Ekip tatil takvimi doldurun

Kodlama düzeyi: Başlangıç
Süre: 15 dakika
Proje türü: Zamana dayalı tetikleyici ile otomasyon

Hedefler

• Çözümün ne işe yaradığını anlayın.
• Google Apps Komut Dosyası hizmetlerinin çözümde ne yaptığını anlayın.
• Komut dosyasını ayarlayın.
• Komut dosyasını çalıştırın.

Bu çözüm hakkında

Paylaşılan bir tatil takvimi, ekibinizin işbirliği yapmasına yardımcı olan harika bir araçtır. Herkes, ofis dışında olanları bir bakışta görebilir. Bu çözüm, iş arkadaşlarınızın ofis dışında olduğunu manuel giriş yapmadan görmenizi sağlar.

İşleyiş şekli

Bu çözüm, Google grubundaki her kişinin takvimine göre ortak bir tatil takvimi oluşturur. Kullanıcılar izin aldıklarında kişisel Google Takvim'lerine "Tatil" veya "Ofis dışında" gibi bir anahtar kelime kullanarak etkinlik ekler.

Her saatte bir, komut dosyası gruptaki üyelerin takvimlerini tarar ve uygun etkinlikleri paylaşılan takvimle senkronize eder. Komut dosyasının yeni etkinlikleri ne sıklıkta tarayacağını değiştirebilirsiniz.

Bu çözüm yalnızca iş arkadaşlarınızın gizlilik ayarlarını kullanarak size görünür hale getirdiği takvim etkinliklerine erişir.

Apps Komut Dosyası hizmetleri

Bu çözümde aşağıdaki hizmetler kullanılır:

• Google Gruplar hizmeti: Google Gruplar grubunun üyelerini belirler.
• Takvim gelişmiş hizmeti: Google Takvim API'ye erişim sağlar ve grup üyelerinin takvimlerindeki etkinlikleri arar.

Ön koşullar

Bu örneği kullanmak için aşağıdaki ön koşulları karşılamanız gerekir:

• Google Hesabı (Google Workspace hesapları için yönetici onayı gerekebilir).
• İnternete erişimi olan bir web tarayıcısı.

Komut dosyasını ayarlama

Ekip tatili takvimini dolduracak komut dosyasını ayarlamak için aşağıdaki adımları tamamlayın:

Ekip tatili takvimi oluşturma

1. Takvim'i açın.
2. "Ekip Tatilleri" adlı yeni bir takvim oluşturun.
3. Takvimin ayarlarında, Takvimi entegre edin bölümünde Takvim Kimliği'ni kopyalayın.

Apps Komut Dosyası projesini oluşturma

1. Vacation Calendar Apps Komut Dosyası projesini açmak için aşağıdaki düğmeyi tıklayın: Projeyi aç
2. Genel bakış'ı tıklayın.
3. Genel bakış sayfasında Kopyasını oluştur'u tıklayın.
4. Kopyaladığınız Apps Komut Dosyası projesinde, TEAM_CALENDAR_ID değişkenini daha önce oluşturduğunuz takvimin kimliği olarak ayarlayın.
5. GROUP_EMAIL değişkenini, ekip üyelerinizi içeren bir Google Grupları grubunun e-posta adresi olarak ayarlayın.
6. Hizmetler'in yanında Hizmet ekle'yi tıklayın.
7. Google Takvim API'yi seçin ve Ekle'yi tıklayın.

Komut dosyasını çalıştırma

1. Kopyaladığınız Apps Komut Dosyası projenizde, işlev açılır listesinde setup'ı seçin.
2. Çalıştır'ı tıklayın.
3. İstendiğinde komut dosyasını yetkilendirin. <<../_snippets/oauth.md>>
4. İşlem tamamlandığında, Takım Tatilleri takviminin etkinliklerle doldurulduğunu onaylamak için Takvim'e dönün.

Kodu inceleme

Bu çözümün Apps Komut Dosyası kodunu incelemek için Kaynak kodu görüntüle'yi tıklayın:

Kaynak kodu göster

Code.gs

solutions/automations/vacation-calendar/Code.js

GitHub'da göster

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/vacation-calendar

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Set the ID of the team calendar to add events to. You can find the calendar's
// ID on the settings page.
const TEAM_CALENDAR_ID = "ENTER_TEAM_CALENDAR_ID_HERE";
// Set the email address of the Google Group that contains everyone in the team.
// Ensure the group has less than 500 members to avoid timeouts.
// Change to an array in order to add indirect members frrm multiple groups, for example:
// let GROUP_EMAIL = ['ENTER_GOOGLE_GROUP_EMAIL_HERE', 'ENTER_ANOTHER_GOOGLE_GROUP_EMAIL_HERE'];
const GROUP_EMAIL = "ENTER_GOOGLE_GROUP_EMAIL_HERE";

const ONLY_DIRECT_MEMBERS = false;

const KEYWORDS = ["vacation", "ooo", "out of office", "offline"];
const MONTHS_IN_ADVANCE = 3;

/**
 * Sets up the script to run automatically every hour.
 */
function setup() {
  const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
  if (triggers.length > 0) {
    throw new Error("Triggers are already setup.");
  }
  ScriptApp.newTrigger("sync").timeBased().everyHours(1).create();
  // Runs the first sync immediately.
  sync();
}

/**
 * Looks through the group members' public calendars and adds any
 * 'vacation' or 'out of office' events to the team calendar.
 */
function sync() {
  // Defines the calendar event date range to search.
  const today = new Date();
  const maxDate = new Date();
  maxDate.setMonth(maxDate.getMonth() + MONTHS_IN_ADVANCE);

