Riepilogare i dati di più fogli

Livello di programmazione: principiante
Durata: 5 minuti
Tipo di progetto: funzione personalizzata

Obiettivi

  • Comprendere cosa fa la soluzione.
  • Scopri cosa fanno i servizi Apps Script all'interno della soluzione.
  • Configura lo script.
  • Esegui lo script.

Informazioni su questa soluzione

Se hai dati strutturati in modo simile su più fogli di un foglio di lavoro, ad esempio metriche dell'assistenza clienti per i membri del team, puoi utilizzare questa funzione personalizzata per creare un riepilogo di ogni foglio. Questa soluzione si concentra sui ticket di assistenza clienti, ma puoi personalizzarla in base alle tue esigenze.

Screenshot dell'output della funzione getSheetsData

Come funziona

La funzione personalizzata, denominata getSheetsData(), riepiloga i dati di ogni foglio nel foglio di lavoro in base alla colonna Stato di un foglio. Lo script ignora i fogli che non devono essere inclusi nell'aggregazione, ad esempio i fogli ReadMe e Riepilogo.

Servizi Apps Script

Questa soluzione utilizza il seguente servizio:

  • Servizio Fogli: recupera i fogli che devono essere riepilogati e conta il numero di elementi che corrispondono a una stringa specificata. Successivamente, lo script aggiunge le informazioni calcolate a un intervallo relativo alla posizione in cui è stata chiamata la funzione personalizzata nel foglio di lavoro.

Prerequisiti

Per utilizzare questo esempio, devi soddisfare i seguenti prerequisiti:

  • Un Account Google (gli account Google Workspace potrebbero richiedere l'approvazione dell'amministratore).
  • Un browser web con accesso a internet.

Configurare lo script

Fai clic sul pulsante qui sotto per creare una copia del foglio di lavoro della funzione personalizzata Riepiloga i dati del foglio di lavoro. Il progetto Apps Script per questa soluzione è allegato al foglio di lavoro.
Crea una copia

Esegui lo script

  1. Nel foglio di lavoro copiato, vai al foglio Riepilogo.
  2. Fai clic sulla cella A4. La funzione getSheetsData() si trova in questa cella.
  3. Vai a uno dei fogli del proprietario e aggiorna o aggiungi dati al foglio. Alcune azioni che puoi provare includono:
    • Aggiungi una nuova riga con informazioni sul ticket di esempio.
    • Nella colonna Stato, modifica lo stato di una richiesta esistente.
    • Modifica la posizione della colonna Stato. Ad esempio, nel foglio Proprietario1, sposta la colonna Stato dalla colonna C alla colonna D.
  4. Vai al foglio Riepilogo ed esamina la tabella riepilogativa aggiornata che getSheetsData() ha creato dalla cella A4. Potresti dover selezionare la casella di controllo nella riga 10 per aggiornare i risultati memorizzati nella cache della funzione personalizzata. Google memorizza nella cache le funzioni personalizzate per ottimizzare il rendimento.
    • Se hai aggiunto o aggiornato righe, lo script aggiorna il ticket e i conteggi dello stato.
    • Se hai spostato la posizione della colonna Stato, lo script funziona comunque come previsto con il nuovo indice della colonna.

Esamina il codice

Per esaminare il codice Apps Script per questa soluzione, fai clic su Visualizza codice sorgente di seguito:

Visualizza codice sorgente

Code.gs

solutions/custom-functions/summarize-sheets-data/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 * 
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays 
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheets = ss.getSheets();
  let outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (let s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    let sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) { continue; }
    // Gets sheets data.
    let values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    let headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    let columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    let columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0,1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    let owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    let taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    let completeCnt = filterByPosition(values,'Complete', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    let inProgressCnt = filterByPosition(values,'In-Progress', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    let scheduledCnt = filterByPosition(values,'Scheduled', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    let overdueCnt = filterByPosition(values,'Overdue', columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([owner,taskCnt,completeCnt,inProgressCnt,scheduledCnt,overdueCnt,sheetNm]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter(innerArray => innerArray[position] === find);
}

Modifiche

Puoi modificare la funzione personalizzata tutte le volte che vuoi per adattarla alle tue esigenze. Di seguito è riportata un'aggiunta facoltativa per aggiornare manualmente i risultati delle funzioni personalizzate.

Aggiornare i risultati memorizzati nella cache

A differenza delle funzioni integrate, Google memorizza nella cache le funzioni personalizzate per ottimizzare il rendimento. Ciò significa che se modifichi qualcosa all'interno della funzione personalizzata, ad esempio un valore in fase di calcolo, l'aggiornamento potrebbe non essere forzato immediatamente. Per aggiornare manualmente il risultato della funzione, segui questi passaggi:

  1. Aggiungi una casella di controllo a una cella vuota facendo clic su Inserisci > Casella di controllo.
  2. Aggiungi la cella con la casella di controllo come parametro della funzione personalizzata, ad esempio getSheetsData(B11).
  3. Seleziona o deseleziona la casella di controllo per aggiornare i risultati della funzione personalizzata.

Collaboratori

Questo esempio è gestito da Google con l'aiuto degli esperti Google.

Passaggi successivi