จัดการคำขออุปกรณ์ของพนักงานใหม่

ระดับการเขียนโค้ด: ระดับเริ่มต้น
ระยะเวลา: 10 นาที
ประเภทโปรเจ็กต์: การทำงานอัตโนมัติด้วย ทริกเกอร์ที่อิงตามเหตุการณ์ และทริกเกอร์ที่อิงตามเวลา

วัตถุประสงค์

  • ทำความเข้าใจว่าโซลูชันทำอะไรได้บ้าง
  • ทำความเข้าใจสิ่งที่บริการ Apps Script ทำภายในโซลูชัน
  • ตั้งค่าสคริปต์
  • เรียกใช้สคริปต์

เกี่ยวกับโซลูชันนี้

โดยปกติแล้วพนักงานใหม่จะต้องมีสิทธิ์เข้าถึงระบบและอุปกรณ์จากฝ่ายไอที หากต้องการจัดการคำขอเหล่านี้ คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มด้วย Google ฟอร์มเพื่อให้ผู้ใช้ระบุสิทธิ์เข้าถึงและอุปกรณ์ที่พนักงานต้องการ เมื่อไอทีดำเนินการตามคำขอและอัปเดตสถานะแล้ว ผู้ส่งคำขอจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล

ภาพหน้าจอของแบบฟอร์มคำขออุปกรณ์

วิธีการทำงาน

สคริปต์จะสร้างแบบฟอร์มคำขออุปกรณ์ คุณปรับแต่งรายการใน แบบฟอร์มได้ในโค้ดของสคริปต์ตัวอย่าง เมื่อมีผู้ส่งแบบฟอร์ม สคริปต์จะส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังผู้ติดต่อที่กำหนดไว้สำหรับคำขอ เมื่อเปลี่ยนสถานะคำขอในสเปรดชีตเป็น "เสร็จสมบูรณ์" แล้ว สคริปต์จะส่งอีเมลยืนยันไปยังผู้ที่ส่งแบบฟอร์ม

บริการ Apps Script

โซลูชันนี้ใช้บริการต่อไปนี้

  • บริการฟอร์ม - สร้างแบบฟอร์ม สำหรับคำขอจากไอที
  • บริการสเปรดชีต - ตรวจสอบว่ามีแบบฟอร์มคำขออยู่แล้วหรือไม่เพื่อลดการส่งคำขอซ้ำ จัดการคำตอบของแบบฟอร์ม โดยย้ายคำตอบไปยังชีตรอดำเนินการและเสร็จสมบูรณ์ตามต้องการ
  • บริการอีเมล - สร้างและส่งอีเมลแจ้งเตือนคำขอ และอีเมลแจ้งเตือนเมื่อดำเนินการเสร็จสมบูรณ์
  • บริการสคริปต์ - สร้างทริกเกอร์ รายการหนึ่งจะทำงานเมื่อมีการส่งแบบฟอร์ม และอีกรายการจะทำงานทุกๆ 5 นาทีเพื่อตรวจสอบว่าสถานะของคำขอมีการทำเครื่องหมายเป็น "เสร็จสมบูรณ์" หรือไม่

ข้อกำหนดเบื้องต้น

หากต้องการใช้ตัวอย่างนี้ คุณต้องมีข้อกำหนดเบื้องต้นต่อไปนี้

  • บัญชี Google (บัญชี Google Workspace อาจต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบ)
  • เว็บเบราว์เซอร์ที่มีสิทธิ์เข้าถึงอินเทอร์เน็ต

ตั้งค่าสคริปต์

สร้างโปรเจ็กต์ Apps Script

  1. คลิกปุ่มต่อไปนี้เพื่อทำสำเนาสเปรดชีตจัดการคำขออุปกรณ์ของพนักงาน โปรเจ็กต์ Apps Script สำหรับโซลูชันนี้ แนบมากับสเปรดชีต
    ทำสำเนา
  2. คลิกส่วนขยาย > Apps Script
  3. ข้างตัวแปร REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL ให้แทนที่อีเมลตัวอย่าง ด้วยอีเมลของคุณ
  4. คลิกบันทึก ไอคอนบันทึก

ตั้งค่าสเปรดชีต

  1. กลับไปที่สเปรดชีตแล้วคลิกคำขออุปกรณ์ > ตั้งค่า คุณอาจต้องรีเฟรช หน้าเว็บเพื่อให้เมนูที่กำหนดเองนี้ปรากฏขึ้น

  2. ให้สิทธิ์สคริปต์เมื่อได้รับข้อความแจ้ง หากหน้าจอคำยินยอมของ OAuth แสดงคำเตือนว่า แอปนี้ยังไม่ได้รับการยืนยัน ให้ดำเนินการต่อโดยเลือกขั้นสูง > ไปที่ {ชื่อโปรเจ็กต์} (ไม่ปลอดภัย)