  // Determines the time the the script was last run.
  let lastRun = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty("lastRun");
  lastRun = lastRun ? new Date(lastRun) : null;

  // Gets the list of users in the Google Group.
  let users = getAllMembers(GROUP_EMAIL);
  if (ONLY_DIRECT_MEMBERS) {
    users = GroupsApp.getGroupByEmail(GROUP_EMAIL).getUsers();
  } else if (Array.isArray(GROUP_EMAIL)) {
    users = getUsersFromGroups(GROUP_EMAIL);
  }

  // For each user, finds events having one or more of the keywords in the event
  // summary in the specified date range. Imports each of those to the team
  // calendar.
  let count = 0;
  for (const user of users) {
    const username = user.getEmail().split("@")[0];
    const events = findEvents(user, today, maxDate, lastRun);
    for (const event of events) {
      importEvent(username, event);
      count++;
    }
  }

  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty("lastRun", today);
  console.log(`Imported ${count} events`);
}

/**
 * Imports the given event from the user's calendar into the shared team
 * calendar.
 * @param {string} username The team member that is attending the event.
 * @param {Calendar.Event} event The event to import.
 */
function importEvent(username, event) {
  event.summary = `[${username}] ${event.summary}`;
  event.organizer = {
    id: TEAM_CALENDAR_ID,
  };
  event.attendees = [];

  // If the event is not of type 'default', it can't be imported, so it needs
  // to be changed.
  if (event.eventType !== "default") {
    event.eventType = "default";
    event.outOfOfficeProperties = undefined;
    event.focusTimeProperties = undefined;
  }

  console.log("Importing: %s", event.summary);
  try {
    Calendar.Events.import(event, TEAM_CALENDAR_ID);
  } catch (e) {
    console.error(
      "Error attempting to import event: %s. Skipping.",
      e.toString(),
    );
  }
}

/**
 * In a given user's calendar, looks for occurrences of the given keyword
 * in events within the specified date range and returns any such events
 * found.
 * @param {Session.User} user The user to retrieve events for.
 * @param {string} keyword The keyword to look for.
 * @param {Date} start The starting date of the range to examine.
 * @param {Date} end The ending date of the range to examine.
 * @param {Date} optSince A date indicating the last time this script was run.
 * @return {Calendar.Event[]} An array of calendar events.
 */
function findEvents(user, start, end, optSince) {
  const params = {
    eventTypes: "outOfOffice",
    timeMin: formatDateAsRFC3339(start),
    timeMax: formatDateAsRFC3339(end),
    showDeleted: true,
  };
  if (optSince) {
    // This prevents the script from examining events that have not been
    // modified since the specified date (that is, the last time the
    // script was run).
    params.updatedMin = formatDateAsRFC3339(optSince);
  }
  let pageToken = null;
  let events = [];
  do {
    params.pageToken = pageToken;
    let response;
    try {
      response = Calendar.Events.list(user.getEmail(), params);
    } catch (e) {
      console.error(
        "Error retriving events for %s, %s: %s; skipping",
        user,
        keyword,
        e.toString(),
      );
      continue;
    }
    events = events.concat(response.items);
    pageToken = response.nextPageToken;
  } while (pageToken);
  return events;
}

/**
 * Returns an RFC3339 formated date String corresponding to the given
 * Date object.
 * @param {Date} date a Date.
 * @return {string} a formatted date string.
 */
function formatDateAsRFC3339(date) {
  return Utilities.formatDate(date, "UTC", "yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ssZ");
}

/**
 * Get both direct and indirect members (and delete duplicates).
 * @param {string} the e-mail address of the group.
 * @return {object} direct and indirect members.
 */
function getAllMembers(groupEmail) {
  const group = GroupsApp.getGroupByEmail(groupEmail);
  let users = group.getUsers();
  const childGroups = group.getGroups();
  for (let i = 0; i < childGroups.length; i++) {
    const childGroup = childGroups[i];
    users = users.concat(getAllMembers(childGroup.getEmail()));
  }
  // Remove duplicate members
  const uniqueUsers = [];
  const userEmails = {};
  for (let i = 0; i < users.length; i++) {
    const user = users[i];
    if (!userEmails[user.getEmail()]) {
      uniqueUsers.push(user);
      userEmails[user.getEmail()] = true;
    }
  }
  return uniqueUsers;
}

/**
 * Get indirect members from multiple groups (and delete duplicates).
 * @param {array} the e-mail addresses of multiple groups.
 * @return {object} indirect members of multiple groups.
 */
function getUsersFromGroups(groupEmails) {
  const users = [];
  for (const groupEmail of groupEmails) {
    const groupUsers = GroupsApp.getGroupByEmail(groupEmail).getUsers();
    for (const user of groupUsers) {
      if (!users.some((u) => u.getEmail() === user.getEmail())) {
        users.push(user);
      }
    }
  }
  return users;
}

Değişiklikler

Ekip izin takvimi otomasyonunu, ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde istediğiniz kadar düzenleyebilirsiniz. Aşağıdaki, tetikleyiciyi değiştirmek için isteğe bağlı bir değişikliktir.

Komut dosyasının yeni etkinlikleri ne sıklıkta tarayacağını değiştirme

Komut dosyasının ne sıklıkta çalışacağını değiştirmek için aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Apps Komut Dosyası projesinde Tetikleyiciler'i tıklayın.
2. Tetikleyicinin yanındaki Tetikleyiciyi Düzenle'yi tıklayın.
3. Değişikliklerinizi seçip Kaydet'i tıklayın.

Katkıda bulunanlar

Bu örnek, Google Geliştirici Uzmanları'nın yardımıyla Google tarafından yönetilir.

Sonraki adımlar

• Zamana dayalı tetikleyiciler
• Takvim etkinlikleri