Résumer les données de plusieurs feuilles

Niveau de codage: Débutant
Durée: 5 minutes
Type de projet: Fonction personnalisée

Objectifs

• Comprendre ce que fait la solution.
• Découvrez le rôle des services Apps Script dans la solution.
• Configurez le script.
• Exécutez le script.

À propos de cette solution

Si vous avez des données structurées similaires sur plusieurs feuilles d'une feuille de calcul, telles que des métriques de support client pour les membres de l'équipe, vous pouvez utiliser cette fonction personnalisée pour créer un résumé de chaque feuille. Cette solution est axée sur les demandes d'assistance client, mais vous pouvez la personnaliser en fonction de vos besoins.

Comment ça marche ?

La fonction personnalisée, appelée getSheetsData(), résume les données de chaque feuille de la feuille de calcul en fonction de la colonne Status (État) de la feuille. Le script ignore les feuilles qui ne doivent pas être incluses dans l'agrégation, telles que les feuilles ReadMe et Summary.

Services Apps Script

Cette solution utilise le service suivant:

• Service Spreadsheet : récupère les feuilles à synthétiser et compte le nombre d'éléments correspondant à une chaîne spécifiée. Le script ajoute ensuite les informations calculées dans une plage en fonction de l'endroit où la fonction personnalisée a été appelée dans la feuille de calcul.

Prérequis

Pour utiliser cet exemple, vous devez remplir les conditions préalables suivantes:

• Un compte Google (les comptes Google Workspace peuvent nécessiter l'approbation d'un administrateur)
• Un navigateur Web avec accès à Internet.

Configurer le script

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour créer une copie de la feuille de calcul Résumer la fonction personnalisée des données de la feuille de calcul. Le projet Apps Script correspondant à cette solution est joint à la feuille de calcul.
Créer une copie

Exécuter le script

1. Dans la feuille de calcul copiée, accédez à la feuille Récapitulatif.
2. Cliquez sur la cellule A4. La fonction getSheetsData() se trouve dans cette cellule.
3. Accédez à l'une des feuilles du propriétaire et mettez à jour ou ajoutez des données à la feuille. Voici quelques actions que vous pouvez effectuer :
   • Ajoutez une ligne contenant des exemples d'informations sur les billets.
   • Dans la colonne Status (État), modifiez l'état d'une demande existante.
   • Modifiez la position de la colonne État. Par exemple, dans la feuille Owner1, déplacez la colonne Status de la colonne C vers la colonne D.
4. Accédez à la feuille Summary (Résumé) et consultez le tableau récapitulatif mis à jour que getSheetsData() a créé à partir de la cellule A4. Vous devrez peut-être cocher la case à la ligne 10 pour actualiser les résultats mis en cache de la fonction personnalisée. Google met en cache les fonctions personnalisées pour optimiser les performances.
   • Si vous avez ajouté ou mis à jour des lignes, le script met à jour le nombre de demandes et d'états.
   • Si vous avez déplacé la position de la colonne Status, le script fonctionne toujours comme prévu avec le nouvel index de colonne.

Examiner le code

Pour examiner le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source ci-dessous:

Afficher le code source

Code.gs

solutions/custom-functions/summarize-sheets-data/Code.js

Afficher sur GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 * 
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays 
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheets = ss.getSheets();
  let outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (let s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    let sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) { continue; }
    // Gets sheets data.
    let values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    let headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    let columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    let columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0,1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    let owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    let taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    let completeCnt = filterByPosition(values,'Complete', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    let inProgressCnt = filterByPosition(values,'In-Progress', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    let scheduledCnt = filterByPosition(values,'Scheduled', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    let overdueCnt = filterByPosition(values,'Overdue', columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([owner,taskCnt,completeCnt,inProgressCnt,scheduledCnt,overdueCnt,sheetNm]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter(innerArray => innerArray[position] === find);
}

Modifications

Vous pouvez modifier la fonction personnalisée autant que vous le souhaitez en fonction de vos besoins. Vous trouverez ci-dessous un ajout facultatif permettant d'actualiser manuellement les résultats des fonctions personnalisées.

Actualiser les résultats mis en cache

Contrairement aux fonctions intégrées, Google met en cache les fonctions personnalisées pour optimiser les performances. Cela signifie que si vous modifiez un élément de votre fonction personnalisée, comme une valeur en cours de calcul, la mise à jour risque de ne pas être immédiatement forcée. Pour actualiser manuellement le résultat de la fonction, procédez comme suit:

1. Ajoutez une case à cocher à une cellule vide en cliquant sur Insertion > Case à cocher.
2. Ajoutez la cellule contenant la case à cocher en tant que paramètre de la fonction personnalisée (par exemple, getSheetsData(B11)).
3. Cochez ou décochez la case pour actualiser les résultats de la fonction personnalisée.

Contributeurs

Cet échantillon est géré par Google avec l'aide d'Experts Google Developers.

Étapes suivantes

• Fonctions personnalisées dans Google Sheets
• Extension de Google Sheets