Dateien aus Google Formulare in Google Drive hochladen

Programmierkenntnisse: Anfänger 
Dauer: 10 Minuten 
Projekttyp: Automatisierung mit einem ereignisgesteuerten Trigger

Ziele

• Verstehen, was die Lösung bewirkt.
• Informationen zur Funktionsweise der Apps Script-Dienste in der Lösung.
• Richten Sie das Skript ein.
• Führen Sie das Skript aus.

Informationen zu dieser Lösung

Dateien mit Google Formulare gleichzeitig in Google Drive hochladen und organisieren Das Formular enthält Eingabefelder für die hochzuladenden Dateien und für die Organisation der Dateien.

Funktionsweise

Eine Einrichtungsfunktion erstellt einen Ordner, in dem alle hochgeladenen Dateien gespeichert werden, sowie einen Trigger, der jedes Mal ausgelöst wird, wenn jemand das Formular sendet. Wenn ein Nutzer das Formular ausfüllt, wählt er Dateien zum Hochladen sowie einen Unterordner zum Speichern aus. Sobald das Formular gesendet wurde, leitet das Script die Dateien an den entsprechenden Unterordner weiter. Wenn der Ordner noch nicht existiert, wird er durch das Script erstellt.

Apps Script-Dienste

Für diese Lösung werden die folgenden Dienste verwendet:

• Script-Dienst: Erstellt den Trigger, der jedes Mal ausgelöst wird, wenn jemand das Formular sendet.
• Properties-Dienst: Speichert die ID des Triggers, der während der Einrichtung vom Skript erstellt wird, um doppelte Trigger zu verhindern.
• Drive-Dienst: Während der Einrichtung wird der Speicherort des Formulars in Drive abgerufen und ein Ordner am selben Speicherort erstellt. Wenn ein Nutzer das Formular sendet, leitet der Drive-Dienst die Dateien an diesen Ordner und, falls ausgewählt, an einen bestimmten Unterordner weiter. Wenn der Unterordner noch nicht existiert, wird er durch das Script erstellt.
• Forms-Dienst: Ruft die Dateien und den Ordnernamen ab, die der Nutzer nach dem Senden des Formulars ausgewählt hat, und sendet sie an den Drive-Dienst.

Vorbereitung

Für dieses Beispiel müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• Ein Google-Konto (für Google Workspace-Konten ist möglicherweise die Genehmigung durch den Administrator erforderlich).
• Ein Webbrowser mit Internetzugriff.

Skript einrichten

Formular erstellen

1. Rufen Sie forms.google.com auf und klicken Sie auf „Leer“ .
2. Klicken Sie auf Unbenanntes Formular und benennen Sie das Formular in Dateien in Drive hochladen um.
3. Klicken Sie auf Unbenannte Frage und benennen Sie die Frage in Unterordner um.
4. Klicken Sie bei der Frage Unterordner auf das Dreipunkt-Menü  > Beschreibung.
5. Geben Sie unter Beschreibung Wählen Sie den Unterordner aus, in dem Ihre Dateien gespeichert werden sollen. Wenn Sie <None> auswählen, werden die Dateien im Ordner „Hochgeladene Dateien“ gespeichert.
6. Fügen Sie der Frage Unterordner die folgenden Optionen hinzu:
   • <none>
   • Projekt A
   • Projekt B
   • Projekt C
7. Wenn Sie die Frage als Pflichtfrage festlegen möchten, klicken Sie auf Erforderlich.
8. Klicken Sie auf „Frage hinzufügen“ .
9. Klicken Sie auf Multiple Choice und wählen Sie Datei hochladen aus.
10. Klicken Sie auf Weiter.
11. Geben Sie unter Frage die Option Hochzuladende Dateien ein. Sie können die Dateitypen und die maximale Anzahl der Dateien auswählen, die hochgeladen werden dürfen.
12. Wenn Sie die Frage als Pflichtfrage festlegen möchten, klicken Sie auf Erforderlich.

