Maj 2017 r.
Angular Oslo Meetup pomaga norweskim programistom zajmującym się interfejsami internetowymi i tworzyć aplikacje mobilne, dzieląc się wiedzą, doświadczeniem i sprawdzonymi metodami korzystania z Angular. Maxim Salnikov wraz z innymi organizatorami postanowili awansować całą społeczność skandynawską podczas wydarzenia ngVikings – pierwszej w historii konferencji Angular w krajach skandynawskich, w której zgromadziło się ponad 300 programistów. Mówi o nim i dzieli się wieloma wskazówkami dla organizatorów, którzy zastanawiają się nad zorganizowaniem podobnego wydarzenia.
Maxim, jak udało Ci się zaangażować społeczność Angular w Oslo?
W 2014 roku uczestniczyłam w lokalnym zjeździe w Oslo i zaczęłam pomagać w organizowaniu spotkań. Nasza społeczność liczy około 1000 członków i chcę zaangażować więcej programistów jako uczestników i prelegentów, a także poszerzyć nasz zespół organizatorów. Postanowiłam później dołączyć do programu GDE i wspólnie zorganizować większe wydarzenia, takie jak Mobile Era (największa konferencja mobilna w krajach skandynawskich), ale chciałam naprawdę coś zrobić z Angular w moim regionie.
Dlaczego angażujesz się w społeczność Angular?
Społeczność Angular jest bardzo dobrze zorganizowana i wspierająca. Na przykład około 100 organizatorów spotkań w Angular z całego świata spotyka się regularnie na Slacku i na konferencjach w Angular, aby dzielić się sprawdzonymi metodami i inspiracją. W ten sposób tworzy ngCommunity. Nasza wiedza o organizowaniu spotkań i angażowaniu uczestników stale się powiększa, a wszyscy na tym korzystają. To świetna zabawa i czerpanie radości z tego, że mogę w tym uczestniczyć.
Jak narodził się pomysł na konferencję Angular w krajach skandynawskich?
Spotkaliśmy się z kilkoma innymi organizatorami ze Skandynawii na AngularCamp w 2016 roku. Zainspirowało mnie to wydarzenie, w ramach którego zorganizowaliśmy własną konferencję. Chcieliśmy zorganizować wydarzenie regionalne, dlatego wybraliśmy nazwę „ngVikings”. Obecnie stanowimy główny zespół organizatorów z 4 krajów: Norwegii, Danii, Finlandii i Szwecji.
Jak dobrze ze sobą współpracowałocie i ile czasu zajęło Pan/Pani przygotowanie?
Pracowaliśmy przeważnie zdalnie – organizowaliśmy cotygodniowe spotkania w niedzielne wieczory – były one jak najbardziej nieformalne. Byłem koordynatorem spotkania (jak najlepiej mówię) jako jedyny użytkownik z doświadczeniem w organizacji konferencji. Niektórych członków zespołu nie poznałem przed samą konferencją. Przygotowanie całego projektu zajęło nam około 6 miesięcy. Ostatnie trzy miesiące przed konferencją były dość intensywne. Nasz zespół pracował tak dobrze, że naprawdę zostaliśmy znajomymi, a niektórzy nawet nie widzieli naszych niedzielnych spotkań.
Ile osób organizowało wydarzenie?
Ciężko rozróżnić, kto jest organizatorem, a kto współtwórcą. Ta lista zmieniała się w miarę naszych postępów. Ale załóżmy, że w podstawowym zespole pomagało nam 11 osób, w tym około 15 wolontariuszy.
Powiedz nam więcej o samym wydarzeniu. Jaka była struktura reklamy?
Pierwszego dnia wybraliśmy konferencję w formacie, a drugiego – na warsztaty. Warsztaty odbywały się równolegle i omówiliśmy 7 różnych tematów. Otrzymaliśmy tak wiele znakomitych propozycji do publikacji, że zdecydowaliśmy się rozdzielić prezentacje na dwie ścieżki, zamiast korzystać z minimalistycznego, pojedynczego utworu.
Wybór odpowiedniego miejsca ma duży wpływ na całościowy sukces wydarzenia. Może to też być kosztowny wybór. Jak było w Twoim przypadku?
