Guía del administrador de la organización

Fase actual:
Datos anunciados cronograma.

Esta guía está dirigida a los administradores de organizaciones que se postulan al programa Temporada de Documentos o que participen en él.

¿Su organización debería participar en el programa Temporada de Documentos?

Usa estas preguntas para comprender si tu organización o proyecto de código abierto debe participar en Season of Docs.

Tu organización o proyecto:

  • ¿Crees que la documentación nueva o actualizada ayudaría a lograr un objetivo o resolver un problema en tu proyecto o comunidad?
  • ¿Tienes una comprensión inicial o una hipótesis sobre cómo medirías el éxito de tu proyecto de documentación?
  • ¿Tienes miembros de la comunidad dispuestos a ayudar a reclutar, evaluar e incorporar a un escritor técnico, y quién estaría disponible para responder preguntas y brindar otro tipo de asistencia durante el proyecto (de 6 a 8 meses, incluido el período de solicitud)?
  • ¿Tienes un miembro de la comunidad dispuesto a actuar como administrador de la organización y coordinar la creación de la solicitud, responder las preguntas de los administradores del programa y presentar evaluaciones mensuales, así como la evaluación final y el caso de éxito? El administrador de la organización también debe estar dispuesto a responder encuestas de seguimiento luego de que finalice el programa Temporada de Documentos.

La organización también debe cumplir con los requisitos de elegibilidad del programa, lo que incluye poder crear una cuenta de Open Collective.

El proceso de solicitud de la organización

Fase de exploración

Aunque la temporada de postulaciones de Documentos estará disponible el 23 de febrero de 2022, recomendamos encarecidamente que las organizaciones se tomen el tiempo para completar los pasos de la fase de exploración antes de enviar su solicitud.

  • Página para crear una propuesta de proyecto En la página de propuestas, se incluye una lista de necesidades, objetivos o problemas clave, posibles soluciones de documentación y posibles métricas. Esta página debe ser pública y permitir la contribución y el debate de la comunidad. Incluye información para escritores técnicos que quieran participar: ¿dónde deben hacer preguntas, expresar interés o obtener más información sobre tu proyecto? Te sugerimos que agregues una dirección de correo electrónico para comunicarte con tu organización de código abierto sobre Season of Docs. Sin embargo, te recomendamos que no uses una dirección de correo electrónico personal como dirección para comunicarte con tu organización de código abierto. (consulta la lista de ideas de proyectos para ver ejemplos).
  • Publicita la página de tu propuesta en los canales de tu comunidad y agrega tu organización a la lista de organizaciones interesadas en el repositorio de la temporada de documentos en GitHub. También puedes compartir tu vínculo en el canal #season-of-docs de Slack para escribir los documentos de Google. La página de promoción y prensa incluye logotipos y otro contenido que puedes usar cuando te refieras a la temporada de Documentos.
  • Para cada idea de documentación, considera qué experiencia y aptitudes necesitaría un escritor técnico para trabajar con éxito con tu comunidad y organización. ¿Qué habilidades podría ayudar tu comunidad a desarrollar un escritor técnico (por ejemplo, usar GitHub o la cadena de herramientas de documentos)? (Consulta la guía para trabajar con escritores técnicos.
  • Pide voluntarios para ayudar a responder preguntas de escritores técnicos interesados.
  • Comienza a revisar las declaraciones de interés enviadas de escritores técnicos interesados en trabajar con tu proyecto.

Fase de aplicación

  • Elija la idea más prometedora de la página de propuestas. Cada organización puede enviar solo una propuesta. Estos son algunos puntos que debes tener en cuenta:
    • ¿Cuál fue la idea más interesante de los escritores técnicos?
    • ¿Qué idea te ayudará a resolver el mayor problema de tu proyecto? Es mejor elegir una idea más arriesgada que tenga un impacto mayor que una idea para un proyecto de documentación que tenga más probabilidades de completarse, pero que no marque una diferencia significativa en tu proyecto.
    • ¿La idea requiere la participación de miembros específicos de tu comunidad? ¿Tienen tiempo para participar?

  • Cree su propuesta con la plantilla de propuestas. Asegúrate de comprender y de incluir lo siguiente:

    • El problema que quieres abordar
    • El alcance de la documentación que deseas mejorar o crear
    • Cómo medirás el éxito de la documentación

    La propuesta también debe incluir un presupuesto. No se considerarán las propuestas incompletas.

