แชร์ทรัพยากรกับพนักงานใหม่

ระดับการเขียนโค้ด: ผู้เริ่มต้น
ระยะเวลา: 20 นาที
ประเภทโปรเจ็กต์: การทำงานอัตโนมัติด้วยทริกเกอร์ที่อิงตามเหตุการณ์

วัตถุประสงค์

  • ทำความเข้าใจสิ่งที่โซลูชันทำ
  • ทำความเข้าใจสิ่งที่บริการ Apps Script ทำภายในโซลูชัน
  • ตั้งค่าสคริปต์
  • เรียกใช้สคริปต์

เกี่ยวกับโซลูชันนี้

สำคัญ: คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบ Google Workspace จึงจะใช้โซลูชันนี้ได้

แชร์แหล่งข้อมูลกับพนักงานใหม่ได้ในขั้นตอนเดียว โซลูชันนี้ใช้แบบฟอร์ม ใน Google ฟอร์มเพื่อเพิ่มพนักงานใหม่ลงในกลุ่มใน Google Groups การแชร์ทรัพยากรกับอีเมลของกลุ่มดังกล่าวจะช่วยให้คุณมอบสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรที่จำเป็นให้แก่พนักงานใหม่ได้

หากมีสิทธิ์เพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่ม คุณจะใช้โซลูชันนี้เพื่อ กระจายความรับผิดชอบไปยังสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมได้ เมื่อผู้ใช้ส่งแบบฟอร์ม ทริกเกอร์ที่อิงตามเหตุการณ์จะเรียกใช้สคริปต์ในฐานะคุณและเพิ่มอีเมลของบุคคลใหม่ลงในกลุ่ม

คุณสามารถเลือกเปิดการแจ้งเตือนเพื่อรับอีเมลทุกครั้งที่มีคนส่ง แบบฟอร์ม

การสาธิตการเพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่ม Google จาก Google ฟอร์ม

วิธีการทำงาน

เมื่อมีผู้ส่งแบบฟอร์มพร้อมอีเมลของผู้ใช้และกลุ่มที่ควรเพิ่มผู้ใช้ สคริปต์จะตรวจสอบว่าบุคคลดังกล่าวเป็นสมาชิกของกลุ่มนั้นอยู่แล้วหรือไม่ หากมีอยู่แล้ว ผู้ใช้จะได้รับอีเมลยืนยันว่าตน อยู่ในกลุ่มแล้ว มิเช่นนั้น สคริปต์จะเพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่มและ ส่งอีเมลต้อนรับให้

บริการ Apps Script

โซลูชันนี้ใช้บริการต่อไปนี้

  • บริการสคริปต์: สร้างทริกเกอร์ที่ เรียกใช้สคริปต์ทุกครั้งที่มีผู้ส่งแบบฟอร์ม
  • บริการกลุ่ม: ตรวจสอบว่าอีเมลที่ส่งในแบบฟอร์มเป็นสมาชิกของกลุ่มอยู่แล้วหรือไม่
  • บริการขั้นสูงของไดเรกทอรี Admin SDK เพิ่มอีเมลที่ส่งในแบบฟอร์มไปยังกลุ่ม
  • บริการอีเมล: ส่งอีเมลไปยังอีเมลที่อยู่ที่ส่งในแบบฟอร์มเพื่อยืนยันการเป็นสมาชิกกลุ่มหรือต้อนรับสมาชิกใหม่เข้าสู่กลุ่ม
  • บริการสเปรดชีต: เพิ่มสถานะของผู้ใช้ลงในสเปรดชีตคำตอบของแบบฟอร์ม สถานะจะเป็นอยู่ในกลุ่มแล้วหรือเพิ่มใหม่
  • บริการเรียก URL: เรียกเอกสาร Google เอกสารเป็นสตริง HTML เอกสารมีเนื้อหา ของอีเมลที่สคริปต์ส่ง

ข้อกำหนดเบื้องต้น

ตั้งค่าสคริปต์

  1. คลิกปุ่มต่อไปนี้เพื่อคัดลอกสเปรดชีตแชร์แหล่งข้อมูลกับพนักงานใหม่ โปรเจ็กต์ Apps Script สำหรับโซลูชันนี้จะ แนบไปกับสเปรดชีต

    ทำสำเนา

  2. คลิกส่วนขยาย > Apps Script

  3. ตรวจสอบว่าบริการ AdminDirectory แสดงอยู่ในส่วนบริการ หากมี ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 6 หากไม่ ให้ทำตามขั้นตอนถัดไป

  4. คลิกเพิ่มบริการ ข้างบริการ

  5. ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือก Admin SDK API แล้วคลิกเพิ่ม

  6. ในเมนูแบบเลื่อนลงของฟังก์ชัน ให้เลือก installTrigger

  7. คลิกเรียกใช้

  8. ให้สิทธิ์สคริปต์เมื่อได้รับข้อความแจ้ง <<../_snippets/oauth.md>>

สำคัญ: หากเรียกใช้ฟังก์ชันนี้มากกว่า 1 ครั้ง ระบบจะสร้างทริกเกอร์หลายรายการและส่งอีเมลที่ซ้ำกัน หากต้องการลบทริกเกอร์เพิ่มเติม ให้ทำตาม ขั้นตอนต่อไปนี้

  1. คลิกทริกเกอร์
  2. คลิกเพิ่มเติม > ลบทริกเกอร์ข้างทริกเกอร์

เรียกใช้สคริปต์

  1. กลับไปที่สเปรดชีต แล้วคลิกเครื่องมือ > จัดการแบบฟอร์ม > ไปที่แบบฟอร์มที่ใช้งานจริง
  2. กรอกแบบฟอร์มด้วยอีเมลและกลุ่มที่คุณมีสิทธิ์จัดการการเป็นสมาชิก แล้วคลิกส่ง
  3. กลับไปที่สเปรดชีตและดูรายการแบบฟอร์ม คอลัมน์สถานะจะแสดง ว่ามีการเพิ่มอีเมลของคุณลงในกลุ่มหรือคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มอยู่แล้ว
  4. ตรวจสอบอีเมลเพื่อดูอีเมลต้อนรับหรือการยืนยันการเป็นสมาชิกกลุ่ม

ผู้ร่วมให้ข้อมูล

ตัวอย่างนี้ได้รับการดูแลโดย Google โดยได้รับความช่วยเหลือจาก Google Developer Experts

ขั้นตอนถัดไป