Członkowie naszego duńskiego zespołu mieli bardzo dobre relacje z Uniwersytetem IT w Kopenhadze. Dzięki pomocy uniwersytetu ze społecznością mogliśmy uzyskać to miejsce bezpłatnie. Jesteśmy bardzo szczęśliwi. To nowoczesny budynek w środku i na zewnątrz, wyposażony w najlepsze technologie i z dobrym połączeniem internetowym. Wystawialiśmy prezentacje w 2 dużych salach i w małych klasach. Przy organizacji wydarzenia pomogli nam wolontariusze.
Ile osób wzięło udział w wydarzeniu?
Ponad 300 osób. Sprzedaliśmy wszystkie, co było miłą niespodzianką. Konferencja odbyła się w weekend i myślę, że była to dobra decyzja. Sala była bardziej elastyczna i miała mniej miejsc (ze względu na brak wykładów) była też łatwiejsza w dojazdach do pracy.
Jakich narzędzi i kanałów użyto do promocji?
Społeczność w Angular jest bardzo aktywna i dobrze ze sobą powiązana, więc najczęściej korzystaliśmy z promocji nastawionej na społeczność. Poprosiłem innych członków GDE o zaproszenie ich kontaktów. Członkowie zespołu również skorzystali ze swoich sieci. Poza tym eksperymentowaliśmy z płatnymi reklamami na Facebooku, ale nie okazał się to dla nas dobrym narzędziem. Do regularnego przesyłania informacji używamy Twittera. W tej rozmowie omawiam też więcej o tym, jak rozumieć strategię promowania wydarzenia.
Nawet gdy planujesz niedrogie wydarzenie, zawsze musisz liczyć się z kosztami bezpośrednimi. Jaką kwotę przeznaczyć na ten cel i zaangażować sponsorów?
Mieliśmy w zespole specjalną osobę ds. finansów, a cały zespół szukał sponsorów. Jak twierdzisz, naszym celem było ograniczenie kosztów. Mieliśmy jedną zasadę: nie akceptowaliśmy płatnych rozmów, które byłyby tylko prezentacją sprzedażową. Prace nadsyłane przez komisję selekcji powołała się komisja wyborcza. Przeszkoliliśmy prelegentów do wygłaszania prezentacji technicznych. Tak czy inaczej, każdy kojarzy prelegenta z firmą, co działa lepiej jak promocja.
Sponsorzy mogli nas wspierać w inny sposób. Zaprosiliśmy osoby odpowiedzialne za licencje i zaproponowaliśmy, żebyśmy pokryli koszty podróży naszych prelegentów przez pracodawców, co było bardzo pomocne. W ten sposób mogliśmy zaprosić 6–7 prelegentów. Skontaktowały się z nami firmy, które usłyszały o tym wydarzeniu i chciały nas wesprzeć.
Sporo wydano na catering, podróże, banery, podsumowania i gadżety (koszule dla wszystkich i kubki w kształcie rogów dla prelegentów :)
Czy coś, co zaskoczyło Cię w procesie przygotowań do konferencji? w sposób pozytywny lub negatywny.
Było wiele „wowów” (śmiech). Wydawało nam się, że w pewnym momencie przepadliśmy, bo początkowa umowa była tylko ustna, i zaczęliśmy wszystko planować. Udało się.
Organizacja wszystkich podróży była najważniejsza. Jeden z prelegentów nie dostał wizy (zalecamy zaplanowanie tego procesu z dużym wyprzedzeniem) i trzeba było zaprosić nowego mówcę.
Oczywiście podczas wydarzenia czasami mikrofony nie działały i coś nie było na czas. Pracowaliśmy jednak jako zespół i na koniec pomyśleliśmy:
Konferencja ngVikings okazała się więc sukcesem. Czy zamierzasz kontynuować?
Tak. Zdajemy sobie sprawę z tego, co trzeba jeszcze poprawić. Zebraliśmy opinie od uczestników i otrzymaliśmy wiele wniosków, głównie o charakterze organizacyjnej. Materiał techniczny został dobrze przyjęty. Chodzi m.in. o to, jak ułożyć przerwy w jedzeniu, aby uniknąć kolejek.
Jeśli chodzi o przyszłość, chcemy zorganizować konferencję w innym kraju skandynawskim i na koniec umówiliśmy się na ngVikings 2018 w Finlandii. Szukamy również sprawdzonych metod prowadzenia społeczności i przedstawiamy je organizatorom, którzy rozpoczynają nowy rozdział lub mają problemy z rozwojem. Problemy często się powtarzają i wszyscy możemy uczyć się od siebie nawzajem. Zachęcam każdego, kto chce się skontaktować z nami przez tweeta. Możesz też użyć mojego osobistego nicka.