Maggio 2017
Il meetup di Angular Oslo aiuta gli sviluppatori front-end web norvegesi di applicazioni web e mobile a condividere conoscenze, esperienza e best practice sull'utilizzo di Angular. Maxim Salnikov e i suoi colleghi organizzatori hanno deciso di fare un salto di qualità riunendo l'intera comunità nordica per ngVikings, la prima conferenza Angular in assoluto nei paesi nordici per attirare oltre 300 sviluppatori. Ci ha raccontato tutto e ha condiviso molti suggerimenti per gli organizzatori che stanno pensando di creare un evento simile.
Maxim, come hai fatto a interagire con la comunità Angular di Oslo?
Nel 2014 ho partecipato a un meetup locale a Oslo e ho iniziato ad aiutare a organizzare i meetup. Abbiamo circa 1000 membri nella nostra community e voglio coinvolgere più sviluppatori come partecipanti e relatori, nonché ampliare il nostro team di organizzatori. In seguito ho deciso di partecipare al programma GDE e ho co-organizzato alcuni eventi più importanti come Mobile Era (la più grande conferenza mobile dei Paesi nordici), ma volevo davvero fare qualcosa di serio su Angular nella mia regione.
Perché partecipi alla comunità di Angular?
La community di Angular è molto ben organizzata e supporta. Ad esempio, circa 100 organizzatori di meetup Angolari di tutto il mondo si riuniscono regolarmente su Slack e alle conferenze di Angular per condividere best practice e ispirazione e formare così una ngCommunity. Le nostre conoscenze su come organizzare meetup e coinvolgere gli abbonati crescono e tutti ne traiamo vantaggio. È molto divertente e mi dà tanta gioia.
Come è nata l'idea di una conferenza Angular nei paesi nordici?
Alcuni altri organizzatori provenienti dalla Scandinavia e io ci siamo incontrati all'AngularCamp nel 2016 e abbiamo avuto l'ispirazione da questo evento promosso dalla comunità per organizzare la nostra conferenza. Volevamo organizzare un evento regionale, per questo abbiamo scelto il nome "ngVikings". Ora siamo un team principale di organizzatori provenienti da quattro paesi: Norvegia, Danimarca, Finlandia e Svezia.
Come avete collaborato tutti e quanto tempo ci è voluto per preparare il tutto?
Per lo più lavoravamo da remoto, organizzando Hangout settimanali la domenica sera, per mantenere l'atmosfera il più informale possibile. Ero il facilitatore della riunione (un "MC", per dire mi piace), essendo l'unica persona che ha davvero organizzato la conferenza. Non ho incontrato alcuni membri del team prima dell'effettiva conferenza. Ci sono voluti circa sei mesi per preparare tutto, dall'idea originale alla realizzazione. Gli ultimi tre mesi prima della conferenza sono stati molto intensi. Il team ha lavorato così bene che siamo diventati amici e alcune persone si sono perse anche i normali ritrovi domenicali.
Quante persone stavano organizzando l'evento?
Beh, è difficile capire chi è un organizzatore e chi è un collaboratore, e continuava a cambiare man mano che andavamo avanti. Ma diciamo che eravamo 11 persone nel team principale e molti altri ci supportavano, inclusi circa 15 volontari, il giorno dell'evento.
Fornisci ulteriori informazioni sull'evento effettivo. Com'è stato strutturato?
Abbiamo optato per la conferenza il primo giorno e il secondo giorno per i workshop. I workshop si sono svolti in parallelo e abbiamo trattato 7 diversi argomenti. Avevamo così tante ottime proposte di articoli che abbiamo deciso di dividere le presentazioni in due percorsi invece dell'iniziale approccio minimalista a una traccia, in modo da poter ospitare più di 30 relatori selezionati.
Selezionare una buona sede è una parte importante del successo complessivo di un evento. Può anche essere una scelta costosa. Com'è andata nel tuo caso?
I membri del nostro team danese avevano un ottimo collegamento con l'Università IT di Copenaghen. Grazie al contributo dell'università alla community di sviluppatori, siamo riusciti a ottenere lo spazio senza costi. Eravamo molto soddisfatti. È un edificio moderno dentro e fuori, dotato di tecnologie di alto livello e di una buona connessione a internet. Abbiamo usato due grandi auditorium per le presentazioni e classi più piccole per i workshop. Alcuni studenti volontari ci hanno aiutato con la produzione dell'evento.
