Toplantılar için ajanda oluşturma

Kodlama seviyesi: Başlangıç
Süre: 15 dakika
Proje türü: Etkinliğe dayalı tetikleyici olan otomasyon

Hedefler

• Çözümün ne işe yaradığını anlayın.
• Apps Komut Dosyası hizmetlerinin çözüm kapsamında neler yaptığını öğrenin.
• Komut dosyasını ayarlayın.
• Komut dosyasını çalıştırın.

Bu çözüm hakkında

Google Dokümanlar'da otomatik olarak gündem dokümanları oluşturun ve bunları Google Takvim toplantılarınıza ekleyin.

İşleyiş şekli

Komut dosyası, gündem için bir doküman şablonu oluşturur. Takviminizi güncellediğinizde komut dosyası, sahip olduğunuz etkinliklerden herhangi birinin açıklamada "#agenda" olup olmadığını kontrol eder. Etiket mevcutsa komut dosyası şablonun bir kopyasını oluşturur, takvim etkinliğine ekler ve etkinlik katılımcılarıyla paylaşır.

Apps Komut Dosyası hizmetleri

Bu çözüm aşağıdaki hizmetleri kullanır:

• Drive hizmeti: Şablon dokümanının mevcut olup olmadığını kontrol eder, yoksa şablon dokümanı için yeni bir klasör oluşturur. Her yeni gündem için şablon dokümanın bir kopyasını oluşturur.
• Belge hizmeti: Gündem şablonunu oluşturur.
• Takvim hizmeti - "#agenda" etiketiyle etkinlikleri kontrol eder ve etkinlik açıklamasını, gündem dokümanının bağlantısıyla günceller.
• Temel hizmet - Kullanıcının e-postasını almak için Session sınıfını kullanır. Bu işlem, geçerli kullanıcı için tetikleyicinin oluşturulmasına yardımcı olur.
• Komut dosyası hizmeti: Kullanıcının takviminde bir değişiklik olduğunda tetiklenen bir tetikleyici oluşturur.

Ön koşullar

Bu örneği kullanmak için aşağıdaki önkoşullara ihtiyacınız vardır:

• Google Hesabı (Google Workspace hesapları için yönetici onayı gerekebilir).
• İnternet erişimi olan bir web tarayıcısı.

Komut dosyasını ayarlayın

1. Aşağıdaki düğmeyi tıklayarak Toplantılar için gündem oluştur adlı örnek Apps Komut Dosyası projesini açın.
   Projeyi açın
2. Genel Bakış'ı tıklayın.
3. Genel bakış sayfasında Kopya oluştur'u tıklayın.
4. Kopyaladığınız projede, işlev açılır listesinden setUp'ı seçin.
5. Run'ı (Çalıştır) tıklayın.
6. İstendiğinde komut dosyasını yetkilendirin. OAuth izin ekranında Bu uygulama doğrulanmadı uyarısı gösteriliyorsa Gelişmiş'i seçerek devam edin > {Project Name} adlı projeye git (güvenli değil).

Komut dosyasını çalıştırma

1. Google Takvim'i açın.
2. Yeni bir etkinlik oluşturun veya mevcut bir etkinliği düzenleyin.
3. Açıklama bölümüne #agenda adlı kullanıcıyı ekleyin ve etkinliği kaydedin.
4. E-postanızda sizinle bir dokümanın paylaşıldığına dair e-posta bildirimi olup olmadığını kontrol edin veya Takvim'i yenileyin ve gündem dokümanı bağlantısını görmek için etkinliği tekrar tıklayın.

Tüm katılımcılar gündemi görüntülemek için e-posta bildirimi alır. Komut dosyası katılımcılara düzenleme izni verir ancak katılımcılar için gündem dokümanı izinlerini güncellemek üzere komut dosyasını düzenleyebilirsiniz.

Kodu inceleyin

Bu çözümün Apps Komut Dosyası kodunu incelemek için aşağıdaki Kaynak kodu görüntüle'yi tıklayın:

Kaynak kodu göster

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

GitHub'da göster

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

Değişiklikler

Örneği ihtiyaçlarınıza göre istediğiniz kadar düzenleyebilirsiniz. Aşağıda, yapabileceğiniz isteğe bağlı birkaç değişiklik verilmiştir.

Katılımcılar için gündem dokümanı izinlerini güncelleme

Komut dosyası, katılımcılara düzenleme izni verir. İzinleri yalnızca görüntülemeyle sınırlamak istiyorsanız kodun aşağıdaki bölümünde addEditor yöntemini addViewer yöntemiyle değiştirin:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Gündem doküman şablonunu düzenle

Gündem doküman şablonunu güncellemek için aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Bir takvim etkinliğinde ilk ajandanızı oluşturduktan sonra Google Drive'ı açın.
2. Ajanda Maker - Uygulama adlı klasörü açın.
3. Ajanda ŞABLONU## dokümanını açın ve düzenlemelerinizi yapın.

Katkıda bulunanlar

Bu örnek, Ürün Yönetimi ve Platform Stratejisi Danışmanı Jeremy Glassenberg tarafından oluşturuldu. Jeremy'yi Twitter'da @jglassenberg bulun.

Bu örnek, Google Geliştirici Uzmanlarının yardımıyla Google tarafından yönetilir.

Sonraki adımlar

• Etkinliğe dayalı tetikleyiciler
• Takvim hizmeti referansı