Trang này được dịch bởi Cloud Translation API.

Gửi giấy chứng nhận tri ân dành riêng cho nhân viên

Cấp độ viết mã: Sơ cấp
Thời lượng: 15 phút
Loại dự án: Tự động hoá bằng trình đơn tuỳ chỉnh

Mục tiêu

Tìm hiểu về chức năng của giải pháp.
Tìm hiểu chức năng của các dịch vụ Apps Script trong giải pháp.
Thiết lập môi trường.
Thiết lập tập lệnh.
Chạy tập lệnh.

Giới thiệu về giải pháp này

Tự động tuỳ chỉnh mẫu Giấy chứng nhận nhân viên của Google Trang trình bày bằng dữ liệu nhân viên trong Google Trang tính, sau đó gửi giấy chứng nhận bằng Gmail.

Tạo chứng chỉ nhân viên

Cách hoạt động

Tập lệnh này sử dụng mẫu bản trình bày Giấy chứng nhận nhân viên trên Trang trình bày và một bảng tính trên Trang tính có thông tin chi tiết về nhân viên. Tập lệnh này sẽ sao chép mẫu và thay thế các phần giữ chỗ bằng dữ liệu trong bảng tính. Sau khi tập lệnh tạo một trang trình bày cho mỗi nhân viên, tập lệnh sẽ trích xuất từng trang trình bày riêng lẻ dưới dạng tệp đính kèm PDF và gửi chứng chỉ cho nhân viên.

Các dịch vụ của Apps Script

Giải pháp này sử dụng các dịch vụ sau:

Dịch vụ Drive – Sao chép mẫu Giấy chứng nhận nhân viên của Trang trình bày.
Dịch vụ bảng tính – Cung cấp thông tin chi tiết về nhân viên và cập nhật trạng thái của từng nhân viên được liệt kê.
Dịch vụ Slides – Thay thế các phần giữ chỗ trong bản trình bày bằng dữ liệu nhân viên trong bảng tính.
Dịch vụ Gmail – Nhận các trang trình bày riêng lẻ dưới dạng tệp PDF và gửi cho nhân viên.

Điều kiện tiên quyết

Để sử dụng mẫu này, bạn cần đáp ứng các điều kiện tiên quyết sau:

Một Tài khoản Google (tài khoản Google Workspace có thể yêu cầu quản trị viên phê duyệt).
Một trình duyệt web có quyền truy cập vào Internet.

Thiết lập môi trường

Nhấp vào nút sau đây để tạo bản sao của mẫu Giấy chứng nhận cho nhân viên.
Tạo bản sao
Ghi lại mã nhận dạng bản trình bày để sử dụng trong bước tiếp theo. Bạn có thể tìm thấy mã nhận dạng trong URL:

https://docs.google.com/presentation/d/PRESENTATION_ID/edit
Trong Drive, hãy tạo một thư mục mới để lưu trữ các chứng chỉ.
Ghi lại mã nhận dạng thư mục để sử dụng trong bước tiếp theo. Bạn có thể tìm thấy mã nhận dạng trong URL: https://drive.google.com/drive/folders/FOLDER_ID

Thiết lập tập lệnh

Nhấp vào nút bên dưới để tạo bản sao của bảng tính mẫu Chứng chỉ nhân viên. Dự án Apps Script cho giải pháp này được đính kèm vào bảng tính.
Tạo bản sao
Trong bảng tính, hãy mở dự án Apps Script bằng cách nhấp vào Tiện ích bổ sung > Apps Script.
Đối với biến slideTemplateId, hãy thay thế PRESENTATION_ID bằng mã nhận dạng của bản trình bày.
Đối với biến tempFolderId, hãy thay thế FOLDER_ID bằng mã nhận dạng của thư mục.
Nhấp vào biểu tượng Lưu .

Chạy tập lệnh

Chuyển về bảng tính rồi nhấp vào Cảm ơn > Tạo chứng chỉ. Bạn có thể cần làm mới trang để trình đơn tuỳ chỉnh này xuất hiện.
Khi được nhắc, hãy cho phép tập lệnh chạy. Nếu màn hình đồng ý OAuth hiển thị cảnh báo Ứng dụng này chưa được xác minh, hãy tiếp tục bằng cách chọn Tuỳ chọn nâng cao > Chuyển đến {Tên dự án} (không an toàn).
Nhấp vào Thể hiện sự trân trọng > Tạo giấy chứng nhận một lần nữa.
Sau khi cột trạng thái của tất cả các hàng được cập nhật thành Đã tạo, hãy nhấp vào Lời cảm ơn > Gửi chứng chỉ.

Xem lại mã

Để xem lại mã Apps Script cho giải pháp này, hãy nhấp vào Xem mã nguồn bên dưới:

Xem mã nguồn

Code.gs

solutions/automations/employee-certificate/Code.js

Xem trên GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

Người đóng góp

Mẫu này do Sourabh Choraria, một blogger và chuyên gia về nhà phát triển của Google tạo ra.

Bạn có thể tìm thấy Sourabh trên Twitter tại @schoraria911.
Đọc blog của Sourabh.

Mẫu này do Google duy trì với sự trợ giúp của các Chuyên gia Google về phát triển.

Các bước tiếp theo

Trình đơn tuỳ chỉnh trong Google Workspace

Gửi giấy chứng nhận tri ân dành riêng cho nhân viên Sử dụng bộ sưu tập để sắp xếp ngăn nắp các trang Lưu và phân loại nội dung dựa trên lựa chọn ưu tiên của bạn.