Zarządzanie prośbami pracowników o nowy sprzęt

Poziom kodowania: początkujący 
Czas trwania: 10 minut 
Typ projektu: automatyzacja z regułą opartą na zdarzeniach i regułą opartą na czasie

Cele

  • Dowiedz się, co robi rozwiązanie.
  • Dowiedz się, co robią usługi Apps Script w rozwiązaniu.
  • Skonfiguruj skrypt.
  • Uruchom skrypt.

Informacje o rozwiązaniu

Nowi pracownicy zwykle potrzebują dostępu do systemu i sprzętu od działu IT. Aby zarządzać tymi prośbami, możesz utworzyć w Formularzach Google formularz, w którym użytkownicy będą mogli określić, jakiego dostępu i jakich urządzeń potrzebują pracownicy. Gdy dział IT zrealizuje prośbę i zaktualizuje jej stan, osoby zgłaszające prośbę otrzymają e-maila z powiadomieniem.

Formularz Google do przesyłania próśb o sprzęt dla nowych pracowników.

Jak to działa

Skrypt tworzy formularz prośby o sprzęt. Możesz dostosować elementy formularza w kodzie przykładowego skryptu. Gdy ktoś prześle formularz, skrypt wyśle e-maila z powiadomieniem do wyznaczonej osoby kontaktowej dla próśb. Gdy stan prośby w arkuszu kalkulacyjnym zmieni się na „Ukończono”, skrypt wyśle e-maila z potwierdzeniem do osoby, która przesłała formularz.

Usługi Apps Script

To rozwiązanie korzysta z tych usług:

  • Usługa Formularze: tworzy formularz zgłoszeń do działu IT.
  • Usługa arkuszy kalkulacyjnych: sprawdza, czy formularz zgłoszenia już istnieje, aby uniknąć duplikatów. Zarządza odpowiedziami na formularz, przenosząc je w razie potrzeby na arkusze Oczekujące i Ukończone.
  • Usługa poczty: tworzy i wysyła e-maile z prośbą o dostęp oraz powiadomienia o zakończeniu.
  • Usługa skryptu: tworzy aktywatory. Jeden skrypt jest uruchamiany po przesłaniu formularza, a drugi co 5 minut, aby sprawdzić, czy stan prośby jest oznaczony jako „Ukończono”.

Wymagania wstępne

Aby użyć tego przykładu, musisz spełnić te wymagania wstępne:

  • Konto Google (w przypadku kont Google Workspace może być wymagana zgoda administratora).
  • przeglądarkę internetową z dostępem do internetu,

Konfigurowanie skryptu

Aby skonfigurować skrypt, wykonaj te czynności:

Tworzenie projektu Apps Script

  1. Kliknij poniższy przycisk, aby utworzyć kopię arkusza kalkulacyjnego Zarządzanie prośbami o sprzęt dla pracowników. Projekt Apps Script dla tego rozwiązania jest dołączony do arkusza kalkulacyjnego:

    Utwórz kopię

  2. Kliknij Rozszerzenia > Apps Script.

  3. Obok zmiennej REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL zastąp przykładowy adres e-mail swoim adresem.

  4. Kliknij Zapisz Zapisywanie projektu w edytorze skryptów Apps Script.

Konfigurowanie arkusza kalkulacyjnego

  1. Wróć do arkusza kalkulacyjnego i kliknij Prośby o sprzęt > Skonfiguruj. Aby wyświetlić to menu niestandardowe, konieczne może być odświeżenie strony.
  2. Gdy pojawi się odpowiedni komunikat, autoryzuj skrypt. <<../_snippets/oauth.md>>
  3. Kliknij Prośby o sprzęt > Skonfiguruj.

Uruchamianie skryptu

  1. Kliknij Narzędzia > Zarządzaj formularzem > Otwórz aktywny formularz.
  2. Wypełnij i prześlij formularz.
  3. Sprawdź e-maila, aby zobaczyć powiadomienie o prośbie o sprzęt.
  4. Wróć do arkusza kalkulacyjnego i na karcie Oczekujące prośby zmień stan prośby na Zakończono.
  5. W ciągu 5 minut skrypt wyśle kolejnego e-maila z powiadomieniem o zakończeniu żądania. Skrypt przenosi prośbę z arkusza Oczekujące prośby do arkusza Zrealizowane prośby.