Quante persone hanno partecipato all'evento?
Più di 300 persone. Eravamo esauriti, il che è stata una bella sorpresa. La conferenza è stata un evento del fine settimana e credo che sia stata una buona decisione. La sede era più flessibile, con meno restrizioni di spazio (non c'erano conferenze) ed era più facile anche per le persone in viaggio.
Quali strumenti e canali hai utilizzato per la promozione?
La community Angular è molto attiva e ben connessa, quindi abbiamo usato principalmente promozioni basate sulla community. Ho chiesto agli altri GDE di invitare i loro contatti e tutti i membri del team hanno usato le loro reti. Inoltre, abbiamo sperimentato alcuni annunci a pagamento su Facebook, ma questo strumento non si è rivelato uno strumento efficace per noi. Per aggiornamenti regolari, abbiamo utilizzato Twitter. In questa intervista parleremo anche di ulteriori informazioni su come avviare la strategia promozionale del tuo evento.
Anche quando pianifichi un evento a basso costo, ci sono sempre dei costi diretti inevitabili. Qual è stato il budget destinato a questa campagna e il coinvolgimento degli sponsor?
Nel nostro team c'era una persona dedicata al settore finanziario e tutto il team cercava sponsor. Come hai detto, volevamo scegliere i costi davvero bassi. Avevamo una regola: non accettavamo conversazioni retribuite come solo una presentazione di vendita. Avevamo un comitato di selezione per i lavori inviati. Abbiamo formato i relatori per tenere discussioni tecniche. Tutti associano comunque l'oratore all'azienda e funziona molto meglio come promozione.
Gli sponsor erano in altri modi per sostenerci. Abbiamo ricevuto collaboratori in licenza e abbiamo chiesto ai datori di lavoro di coprire le spese di viaggio dei nostri relatori, il che è stato di grande aiuto. Grazie a questo approccio, abbiamo potuto invitare 6-7 relatori GDE. Siamo stati contattati da aziende che hanno sentito parlare dell'evento e volevano sostenerci.
Sono stati spesi ingenti soldi per catering, spese di viaggio, striscioni, rollup e gadget (camicie per tutti e tazze a forma di corno per gli oratori :)
C'è stato qualcosa che ti ha sorpreso durante la preparazione della conferenza? In modo positivo o negativo.
Ci sono stati molti momenti di stupore (risata). A un certo punto abbiamo pensato di perdere la sede dell'evento perché il nostro accordo iniziale era solo verbale e avevamo già iniziato a pianificare tutto. Ma ha funzionato.
Organizzare tutti i viaggi era un grosso problema. Uno degli interlocutori non ha ottenuto il visto (vi consiglio di pianificare la procedura con largo anticipo) e bisognava invitare un oratore di riserva.
Naturalmente, durante l'evento i microfoni occasionali non funzionavano e qualcosa non era pronto per tempo. Ma lavoravamo in team e alla fine abbiamo pensato: "Ce l'abbiamo fatta".
Quindi la conferenza ngVikings è stata un successo. Hai intenzione di continuare?
Sì. Siamo anche consapevoli degli aspetti che dobbiamo migliorare. Abbiamo raccolto il feedback dei partecipanti e ricevuto molti approfondimenti, per lo più a livello organizzativo, in quanto i contenuti tecnici sono stati ben accolti. Ad esempio, come organizzare le pause per evitare le code e così via.
Per il futuro, vogliamo organizzare la conferenza in un altro paese nordico e alla fine abbiamo optato per la Finlandia per ngVikings 2018. Stiamo inoltre lavorando alla raccolta di best practice su come gestire una community da condividere con gli organizzatori che stanno iniziando un nuovo capitolo o hanno a che fare con problemi di crescita. I problemi tendono a ripetersi e tutti possiamo imparare gli uni dagli altri. Invito chiunque sia interessato a contattarci a twittare. Puoi anche utilizzare il mio handle personale.