Menús personalizados en Google Workspace

Las secuencias de comandos pueden extender ciertos productos de Google agregando elementos de la interfaz de usuario que, cuando se les hace clic, ejecutan una función de Apps Script. El ejemplo más común es ejecutar una secuencia de comandos desde un elemento de menú personalizado en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google, pero las funciones de secuencia de comandos también se pueden activar si se hace clic en imágenes y dibujos de Hojas de cálculo de Google.

Menús personalizados en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google

Apps Script puede agregar nuevos menús en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google, y cada elemento del menú está vinculado a una función en una secuencia de comandos. (En Formularios de Google, los menús personalizados solo son visibles para un editor que abre el formulario a fin de modificarlo, no para un usuario que abre el formulario para responder).

Una secuencia de comandos solo puede crear un menú si está vinculado al documento, hoja de cálculo o formulario. Para mostrar el menú cuando el usuario abre un archivo, escribe el código del menú dentro de una función onOpen().

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo agregar un menú con un elemento, seguido de un separador visual y, luego, un submenú que contiene otro elemento. (Ten en cuenta que, en Hojas de cálculo de Google, a menos que uses la versión nueva, debes usar la sintaxis addMenu() y no es posible usar submenús). Cuando el usuario selecciona cualquiera de los elementos del menú, la función correspondiente abre un diálogo de alerta. Para obtener más información sobre los tipos de diálogos que puedes abrir, consulta la guía de diálogos y barras laterales.

function onOpen() {
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  // Or DocumentApp or FormApp.
  ui.createMenu('Custom Menu')
      .addItem('First item', 'menuItem1')
      .addSeparator()
      .addSubMenu(ui.createMenu('Sub-menu')
          .addItem('Second item', 'menuItem2'))
      .addToUi();
}

function menuItem1() {
  SpreadsheetApp.getUi() // Or DocumentApp or FormApp.
     .alert('You clicked the first menu item!');
}

function menuItem2() {
  SpreadsheetApp.getUi() // Or DocumentApp or FormApp.
     .alert('You clicked the second menu item!');
}

Un documento, una hoja de cálculo, una presentación o un formulario solo puede contener un menú con un nombre determinado. Si la misma secuencia de comandos o alguna otra agrega un menú con el mismo nombre, el menú nuevo reemplaza al anterior. Los menús no se pueden quitar mientras el archivo está abierto, aunque puedes escribir la función onOpen() para omitir el menú en el futuro si se configura una propiedad determinada.

Imágenes y dibujos en los que se puede hacer clic en Hojas de cálculo de Google

También puedes asignar una función de Apps Script a una imagen o a un dibujo en Hojas de cálculo de Google, siempre que la secuencia de comandos esté vinculada a la hoja de cálculo. En el siguiente ejemplo, se muestra cómo configurarlo.

  1. En Hojas de cálculo de Google, selecciona el elemento de menú Extensiones > Apps Script para crear una secuencia de comandos vinculada a la hoja de cálculo.
  2. Borra cualquier código del editor de secuencias de comandos y pega el siguiente código.
    function showMessageBox() {
    Browser.msgBox('You clicked it!');
    }
  3. Para volver a Hojas de cálculo e insertar una imagen o dibujo, selecciona Insertar imagen o Insertar > Dibujo.
  4. Después de insertar la imagen o el dibujo, haz clic en él. Aparecerá un pequeño menú desplegable en la esquina superior derecha. Haz clic en él y elige Asignar secuencia de comandos.
  5. En el cuadro de diálogo que aparece, escribe el nombre de la función de Apps Script que deseas ejecutar, sin paréntesis. En este caso, showMessageBox. Haga clic en Aceptar.
  6. Vuelve a hacer clic en la imagen o el dibujo. Ahora se ejecutará la función.

También puedes asignar una función de Apps Script a un vínculo en Google Sites, siempre que la secuencia de comandos esté vinculada al sitio. En el siguiente ejemplo, se muestra cómo configurarlo.

  1. En un sitio de Google, haz clic en Más > Administrar sitio.
  2. En la barra lateral, haz clic en Apps Scripts y, luego, en Agregar secuencia de comandos nueva para crear una secuencia de comandos vinculada al sitio.
  3. Borra cualquier código del editor de secuencias de comandos y pega el siguiente código, que enviará un correo electrónico cuando el usuario haga clic en un vínculo.
    function sitesLink() {
    var recipient = Session.getActiveUser().getEmail();
    GmailApp.sendEmail(recipient, 'Email from your site', 'You clicked a link!');
    }
  4. Regresa al sitio de Google y edita una página. Escribe una etiqueta que se convertirá en un vínculo, como Click me; luego, destaca el texto y selecciona Insertar > Vínculo.
  5. En el cuadro de diálogo que aparece, haz clic en Apps Script y, luego, en la función sitesLink que acabas de crear. Haz clic en OK.
  6. Haga clic en Guardar en la parte superior de la página.
  7. Haz clic en el vínculo que agregaste a la página.
  8. Aparecerá un cuadro de diálogo que le indicará que la secuencia de comandos requiere autorización. Haz clic en OK. Un segundo cuadro de diálogo solicitará autorización para servicios de Google específicos. Lee la notificación con atención, luego haz clic en Permitir y, luego, en Cerrar.
  9. Ahora que la secuencia de comandos está autorizada, vuelva a hacer clic en el vínculo que agregó a la página. Ahora se ejecutará la función. Revisa tu correo electrónico para ver el correo electrónico que enviaste.