Cấp độ lập trình: Cơ bản
Thời lượng: 20 phút
Loại dự án: Tự động hoá bằng điều kiện kích hoạt dựa trên sự kiện
Mục tiêu
- Tìm hiểu vai trò của giải pháp.
- Hiểu chức năng của các dịch vụ Apps Script trong giải pháp.
- Thiết lập tập lệnh.
- Chạy tập lệnh.
Giới thiệu về giải pháp này
Lưu ý quan trọng: Bạn phải là Quản trị viên Google Workspace thì mới có thể sử dụng giải pháp này.
Chia sẻ tài nguyên với nhân viên đến chỉ bằng một bước. Giải pháp này sử dụng một biểu mẫu trong Google Biểu mẫu để thêm nhân viên mới vào một nhóm trong Google Groups. Bằng cách chia sẻ tài nguyên với địa chỉ của nhóm đó, bạn có thể dễ dàng cấp cho nhân viên mới quyền truy cập vào tài nguyên họ cần.
Nếu có quyền thêm người dùng vào nhóm, bạn có thể sử dụng giải pháp này để phân bổ trách nhiệm cho các thành viên khác trong nhóm. Khi họ gửi biểu mẫu, trình kích hoạt dựa trên sự kiện sẽ chạy tập lệnh dưới tư cách bạn và thêm email của người dùng mới vào nhóm.
Nếu muốn, bạn có thể bật thông báo để nhận email mỗi khi có người gửi biểu mẫu.
Cách hoạt động
Khi ai đó gửi biểu mẫu kèm theo email của người dùng và nhóm mà người dùng sẽ được thêm vào, tập lệnh sẽ kiểm tra xem người đó đã thuộc nhóm đó hay chưa. Nếu có, người dùng sẽ nhận được email xác nhận rằng họ đã có trong nhóm. Nếu không, tập lệnh sẽ thêm người dùng vào nhóm và gửi email chào mừng.
Dịch vụ Apps Script
Giải pháp này sử dụng các dịch vụ sau:
- Dịch vụ tập lệnh – Tạo điều kiện kích hoạt sẽ kích hoạt tập lệnh mỗi khi ai đó gửi một biểu mẫu.
- Dịch vụ Groups – Kiểm tra xem email đã gửi trên biểu mẫu có phải là thành viên của nhóm hay không.
- Dịch vụ nâng cao của Thư mục SDK dành cho quản trị viên – Thêm email đã gửi trên biểu mẫu vào nhóm.
- Dịch vụ thư – Gửi email đến địa chỉ email đã gửi trên biểu mẫu để xác nhận tư cách thành viên của họ hoặc chào mừng họ tham gia nhóm.
- Dịch vụ bảng tính – Thêm trạng thái của người dùng vào bảng tính chứa câu trả lời trong biểu mẫu. Trạng thái là Đã có trong nhóm hoặc Mới thêm vào.
- Dịch vụ Tìm nạp URL – Tìm nạp tài liệu Google Tài liệu dưới dạng chuỗi HTML. Tài liệu này chứa nội dung của email mà tập lệnh gửi.
Điều kiện tiên quyết
- Tài khoản Google Workspace
- Bạn phải là một Quản trị viên Google Workspace
Thiết lập tập lệnh
Nhấp vào nút sau để sao chép bảng tính Chia sẻ tài nguyên với người được thuê mới. Dự án Apps Script cho giải pháp này được đính kèm vào bảng tính.
Tạo bản saoNhấp vào Tiện ích > Apps Script.
Trong phần Services (Dịch vụ), hãy đảm bảo dịch vụ AdminDirectory có trong danh sách. Nếu đúng, hãy chuyển sang bước 6. Nếu không, hãy chuyển sang bước tiếp theo.
Bên cạnh phần Dịch vụ, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm dịch vụ .
Trong hộp thoại, hãy chọn API SDK quản trị rồi nhấp vào Thêm.
Trong trình đơn thả xuống của hàm, hãy chọn installTrigger.
Nhấp vào Chạy.
Khi được nhắc, hãy cho phép tập lệnh. Nếu màn hình xin phép bằng OAuth hiển thị cảnh báo, Ứng dụng này chưa được xác minh, hãy tiếp tục bằng cách chọn Nâng cao > Chuyển đến {Tên dự án} (không an toàn).
Lưu ý quan trọng: Nếu bạn chạy hàm này nhiều lần, hàm sẽ tạo nhiều điều kiện kích hoạt và sẽ gửi các email trùng lặp. Để xoá các điều kiện kích hoạt khác, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào biểu tượng Điều kiện kích hoạt
. - Bên cạnh điều kiện kích hoạt, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác
> Xoá điều kiện kích hoạt.
Chạy tập lệnh
- Quay lại bảng tính rồi nhấp vào Công cụ > Quản lý biểu mẫu > Chuyển đến biểu mẫu trực tiếp.
- Điền địa chỉ email của bạn và nhóm mà bạn có quyền quản lý thành viên vào biểu mẫu rồi nhấp vào Gửi.
- Quay lại bảng tính và xem mục nhập biểu mẫu. Cột trạng thái cho biết địa chỉ email của bạn đã được thêm vào hay đã là thành viên của nhóm.
- Kiểm tra email của bạn để xem email chào mừng hoặc email xác nhận tư cách thành viên trong nhóm của bạn.
Người đóng góp
Mẫu này được Google duy trì với sự trợ giúp của các chuyên gia nhà phát triển của Google.