Poziom kodowania: początkujący
Czas trwania: 20 minut
Typ projektu: automatyzacja z aktywatorem opartym na zdarzeniach
Cele
- Dowiedz się, do czego służy dane rozwiązanie.
- dowiedzieć się, jak usługi Apps Script działają w danym rozwiązaniu.
- Skonfiguruj skrypt.
- Uruchom skrypt.
Informacje o rozwiązaniu
Ważne: aby korzystać z tego rozwiązania, musisz być administratorem Google Workspace.
Udostępniaj zasoby nowym pracownikom w jednym kroku. To rozwiązanie używa formularza w Formularzach Google do dodawania nowych pracowników do grupy w Grupach dyskusyjnych Google. Udostępniając zasoby adresowi tej grupy, możesz łatwo zapewnić nowym pracownikom dostęp do potrzebnych zasobów.
Jeśli masz uprawnienia do dodawania użytkowników do grupy, możesz użyć tego rozwiązania, aby rozdzielić obowiązki na innych członków zespołu. Gdy ta osoba prześle formularz, reguła oparta na zdarzeniach uruchamia skrypt w Twoim imieniu i dodaje do grupy adres e-mail nowej osoby.
Możesz też włączyć powiadomienia, aby otrzymywać e-maila za każdym razem, gdy ktoś prześle formularz.
Jak to działa
Gdy ktoś przesyła formularz z adresem e-mail użytkownika, do której należy dodać użytkownika, skrypt sprawdza, czy dana osoba należy już do tej grupy. Jeśli użytkownik ma takie konto, otrzyma e-maila z potwierdzeniem, że jest już w grupie. W przeciwnym razie skrypt dodaje użytkownika do grupy i wysyła mu e-maila powitalnego.
Usługi Apps Script
To rozwiązanie korzysta z następujących usług:
- Usługa skryptu – tworzy regułę, która uruchamia skrypt za każdym razem, gdy ktoś prześle formularz.
- Grupa dyskusyjna – sprawdza, czy e-mail przesłany w formularzu należy już do grupy.
- Zaawansowana usługa Directory SDK z pakietu Admin SDK – dodaje do grupy adres e-mail przesłany w formularzu.
- Mail service (Usługa poczty) – wysyła e-maila na adres e-mail podany w formularzu, aby potwierdzić członkostwo w grupie lub przywitać użytkownika z tą grupą.
- Usługa arkuszy kalkulacyjnych – dodaje stan użytkownika do arkusza z odpowiedziami na pytania z formularza. Stan to Już w grupie lub Nowo dodane.
- Usługa pobierania adresów URL – pobiera dokument z Dokumentów Google jako ciąg znaków HTML. Dokument zawiera treść e-maila wysłanego przez skrypt.
Wymagania wstępne
- konto Google Workspace;
- Musisz być administratorem Google Workspace
Konfigurowanie skryptu
Kliknij przycisk poniżej, aby skopiować arkusz kalkulacyjny Udostępnianie zasobów nowym pracownikom. Projekt Apps Script dla tego rozwiązania jest dołączony do arkusza kalkulacyjnego.
Utwórz kopięKliknij Rozszerzenia > Apps Script.
W sekcji Services (Usługi) sprawdź, czy usługa Admin Directory jest widoczna. Jeśli tak, przejdź do kroku 6. Jeśli nie, przejdź do następnego kroku.
Obok opcji Usługi kliknij Dodaj usługę .
W oknie wybierz Admin SDK API i kliknij Dodaj.
W menu funkcji wybierz installTrigger.
Kliknij Uruchom.
Gdy pojawi się odpowiedni komunikat, autoryzuj skrypt. Jeśli na ekranie zgody OAuth wyświetli się ostrzeżenie: Ta aplikacja nie jest zweryfikowana, wybierz Zaawansowane > Otwórz projekt {Project Name} (niebezpieczny).
Ważne: jeśli uruchomisz tę funkcję więcej niż raz, wygeneruje ona wiele reguł i wyśle zduplikowane e-maile. Aby usunąć dodatkowe aktywatory, wykonaj te czynności:
- Kliknij Reguły
. - Obok reguły kliknij Więcej
> Usuń aktywator.
Uruchom skrypt
- Wróć do arkusza kalkulacyjnego i kliknij Narzędzia > Zarządzaj formularzem > Otwórz formularz.
- Wypełnij formularz, podając swój adres e-mail i nazwę grupy, w której masz uprawnienia do zarządzania członkostwem, a następnie kliknij Prześlij.
- Wróć do arkusza kalkulacyjnego i wyświetl wpis w formularzu. Kolumna stanu pokazuje, czy Twój adres e-mail został dodany do grupy, czy już należy do niej.
- W skrzynce odbiorczej poszukaj e-maila powitalnego lub potwierdzenia członkostwa w grupie.
Współtwórcy
Ta próbka jest opracowywana przez Google z pomocą Ekspertów Produktowych Google.