  3. คลิกคำขออุปกรณ์ > ตั้งค่าอีกครั้ง

เรียกใช้สคริปต์

  1. คลิกเครื่องมือ > จัดการแบบฟอร์ม > ไปที่แบบฟอร์มที่ใช้งานจริง
  2. กรอกข้อมูลและส่งแบบฟอร์ม
  3. โปรดตรวจสอบอีเมลเพื่อดูการแจ้งเตือนเกี่ยวกับคำขออุปกรณ์
  4. กลับไปที่สเปรดชีตและในชีตคำขอที่รอดำเนินการ ให้เปลี่ยนสถานะของคำขอเป็นเสร็จสมบูรณ์
  5. ภายใน 5 นาที สคริปต์จะส่งอีเมลอีกฉบับเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าคำขอเสร็จสมบูรณ์แล้ว สคริปต์จะย้ายคำขอจากชีตคำขอที่รอดำเนินการ ไปยังชีตคำขอที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว

ตรวจสอบโค้ด

หากต้องการตรวจสอบโค้ด Apps Script สำหรับโซลูชันนี้ ให้คลิกดูซอร์สโค้ดด้านล่าง

ดูซอร์สโค้ด

Code.gs

solutions/automations/equipment-requests/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = 'request_intake@example.com';

// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
  '15" high Performance Laptop (OS X)',
  '15" high Performance Laptop (Windows)',
  '15" high performance Laptop (Linux)',
  '13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
  'Standard workstation (Windows)',
  'Standard workstation (Linux)',
  'High performance workstation (Windows)',
  'High performance workstation (Linux)',
  'Mac Pro (OS X)',
];
const AVAILABLE_MONITORS = [
  'Single 27"',
  'Single 32"',
  'Dual 24"',
];

// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
 * Adds a custom menu to the spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Equipment requests')
      .addItem('Set up', 'setup_')
      .addItem('Clean up', 'cleanup_')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates the form and triggers for the workflow.
 */
function setup_() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (ss.getFormUrl()) {
    let msg = 'Form already exists. Unlink the form and try again.';
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }
  let form = FormApp.create('Equipment Requests')
      .setCollectEmail(true)
      .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
      .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle('Employee name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Desk location').setRequired(true);
  form.addDateItem().setTitle('Due date').setRequired(true);
  form.addListItem().setTitle('Laptop').setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
  form.addListItem().setTitle('Desktop').setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
  form.addListItem().setTitle('Monitor').setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);

  // Hide the raw form responses.
  ss.getSheets().forEach(function(sheet) {
    if (sheet.getFormUrl() == ss.getFormUrl()) {
      sheet.hideSheet();
    }
  });
  // Start workflow on each form submit
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit_')
      .forForm(form)
      .onFormSubmit()
      .create();
  // Archive completed items every 5m.
  ScriptApp.newTrigger('processCompletedItems_')
      .timeBased()
      .everyMinutes(5)
      .create();
}

/**
 * Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
 */
function cleanup_() {
  let formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
  if (!formUrl) {
    return;
  }
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function(trigger) {
    ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
  });
  FormApp.openByUrl(formUrl)
      .deleteAllResponses()
      .setAcceptingResponses(false);
}

/**
 * Handles new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit_(event) {
  let response = mapResponse_(event.response);
  sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
  let equipmentDetails = Utilities.formatString('%s\n%s\n%s',
      response['Laptop'],
      response['Desktop'],
      response['Monitor']);
  let row = ['New',
    '',
    response['Due date'],
    response['Employee name'],
    response['Desk location'],
    equipmentDetails,
    response['email']];
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheet = ss.getSheetByName('Pending requests');
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
 * to the completed sheet.
 *
 * @param {Object} event
 */
function processCompletedItems_() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let pending = ss.getSheetByName('Pending requests');
  let completed = ss.getSheetByName('Completed requests');
  let rows = pending.getDataRange().getValues();
    for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
      let row = rows[i -1];
      let status = row[0];
      if (status === 'Completed' || status == 'Cancelled') {
          pending.deleteRow(i);
          completed.appendRow(row);
          console.log("Deleted row: " + i);
          sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
            'Employee name': row[3],
            'Desk location': row[4],
            'email': row[6],
          });
        }
      };
}

/**
 * Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
  let template = HtmlService.createTemplateFromFile('new-equipment-request.html');
  template.request = request;
  template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
  let msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
    subject: 'New equipment request',
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
  let template = HtmlService.createTemplateFromFile('request-complete.html');
  template.request = request;
  let msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: request.email,
    subject: 'Equipment request completed',
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function mapResponse_(response) {
  let initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce(function(obj, itemResponse) {
    let key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}

new-equipment-request.html

solutions/automations/equipment-requests/new-equipment-request.html
<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    A new equipment request has been made by <?= request.email ?>.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    Due date: <?= request['Due date'] ?><br/>
    Laptop model: <?= request['Laptop'] ?><br/>
    Desktop model: <?= request['Desktop'] ?><br/>
    Monitor(s): <?= request['Monitor'] ?><br/>
    </p>

    See <a href="<?= sheetUrl ?>">the spreadsheet</a> to take or assign this item.
  </body>
</html>

request-complete.html

solutions/automations/equipment-requests/request-complete.html
<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    An equipment request has been completed.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    </p>
  </body>
</html>

ผู้ร่วมให้ข้อมูล

ตัวอย่างนี้ได้รับการดูแลโดย Google โดยได้รับความช่วยเหลือจาก Google Developer Expert

ขั้นตอนถัดไป