Yeni işe alınanlarla kaynak paylaşın

Kodlama seviyesi: Başlangıç
Süre: 20 dakika
Proje türü: Etkinliğe dayalı tetikleyici olan otomasyon

Hedefler

  • Çözümün ne işe yaradığını anlayın.
  • Apps Komut Dosyası hizmetlerinin çözüm kapsamında neler yaptığını anlayın.
  • Komut dosyasını ayarlayın.
  • Komut dosyasını çalıştırın.

Bu çözüm hakkında

Önemli: Bu çözümü kullanmak için Google Workspace Yöneticisi olmanız gerekir.

Kaynakları gelen çalışanlarla tek adımda paylaşın. Bu çözüm Google Gruplar'daki bir gruba yeni çalışanlar eklemek için Google Formlar'daki bir formu kullanır. Kaynakları bu grubun adresiyle paylaşarak yeni işe alım yapan kişilerin ihtiyaç duydukları kaynaklara kolayca erişmelerini sağlayabilirsiniz.

Bir gruba kullanıcı ekleme izniniz varsa sorumluluğu ekibinizin diğer üyelerine dağıtmak için bu çözümü kullanabilirsiniz. Kullanıcı formu gönderdiğinde, etkinliğe dayalı tetikleyici komut dosyasını sizin yerinize çalıştırır ve yeni kişinin e-postasını gruba ekler.

İsteğe bağlı olarak, kullanıcılar her form gönderdiğinde e-posta almak için bildirimleri açabilirsiniz.

Google Formlar'dan bir Google Grubuna kullanıcı eklemenin demosu

İşleyiş şekli

Bir kişi, bir kullanıcının e-posta adresiyle form gönderdiğinde ve kullanıcının eklenmesi gereken gruba dahil edildiğinde, komut dosyası söz konusu kişinin zaten bu gruba ait olup olmadığını kontrol eder. Bu durumda, kullanıcı zaten grupta olduğunu onaylayan bir e-posta alır. Aksi takdirde, komut dosyası kullanıcıyı gruba ekler ve kullanıcıya bir karşılama e-postası gönderir.

Apps Komut Dosyası hizmetleri

Bu çözüm aşağıdaki hizmetleri kullanır:

  • Komut dosyası hizmeti: Bir kullanıcı her form gönderdiğinde komut dosyasını etkinleştiren tetikleyiciyi oluşturur.
  • Gruplar hizmeti - Formda gönderilen e-postanın zaten grubun bir üyesi olup olmadığını kontrol eder.
  • Admin SDK Directory gelişmiş hizmeti - Formda gönderilen e-postayı gruba ekler.
  • Posta hizmeti - Formda gönderilen e-posta adresine, grup üyeliğini onaylamak veya onları gruba karşılamak için bir e-posta gönderir.
  • E-tablo hizmeti - Kullanıcının durumunu form yanıtları e-tablosuna ekler. Durum, Zaten grupta veya Yeni eklendi olur.
  • URL Fetch hizmeti - Google Dokümanlar dokümanını HTML dizesi olarak getirir. Dokümanda, komut dosyasının gönderdiği e-postanın içeriği bulunur.

Ön koşullar

Komut dosyasını kurma

  1. Kaynakları yeni işe alanlarla paylaşma e-tablosunu kopyalamak için aşağıdaki düğmeyi tıklayın. Bu çözüm için Apps Komut Dosyası projesi e-tabloya eklendi.
    Kopya oluştur

  2. Uzantılar > Apps Komut Dosyası'nı tıklayın.

  3. Hizmetler altında AdminDirectory hizmetinin listelendiğinden emin olun. Öyleyse 6. adıma geçin. Bağlı değilse sonraki adıma geçin.

  4. Hizmetler'in yanındaki Hizmet ekle'yi tıklayın.

  5. İletişim kutusunda Admin SDK API'yi seçin ve Ekle'yi tıklayın.

  6. İşlev açılır listesinde installTrigger'ı seçin.

  7. Çalıştır'ı tıklayın.

  8. İstendiğinde komut dosyasını yetkilendirin. OAuth izin ekranında Bu uygulama doğrulanmadı uyarısı gösteriliyorsa Gelişmiş > {Project Name} (güvenli değil) uygulamasına git'i seçerek devam edin.

Önemli: Bu işlevi birden fazla kez çalıştırırsanız işlem birden fazla tetikleyici oluşturur ve yinelenen e-postalar gönderir. Fazladan tetikleyicileri silmek için aşağıdaki adımları uygulayın:

  1. Tetikleyiciler'i tıklayın.
  2. Tetikleyicinin yanındaki Diğer > Tetikleyiciyi sil'i tıklayın.

Komut dosyasını çalıştırma

  1. E-tabloya dönün ve Araçlar > Formu yönet > Canlı forma git'i tıklayın.
  2. Formu e-posta adresiniz ve üyeliğini yönetme iznine sahip olduğunuz bir grupla doldurun ve Gönder'i tıklayın.
  3. E-tabloya dönün ve form girişini görüntüleyin. Durum sütunu, e-posta adresinizin bir gruba eklenip eklenmediğini gösterir.
  4. E-postanızda, karşılama e-postası veya grup üyeliğinize dair onay olup olmadığına bakın.

Katılımcılar

Bu örnek, Google Geliştirici Uzmanlarının yardımıyla Google tarafından sağlanmaktadır.

Sonraki adımlar