Mai 2017
Angular Oslo Meetup aide les développeurs norvégiens de front-end Web à partager leurs connaissances, leur expérience et leurs bonnes pratiques d'utilisation d'Angular. Maxim Salnikov et ses collègues organisateurs ont décidé de passer à la vitesse supérieure en rassemblant toute la communauté nordique à l'occasion de ngVikings, la toute première conférence Angular organisée dans les pays nordiques pour attirer plus de 300 développeurs. Il nous a tout dit et a partagé de nombreux conseils pour les organisateurs qui envisagent de créer un événement similaire.
Maxim, comment vous êtes-vous engagé(e) dans la communauté Angular d'Oslo ?
En 2014, j'ai participé à une réunion locale à Oslo et j'ai commencé à participer à l'organisation de réunions. Notre communauté compte environ 1 000 membres,et je souhaite impliquer davantage de développeurs en tant que participants et intervenants, et élargir notre équipe d'organisateurs. J'ai ensuite décidé de rejoindre le programme GDE et d'organiser des événements plus importants comme Mobile Era (la plus grande conférence sur les mobiles dans les pays nordiques), mais j'avais vraiment envie d'utiliser Angular dans ma région.
Pourquoi participez-vous à la communauté autour d'Angular ?
La communauté Angular est très bien organisée et vous offre une aide précieuse. Par exemple, environ 100 organisateurs de meetups Angular du monde entier se réunissent régulièrement sur Slack et lors de conférences Angular pour partager leurs bonnes pratiques et trouver des idées, et ainsi former une ngCommunity. Nos connaissances sur l'organisation de réunions et l'engagement des membres augmentent, et nous en profitons tous. C'est très amusant et je suis beaucoup de joie de participer à tout cela.
Comment est née l'idée d'une conférence Angular dans les pays nordiques ?
Je me suis rencontré à AngularCamp en 2016 avec d'autres organisateurs de Scandinavie, et j'ai eu l'inspiration de cet événement organisé par la communauté pour organiser notre propre conférence. Nous voulions organiser un événement régional, c'est pourquoi nous avons choisi le nom ngVikings. Aujourd'hui, nous sommes une équipe principale d'organisateurs de quatre pays: le Danemark, la Norvège, la Finlande et la Suède.
Comment avez-vous travaillé ensemble et combien de temps vous a-t-il fallu pour tout préparer ?
Nous travaillions principalement à distance, en organisant des Hangouts le dimanche soir chaque semaine, en veillant à ce que cela reste aussi informel que possible. J'étais l'animateur de la réunion (un « MC » comme j'aime le dire), étant le seul à avoir une réelle expérience de l'organisation de conférences. Je n'ai pas rencontré certains des membres de l'équipe avant la conférence. Il nous a fallu environ six mois pour tout préparer, de l'idée originale à l'exécution. Les trois derniers mois avant la conférence ont été assez intenses. L'équipe a si bien travaillé que nous sommes devenus amis et certaines personnes manquent même nos Hangouts du dimanche.
Combien de personnes organisaient l'événement ?
Eh bien, il est difficile de faire la différence entre qui est un organisateur et qui est contributeur, et cela a continué à changer au fur et à mesure que nous progressons. Mais disons que nous étions 11 personnes dans l'équipe de base et de nombreuses autres pour nous soutenir, dont une quinzaine de bénévoles le jour de l'événement.
Donnez-nous plus d'informations sur l'événement en lui-même. Comment était-elle structurée ?
Nous avons opté pour le format conférence le premier jour et pour les ateliers le deuxième jour. Les ateliers ont eu lieu en parallèle, et nous avons abordé sept sujets différents. Nous avons reçu tellement d'excellentes propositions d'articles que nous avons décidé de regrouper les présentations en deux parties au lieu de l'approche initiale minimaliste à une seule piste, afin de pouvoir accueillir plus de 30 intervenants sélectionnés.
Le succès global d'un événement dépend en grande partie du choix d'un bon lieu. Cela peut également s'avérer coûteux. Qu'avez-vous pensé de votre cas ?
