ระดับการเขียนโค้ด: ผู้เริ่มต้น
ระยะเวลา: 20 นาที
ประเภทโปรเจ็กต์: ระบบอัตโนมัติที่มีทริกเกอร์ที่ขับเคลื่อนด้วยเหตุการณ์
วัตถุประสงค์
- ทำความเข้าใจสิ่งที่โซลูชันทำ
- ทำความเข้าใจสิ่งที่บริการ Apps Script ทำภายในโซลูชัน
- ตั้งค่าสคริปต์
- เรียกใช้สคริปต์
เกี่ยวกับโซลูชันนี้
สำคัญ: คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบ Google Workspace จึงจะใช้ โซลูชันนี้ได้
แชร์แหล่งข้อมูลกับพนักงานใหม่ได้ในขั้นตอนเดียว โซลูชันนี้ใช้แบบฟอร์มใน Google ฟอร์มเพื่อเพิ่มพนักงานใหม่ลงในกลุ่มใน Google Groups การแชร์แหล่งข้อมูลกับอีเมลของกลุ่มดังกล่าวจะช่วยให้คุณให้สิทธิ์เข้าถึงแหล่งข้อมูลที่จำเป็นแก่พนักงานใหม่ได้
หากคุณมีสิทธิ์เพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่ม คุณสามารถใช้โซลูชันนี้เพื่อมอบหมายความรับผิดชอบให้สมาชิกคนอื่นๆ ในทีมได้ เมื่อสมาชิกส่งแบบฟอร์ม ทริกเกอร์ที่ขับเคลื่อนด้วยเหตุการณ์จะเรียกใช้สคริปต์ในฐานะคุณและเพิ่มอีเมลของบุคคลใหม่ลงในกลุ่ม
นอกจากนี้ คุณยังเปิดการแจ้งเตือนเพื่อ รับอีเมลทุกครั้งที่มีคน ส่งแบบ ฟอร์มได้ด้วย
วิธีการทำงาน
เมื่อมีคนส่งแบบฟอร์มพร้อมอีเมลของผู้ใช้และกลุ่มที่ควรเพิ่มผู้ใช้ สคริปต์จะตรวจสอบว่าบุคคลดังกล่าวเป็นสมาชิกของกลุ่มนั้นอยู่แล้วหรือไม่ หากเป็นสมาชิกอยู่แล้ว ผู้ใช้จะได้รับอีเมลยืนยันว่าตนเองอยู่ในกลุ่มแล้ว หากไม่ใช่ สคริปต์จะเพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่มและส่งอีเมลต้อนรับให้
บริการ Apps Script
โซลูชันนี้ใช้บริการต่อไปนี้
- บริการ Script: สร้างทริกเกอร์ที่ เรียกใช้สคริปต์ทุกครั้งที่มีคนส่งแบบฟอร์ม
- บริการ Groups: ตรวจสอบว่าอีเมล ที่ส่งในแบบฟอร์มเป็นสมาชิกของกลุ่มอยู่แล้วหรือไม่
- บริการขั้นสูงของ Admin SDK Directory: เพิ่มอีเมลที่ส่งในแบบฟอร์มลงในกลุ่ม
- บริการ Mail: ส่งอีเมลไปยังอีเมลที่ส่งในแบบฟอร์มเพื่อยืนยันการเป็นสมาชิกกลุ่มหรือต้อนรับผู้ใช้เข้าสู่กลุ่ม
- บริการ Spreadsheet: เพิ่มสถานะของผู้ใช้ ลงในสเปรดชีตคำตอบของแบบฟอร์ม สถานะจะเป็นอยู่ในกลุ่มแล้ว หรือเพิ่มใหม่
- บริการเรียก URL: เรียกเอกสาร Google เอกสารเป็นสตริง HTML เอกสารจะมีเนื้อหาของอีเมลที่สคริปต์ส่ง
ข้อกำหนดเบื้องต้น
- บัญชี Google Workspace
- คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบ Google Workspace
ตั้งค่าสคริปต์
คลิกปุ่มต่อไปนี้เพื่อคัดลอกสเปรดชีตแชร์แหล่งข้อมูลกับพนักงานใหม่ โปรเจ็กต์ Apps Script สำหรับโซลูชันนี้แนบอยู่กับสเปรดชีต
คลิกส่วนขยาย > Apps Script
ในส่วนบริการ ให้ตรวจสอบว่าบริการ AdminDirectory แสดงอยู่ในรายการ หากแสดง ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 6 หากไม่แสดง ให้ทำตามขั้นตอนถัดไป
คลิกเพิ่มบริการ ข้างบริการ
ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือก Admin SDK API แล้วคลิกเพิ่ม
ในเมนูแบบเลื่อนลงของฟังก์ชัน ให้เลือก installTrigger
คลิกเรียกใช้
ให้สิทธิ์สคริปต์เมื่อได้รับข้อความแจ้ง <<../_snippets/oauth.md>>
สำคัญ: หากเรียกใช้ฟังก์ชันนี้มากกว่า 1 ครั้ง ระบบจะสร้างทริกเกอร์หลายรายการ และส่งอีเมลซ้ำ หากต้องการลบทริกเกอร์เพิ่มเติม ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- คลิกทริกเกอร์
- คลิกเพิ่มเติม
> ลบทริกเกอร์ ข้างทริกเกอร์
เรียกใช้สคริปต์
- กลับไปที่สเปรดชีต แล้วคลิกเครื่องมือ > จัดการแบบฟอร์ม > ไปที่แบบฟอร์มจริง
- กรอกแบบฟอร์มด้วยอีเมลของคุณและกลุ่มที่คุณมีสิทธิ์จัดการการเป็นสมาชิก แล้วคลิกส่ง
- กลับไปที่สเปรดชีตและดูรายการแบบฟอร์ม คอลัมน์สถานะจะแสดงว่าอีเมลของคุณได้รับการเพิ่มลงในกลุ่มหรือเป็นสมาชิกของกลุ่มอยู่แล้ว
- ตรวจสอบอีเมลเพื่อดูอีเมลต้อนรับหรือการยืนยันการเป็นสมาชิกกลุ่ม
ผู้ร่วมให้ข้อมูล
ตัวอย่างนี้ได้รับการดูแลโดย Google โดยได้รับความช่วยเหลือจาก Google Developer Experts