Responsabilités de l'administrateur et du mentor de l'organisation

Phase actuelle:
Le programme Season of Docs 2020 s'est terminé le 15 mars 2021. Consultez la chronologie.

Les administrateurs de l'organisation participant à Season of Docs ont certaines responsabilités envers les mentors de leur organisation Open Source, envers les rédacteurs techniques et envers Google.

Les mentors Open Source participant à Season of Docs ont également des responsabilités envers leur organisation Open Source, les rédacteurs techniques et les administrateurs du programme Google.

Ce document décrit les responsabilités qui s'appliquent à toutes les organisations Open Source participantes. Les organisations individuelles peuvent avoir des rôles et responsabilités supplémentaires. Pour en savoir plus, contactez l'équipe administrative de votre organisation.

Responsabilités de l'administrateur de l'organisation

Il s'agit des responsabilités des administrateurs au sein des organisations Open Source.

Vos responsabilités envers Google

  • Définir la participation de l'organisation, les critères de sélection des organisations et les procédures opérationnelles spécifiques
  • Envoyer la demande de participation de l'organisation et être son représentant
  • Agir en tant qu'agent de communication avec Google
    • Répondre aux demandes de Google sous 36 heures
    • Signaler des cas de non-respect de l'accord de participation (par exemple, harcèlement, plagiat, fraude)
    • Signaler le retrait d'un rédacteur technique
  • S'assurer que tous les délais sont respectés (évaluations des mentors, factures de l'organisation, etc.)
  • Sélectionner et inviter des mentors fiables, compétents et qualifiés
  • Fournir et tenir une liste adéquate d'idées de projets et de tâches
  • Superviser les activités de tous les mentors et rédacteurs techniques, en veillant au respect des responsabilités

Vos responsabilités envers vos mentors

  • Définir la participation de l'organisation, les exigences des mentors, le processus de défaillance et la procédure
  • Communiquer les attentes des mentors avant le début du programme
  • Communiquer le choix des rédacteurs techniques, la participation continue et la politique de refus
    • Fournir des critères de sélection pour les allocations d'emplacements pour la saison des documents
    • Décrivez comment les violations et les échecs de l'accord du participant seront traités.
  • Évaluez en continu les interactions entre les mentors et les rédacteurs techniques.
    • Identifier les conflits d'intérêts et les problèmes interpersonnels, et remplacer un mentor si nécessaire
  • Faire savoir aux mentors lorsque plus de tâches ou d’idées de projet sont nécessaires
  • Maintenir une communication régulière avec les mentors avant et pendant le programme
  • Assurez-vous d'avoir une couverture adéquate et appropriée du mentorat, en particulier à l'approche des fêtes de fin d'année.

Vos responsabilités envers les rédacteurs techniques

  • Indiquez aux rédacteurs techniques comment, quand et pourquoi contacter l'administrateur de l'organisation
  • S'assurer que les rédacteurs techniques sont introduits et correctement intégrés
  • Communiquer les exigences spécifiques de l'organisation (par exemple, temps, codage, communication, licences)
  • Communiquer les attentes spécifiques de l'organisation (par exemple, comportement, bonnes pratiques, visibilité)
  • Communiquer les délais, les critères d'acceptation et la politique en matière d'échecs et de refus
  • Surveillez les communications et assurez-vous de traiter les comportements inappropriés.
  • Assurez-vous que les rédacteurs techniques présentant un risque d'échec ou de fermeture sont informés à l'avance.

Responsabilités des mentors

Ce sont les responsabilités des mentors au sein des organisations Open Source.

Responsabilités envers votre organisation Open Source

  • Communiquer les attentes en matière de disponibilité et d’interaction
  • Indiquez quand la capacité d'accompagnement sera réduite aussi rapidement que possible (par exemple, famille, santé, vacances).
  • Informez un rédacteur technique en cas de problème, parmi lesquels :
    • Manque de communication, d'activité, de visibilité ou de progrès
    • Non-respect du contrat du participant (par exemple, plagiat, harcèlement, fraude)
    • Ne correspond pas au projet ou démissionner
  • Évaluez officiellement la participation des rédacteurs techniques.
    • Communiquez avec l'administrateur de l'organisation et le rédacteur technique avant de signaler le projet comme ayant échoué.

Responsabilités envers le rédacteur technique

Voici vos responsabilités vis-à-vis du rédacteur technique que vous parrainez:

  • aider le rédacteur technique à :
    • faites partie de votre communauté
    • à communiquer plus efficacement et dans un espace ouvert
    • travailler sur le canal de communication préféré de votre organisation (IRC, Slack, etc.) ;
    • d'utiliser le système de contrôle des versions de votre organisation
    • poser de bonnes questions et obtenir des réponses à leurs questions
    • proposer un argument technique convaincant et une discussion constructive
    • être motivé et productif de manière indépendante
    • résoudre des problèmes techniques difficiles
  • Suivre leurs progrès, tenir le rédacteur technique informé de son statut
  • Communiquez régulièrement :
    • Communiquer régulièrement au moins deux fois par semaine
    • Répondre aux questions dans un délai de 24 heures (dans certains cas, il est possible de répondre aux questions dans un délai inférieur à 36 heures)
  • Faites des commentaires constructifs, soyez patient et soyez respectueux
  • Établir des objectifs de travail réalistes et des attentes en termes de calendrier
  • Réévaluez la portée avec le rédacteur technique lorsqu'il est nettement en avance ou en retard sur les attentes.
  • Travailler avec les développeurs et la communauté pour faciliter l'acceptation du travail des rédacteurs techniques