Les membres de notre équipe danoise avaient une très bonne relation avec l'université informatique de Copenhague. Grâce à sa contribution à la communauté des développeurs, nous avons pu obtenir l'espace sans frais. Nous étions très heureux. C'est un bâtiment moderne à l'intérieur comme à l'extérieur, équipé des meilleures technologies et d'une bonne connexion Internet. Nous utilisions deux grands auditoriums pour les présentations et des salles de classe plus petites pour les ateliers. Certains bénévoles nous ont aidés à produire l'événement.
Combien de personnes ont assisté à l'événement ?
Plus de 300 personnes. Nous étions complets, ce qui était une belle surprise. La conférence a eu lieu le week-end, et je pense que c'était une bonne décision. Le lieu était plus flexible, avec moins de restrictions d'espace (car il n'y avait pas de conférences), et il était plus facile pour les personnes qui faisaient le trajet domicile-travail.
Quels outils et canaux avez-vous utilisés pour votre promotion ?
La communauté Angular est très active et bien connectée. Nous avons donc surtout utilisé la promotion axée sur la communauté. J'ai demandé à mes collègues GDE d'inviter leurs contacts et tous les membres de l'équipe ont également utilisé leurs réseaux. En plus de cela, nous avons testé quelques annonces Facebook payantes, mais cela ne s'est pas avéré efficace pour nous. Pour obtenir des informations régulières, nous utilisons Twitter. Lors de cet entretien, je discute également de la façon d'aborder la stratégie de promotion de votre événement.
Même lorsque vous planifiez un événement à bas coût, des coûts directs sont toujours inévitables. Comment avez-vous budgétisé cet événement et recontacté les sponsors ?
Notre équipe comptait une personne dédiée aux finances, et toute l'équipe cherchait des sponsors. Comme vous le dites, nous voulions réduire les coûts. Nous avions une règle: nous n'acceptions pas les discussions payantes constituant un simple argumentaire de vente. Nous avions un comité de sélection pour les articles soumis. Nous avons encouragé des intervenants à animer des discussions techniques. Tout le monde associe l'intervenant à l'entreprise de toute façon et cela fonctionne beaucoup mieux comme promotion.
Les sponsors avaient d'autres moyens de nous soutenir. Nous avons eu recours à des contributeurs de licence et avons suggéré que les frais de déplacement de nos intervenants soient pris en charge par leurs employeurs, ce qui nous a été d'une grande aide. Grâce à cette approche, nous avons pu inviter six à sept intervenants GDE. Nous avons été contactés par des entreprises qui ont entendu parler de l'événement et qui souhaitaient nous aider.
Une somme importante a été dépensée pour la restauration, les frais de déplacement, les bannières, les chemises et les goodies (des chemises pour tous et des tasses en forme de corne pour les enceintes).
Y a-t-il quelque chose qui vous a surpris dans le processus de préparation de la conférence ? que ce soit de manière positive ou négative.
Nous avons été nombreux à nous impressionner. Nous pensions avoir perdu le lieu à un moment donné, car notre accord initial n'était que verbal et nous avions déjà commencé à tout planifier. Mais ça a marché.
L'organisation de tous ces déplacements a été un problème majeur. Un intervenant n'a pas obtenu son visa (je vous recommande de planifier cette procédure bien à l'avance), et un intervenant secondaire a dû être invité.
Bien sûr, pendant l’événement, il peut arriver que des micros ne fonctionnent pas et quelque chose n’est pas prêt à temps. Mais nous avons travaillé en équipe et, au final, nous nous disions : « Waouh, on a réussi !"
La conférence ngVikings a donc été un succès. Prévoyez-vous de continuer ?
Oui. Nous sommes également conscients de ce que nous devons améliorer. Nous recueillions les commentaires des participants et avons obtenu de nombreuses informations, principalement d'ordre organisationnel, car le contenu technique a été bien accueilli. Des choses comme comment organiser les coupures-repas pour éviter les files d'attente, etc.
Pour l'avenir, nous souhaitons organiser la conférence dans un autre pays nordique, et nous avons finalement décidé de la Finlande pour ngVikings 2018. Nous regroupons également les bonnes pratiques de gestion d'une communauté à partager avec les organisateurs qui commencent une nouvelle session ou rencontrent des problèmes de croissance. Les problèmes ont tendance à se répéter, et nous pouvons tous apprendre les uns des autres. J'invite toutes les personnes qui souhaitent nous contacter par tweet. Vous pouvez également utiliser mon identifiant personnel.