Sprawdź kod

Aby sprawdzić kod Apps Script tego rozwiązania, kliknij Wyświetl kod źródłowy:

Pokaż kod źródłowy

Code.gs

solutions/automations/equipment-requests/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = "request_intake@example.com";

// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
  '15" high Performance Laptop (OS X)',
  '15" high Performance Laptop (Windows)',
  '15" high performance Laptop (Linux)',
  '13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
  "Standard workstation (Windows)",
  "Standard workstation (Linux)",
  "High performance workstation (Windows)",
  "High performance workstation (Linux)",
  "Mac Pro (OS X)",
];
const AVAILABLE_MONITORS = ['Single 27"', 'Single 32"', 'Dual 24"'];

// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
 * Adds a custom menu to the spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu("Equipment requests")
    .addItem("Set up", "setup_")
    .addItem("Clean up", "cleanup_")
    .addToUi();
}

/**
 * Creates the form and triggers for the workflow.
 */
function setup_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (ss.getFormUrl()) {
    const msg = "Form already exists. Unlink the form and try again.";
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }
  const form = FormApp.create("Equipment Requests")
    .setCollectEmail(true)
    .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
    .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle("Employee name").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Desk location").setRequired(true);
  form.addDateItem().setTitle("Due date").setRequired(true);
  form.addListItem().setTitle("Laptop").setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Desktop").setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Monitor").setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);

  // Hide the raw form responses.
  for (const sheet of ss.getSheets()) {
    if (sheet.getFormUrl() === ss.getFormUrl()) {
      sheet.hideSheet();
    }
  }
  // Start workflow on each form submit
  ScriptApp.newTrigger("onFormSubmit_").forForm(form).onFormSubmit().create();
  // Archive completed items every 5m.
  ScriptApp.newTrigger("processCompletedItems_")
    .timeBased()
    .everyMinutes(5)
    .create();
}

/**
 * Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
 */
function cleanup_() {
  const formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
  if (!formUrl) {
    return;
  }
  for (const trigger of ScriptApp.getProjectTriggers()) {
    ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
  }
  FormApp.openByUrl(formUrl).deleteAllResponses().setAcceptingResponses(false);
}

/**
 * Handles new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit_(event) {
  const response = mapResponse_(event.response);
  sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
  const equipmentDetails = Utilities.formatString(
    "%s\n%s\n%s",
    response.Laptop,
    response.Desktop,
    response.Monitor,
  );
  const row = [
    "New",
    "",
    response["Due date"],
    response["Employee name"],
    response["Desk location"],
    equipmentDetails,
    response.email,
  ];
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName("Pending requests");
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
 * to the completed sheet.
 *
 * @param {Object} event
 */
function processCompletedItems_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const pending = ss.getSheetByName("Pending requests");
  const completed = ss.getSheetByName("Completed requests");
  const rows = pending.getDataRange().getValues();
  for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
    const row = rows[i - 1];
    const status = row[0];
    if (status === "Completed" || status === "Cancelled") {
      pending.deleteRow(i);
      completed.appendRow(row);
      console.log(`Deleted row: ${i}`);
      sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
        "Employee name": row[3],
        "Desk location": row[4],
        email: row[6],
      });
    }
  }
}

/**
 * Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile(
    "new-equipment-request.html",
  );
  template.request = request;
  template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
    subject: "New equipment request",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile("request-complete.html");
  template.request = request;
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: request.email,
    subject: "Equipment request completed",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function mapResponse_(response) {
  const initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce((obj, itemResponse) => {
    const key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}
 
</section>
<section>
  <h3>new-equipment-request.html</h3>
solutions/automations/equipment-requests/new-equipment-request.html
<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    A new equipment request has been made by <?= request.email ?>.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    Due date: <?= request['Due date'] ?><br/>
    Laptop model: <?= request['Laptop'] ?><br/>
    Desktop model: <?= request['Desktop'] ?><br/>
    Monitor(s): <?= request['Monitor'] ?><br/>
    </p>

    See <a href="<?= sheetUrl ?>">the spreadsheet</a> to take or assign this item.
  </body>
</html>
 
</section>
<section>
  <h3>request-complete.html</h3>
solutions/automations/equipment-requests/request-complete.html
<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    An equipment request has been completed.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    </p>
  </body>
</html>
 
</section>

Współtwórcy

Ten przykład jest obsługiwany przez Google przy pomocy ekspertów Google Developers.

Dalsze kroki