Apps Script-Projekt erstellen

1. Klicken Sie im Formular auf das Dreipunkt-Menü  > Skripteditor.
2. Klicken Sie auf Unbenanntes Projekt und benennen Sie das Projekt in Dateien in Drive hochladen um.
3. Wenn Sie eine weitere Skriptdatei erstellen möchten, klicken Sie auf „Datei hinzufügen“  > Skript. Benennen Sie die Datei Setup.

4. Ersetzen Sie den Inhalt beider Skriptdateien durch Folgendes:

   Code.gs

   solutions/automations/upload-files/Code.js

   Auf GitHub ansehen

   // TODO Before you start using this sample, you must run the setUp() 
   // function in the Setup.gs file.
   
   // Application constants
   const APP_TITLE = "Upload files to Drive from Forms";
   const APP_FOLDER_NAME = "Upload files to Drive (File responses)";
   
   // Identifies the subfolder form item
   const APP_SUBFOLDER_ITEM = "Subfolder";
   const APP_SUBFOLDER_NONE = "<None>";
   
   
   /**
    * Gets the file uploads from a form response and moves files to the corresponding subfolder.
    *  
    * @param {object} event - Form submit.
    */
   function onFormSubmit(e) {
     try {
       // Gets the application root folder.
       var destFolder = getFolder_(APP_FOLDER_NAME);
   
       // Gets all form responses.
       let itemResponses = e.response.getItemResponses();
   
       // Determines the subfolder to route the file to, if any.
       var subFolderName;
       let dest = itemResponses.filter((itemResponse) =>
         itemResponse.getItem().getTitle().toString() === APP_SUBFOLDER_ITEM);
   
       // Gets the destination subfolder name, but ignores if APP_SUBFOLDER_NONE was selected;
       if (dest.length > 0) {
         if (dest[0].getResponse() != APP_SUBFOLDER_NONE) {
           subFolderName = dest[0].getResponse();
         }
       }
       // Gets the subfolder or creates it if it doesn't exist.
       if (subFolderName != undefined) {
         destFolder = getSubFolder_(destFolder, subFolderName)
       }
       console.log(`Destination folder to use:
       Name: ${destFolder.getName()}
       ID: ${destFolder.getId()}
       URL: ${destFolder.getUrl()}`)
   
       // Gets the file upload response as an array to allow for multiple files.
       let fileUploads = itemResponses.filter((itemResponse) => itemResponse.getItem().getType().toString() === "FILE_UPLOAD")
         .map((itemResponse) => itemResponse.getResponse())
         .reduce((a, b) => [...a, ...b], []);
   
       // Moves the files to the destination folder.
       if (fileUploads.length > 0) {
         fileUploads.forEach((fileId) => {
           DriveApp.getFileById(fileId).moveTo(destFolder);
           console.log(`File Copied: ${fileId}`)
         });
       }
     }
     catch (err) {
       console.log(err);
     }
   }
   
   
   /**
    * Returns a Drive folder under the passed in objParentFolder parent
    * folder. Checks if folder of same name exists before creating, returning 
    * the existing folder or the newly created one if not found.
    *
    * @param {object} objParentFolder - Drive folder as an object.
    * @param {string} subFolderName - Name of subfolder to create/return.
    * @return {object} Drive folder
    */
   function getSubFolder_(objParentFolder, subFolderName) {
   
     // Iterates subfolders of parent folder to check if folder already exists.
     const subFolders = objParentFolder.getFolders();
     while (subFolders.hasNext()) {
       let folder = subFolders.next();
   
       // Returns the existing folder if found.
       if (folder.getName() === subFolderName) {
         return folder;
       }
     }
     // Creates a new folder if one doesn't already exist.
     return objParentFolder.createFolder(subFolderName)
       .setDescription(`Created by ${APP_TITLE} application to store uploaded Forms files.`);
   }

   Setup.gs

   solutions/automations/upload-files/Setup.js

   Auf GitHub ansehen

   // TODO You must run the setUp() function before you start using this sample.
   