  • Envía el Formulario de Solicitud antes del 25 de marzo de 2022 a las 6:00 p.m. UTC. Las propuestas aceptadas se anunciarán el 14 de abril de 2022.

Desarrollo de proyectos e informes

Reunión inicial del proyecto

  • Si tu organización ya seleccionó uno o varios escritores técnicos para tu proyecto, realiza una reunión inicial con uno o más escritores técnicos. Debes colaborar con tu escritor técnico para crear un cronograma del trabajo y registros periódicos.
  • Si recibiste varias declaraciones de interés de escritores técnicos interesados, haz un anuncio público sobre tu selección de escritores técnicos o informa a los postulantes tu decisión.

Pagos de subsidios

  • A partir del 9 de junio de 2022, Season of Docs depositará el 40% de los fondos de subsidio en la cuenta de Open Collective de cada organización después de que se contrate a un escritor técnico. Recomendamos que las organizaciones creen un programa de pagos con escritores técnicos en función de los hitos del proyecto, incluido un pago en el inicio del proyecto.
  • El 60% restante se depositará en las cuentas de Open Collective de organizaciones que completan y envían sus evaluaciones finales y casos de éxito, a partir del 14 de diciembre de 2022. Ten en cuenta que todos los proyectos exitosos, independientemente del cronograma de finalización del proyecto (p.ej., un proyecto de 3 meses frente a uno de 6 meses), comenzarán a recibir el pago final el 14 de diciembre de 2022.
  • Consulta la guía de pagos para obtener más información sobre cómo crear una cuenta de Open Collective.

Informes de estado del proyecto

  • Los administradores de la organización deben completar los informes de estado mensuales en el plazo de una semana después de recibir el vínculo al formulario de informe de estado (el vínculo se enviará por correo electrónico, por lo que debes revisar tu carpeta de spam).

Evaluación final del proyecto y caso práctico

Las organizaciones deben completar y enviar la evaluación final del proyecto y el caso de éxito antes del 30 de noviembre de 2022 a las 6:00 p.m. UTC para recibir los fondos restantes de la subvención.

Evaluación final

El formulario de evaluación final estará disponible para los administradores de la organización un mes antes del 30 de noviembre de 2022 a las 6:00 p.m. UTC.

Caso de éxito

El caso de éxito de la temporada de Documentos es el entregable clave de la participación de tu organización en esta temporada. Llevar un registro semanal de las actualizaciones del proyecto te ayudará a crear tu caso práctico. Para cada semana, registra el progreso del proyecto (incluidos los vínculos a solicitudes de extracción, problemas o conversaciones, cuando sea útil), lo que salió bien (o no), lo que aprendiste y las preguntas que se hicieron.

Lee cómo crear un caso de éxito para obtener información adicional y asegúrate de seguir nuestra plantilla de casos de éxito para crear tu caso de éxito. Enviarás tu caso práctico como enlace en el formulario de evaluación final.

Tu caso de éxito se publicará en el sitio de la temporada de Documentos, así que tenlo en cuenta cuando incluyas información sobre tu proyecto.

Exigimos que las organizaciones participen en al menos tres encuestas de seguimiento para ayudarnos a hacer un seguimiento del éxito de los proyectos de Season of Docs a lo largo del tiempo.

Formularios

Formulario Vínculo Plazos
Aplicación de la organización

Ya se cerraron las postulaciones de la organización. Únete a la lista de distribución de anuncios en season-of-docs-announce para mantenerte al tanto.

 25 de marzo de 2022 a las 6:00 p.m. UTC
Información de pago de la organización

Este formulario aún no está disponible.

 12 de mayo de 2022, 6:00 p.m. UTC
Comprobante de la contratación del escritor técnico

Se completó la fase de contratación del escritor técnico.

 16 de mayo de 2022, 6:00 p.m. UTC
Evaluaciones mensuales

La fase de evaluación mensual finalizó.

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Evaluación final del proyecto y caso práctico

Se cerró la fase de evaluación del proyecto.

 30 de noviembre de 2022, 6:00 p.m. UTC
Encuestas de seguimiento

Formulario disponible durante la fase de encuestas de seguimiento (2 de mayo de 2023)

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