
if (status === 'Completed' || status == 'Cancelled') {
pending.deleteRow(i);
completed.appendRow(row);
console.log("Deleted row: " + i);
sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
'Employee name': row[3],
'Desk location': row[4],
'email': row[6],
});
}
};
}
/**
* Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
*
* @param {Object} request - Request details
*/
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
let template = HtmlService.createTemplateFromFile('new-equipment-request.html');
template.request = request;
template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
let msg = template.evaluate();
MailApp.sendEmail({
to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
subject: 'New equipment request',
htmlBody: msg.getContent(),
});
}
/**
* Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
*
* @param {Object} request - Request details
*/
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
let template = HtmlService.createTemplateFromFile('request-complete.html');
template.request = request;
let msg = template.evaluate();
MailApp.sendEmail({
to: request.email,
subject: 'Equipment request completed',
htmlBody: msg.getContent(),
});
}
/**
* Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
* access to response values.
*
* @param {FormResponse} response
* @return {Object} Form values keyed by question title
*/
function mapResponse_(response) {
let initialValue = {
email: response.getRespondentEmail(),
timestamp: response.getTimestamp(),
};
return response.getItemResponses().reduce(function(obj, itemResponse) {
let key = itemResponse.getItem().getTitle();
obj[key] = itemResponse.getResponse();
return obj;
}, initialValue);
}
new-equipment-request.html
Người đóng góp
Mẫu này được Google duy trì với sự trợ giúp của các chuyên gia nhà phát triển của Google.
Các bước tiếp theo