   /** 
    * The setUp() function performs the following:
    *  - Creates a Google Drive folder named by the APP_FOLDER_NAME
    *    variable in the Code.gs file.
    *  - Creates a trigger to handle onFormSubmit events.
    */
   function setUp() {
     // Ensures the root destination folder exists.
     const appFolder = getFolder_(APP_FOLDER_NAME);
     if (appFolder !== null) {
       console.log(`Application folder setup.
       Name: ${appFolder.getName()}
       ID: ${appFolder.getId()}
       URL: ${appFolder.getUrl()}`)
     }
     else {
       console.log(`Could not setup application folder.`)
     }
     // Calls the function that creates the Forms onSubmit trigger.
     installTrigger_();
   }
   
   /** 
    * Returns a folder to store uploaded files in the same location
    * in Drive where the form is located. First, it checks if the folder
    * already exists, and creates it if it doesn't.
    *
    * @param {string} folderName - Name of the Drive folder. 
    * @return {object} Google Drive Folder
    */
   function getFolder_(folderName) {
   
     // Gets the Drive folder where the form is located.
     const ssId = FormApp.getActiveForm().getId();
     const parentFolder = DriveApp.getFileById(ssId).getParents().next();
   
     // Iterates through the subfolders to check if folder already exists.
     // The script checks for the folder name specified in the APP_FOLDER_NAME variable.
     const subFolders = parentFolder.getFolders();
     while (subFolders.hasNext()) {
       let folder = subFolders.next();
   
       // Returns the existing folder if found.
       if (folder.getName() === folderName) {
         return folder;
       }
     }
     // Creates a new folder if one doesn't already exist.
     return parentFolder.createFolder(folderName)
       .setDescription(`Created by ${APP_TITLE} application to store uploaded files.`);
   }
   
   /**
    * Installs trigger to capture onFormSubmit event when a form is submitted.
    * Ensures that the trigger is only installed once.
    * Called by setup().
    */
   function installTrigger_() {
     // Ensures existing trigger doesn't already exist.
     let propTriggerId = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('triggerUniqueId')
     if (propTriggerId !== null) {
       const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
       for (let t in triggers) {
         if (triggers[t].getUniqueId() === propTriggerId) {
           console.log(`Trigger with the following unique ID already exists: ${propTriggerId}`);
           return;
         }
       }
     }
     // Creates the trigger if one doesn't exist.
     let triggerUniqueId = ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit')
       .forForm(FormApp.getActiveForm())
       .onFormSubmit()
       .create()
       .getUniqueId();
     PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('triggerUniqueId', triggerUniqueId);
     console.log(`Trigger with the following unique ID was created: ${triggerUniqueId}`);
   }
   
   /**
    * Removes all script properties and triggers for the project.
    * Use primarily to test setup routines.
    */
   function removeTriggersAndScriptProperties() {
     PropertiesService.getScriptProperties().deleteAllProperties();
     // Removes all triggers associated with project.
     const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
     for (let t in triggers) {
       ScriptApp.deleteTrigger(triggers[t]);
     }
   }
   
   /**
    * Removes all form responses to reset the form.
    */
   function deleteAllResponses() {
     FormApp.getActiveForm().deleteAllResponses();
   }

Skript ausführen

1. Wechseln Sie im Apps Script-Editor zur Datei Setup.gs.
2. Wählen Sie im Drop-down-Menü für Funktionen setUp aus.
3. Klicken Sie auf Ausführen.

4. Autorisieren Sie das Skript, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn auf dem OAuth-Zustimmungsbildschirm die Warnung Diese App ist nicht verifiziert angezeigt wird, wählen Sie Erweitert > Zu {Projektname} (unsicher) aus.

5. Kehren Sie zum Formular zurück und klicken Sie auf „Vorschau“ .

6. Wählen Sie im Formular einen Unterordner aus und laden Sie eine Datei hoch.

7. Klicken Sie auf Senden.

8. Rufen Sie Drive auf und öffnen Sie den Ordner Dateien in Drive hochladen (Antworten in Dateien). Die von Ihnen hochgeladenen Dateien befinden sich in dem Unterordner, den Sie im Formular ausgewählt haben.

Beitragende

Dieses Beispiel wird von Google mit Unterstützung von Google Developer Experts verwaltet.

Nächste Schritte

• Ereignisgesteuerte Trigger
• Referenz für den Google Formulare-Dienst