Nível de programação: iniciante
Duração: 20 minutos
Tipo de projeto: automação com um acionador orientado a eventos
Objetivos
- Entender o que a solução faz.
- Entender o que os serviços do Apps Script fazem na solução.
- Configurar o script.
- Executar o script.
Sobre esta solução
Importante: você precisa ser um administrador do Google Workspace para usar essa solução.
Compartilhe recursos com novos funcionários em uma etapa. Essa solução usa um formulário no Google Formulários para adicionar novos funcionários a um grupo no Grupos do Google. Ao compartilhar recursos com o endereço desse grupo, você pode dar aos novos contratados acesso aos recursos de que eles precisam.
Se você tiver permissão para adicionar usuários a um grupo, poderá usar essa solução para distribuir a responsabilidade a outros membros da equipe. Quando eles enviam o formulário, o acionador orientado a eventos executa o script como você e adiciona o e-mail da nova pessoa ao grupo.
Opcionalmente, você pode ativar as notificações para receber um e-mail sempre que alguém enviar o formulário.
Como funciona
Quando alguém envia um formulário com o e-mail de um usuário e o grupo ao qual ele precisa ser adicionado, o script verifica se a pessoa já pertence a esse grupo. Se sim, o usuário recebe um e-mail confirmando que já está no grupo. Caso contrário, o script adiciona o usuário ao grupo e envia um e-mail de boas-vindas.
Serviços do Apps Script
Essa solução usa os seguintes serviços:
- Serviço de script: cria o acionador que executa o script sempre que alguém envia um formulário.
- Serviço do Grupos: verifica se o e-mail enviado no formulário já é membro do grupo.
- Serviço avançado do diretório do SDK Admin: adiciona o e-mail enviado no formulário ao grupo.
- Serviço de e-mail: envia um e-mail para o endereço enviado no formulário para confirmar a associação ao grupo ou dar as boas-vindas.
- Serviço de planilha: adiciona o status do usuário à planilha de respostas do formulário. O status é Já está no grupo ou Recém-adicionado.
- Serviço de busca de URL: busca um documento do Google Docs como uma string HTML. O documento contém o conteúdo do e-mail enviado pelo script.
Pré-requisitos
- Uma conta do Google Workspace
- Você precisa ser um administrador do Google Workspace
Configurar o script
Clique no botão a seguir para copiar a planilha Compartilhar recursos com novos contratados. O projeto do Apps Script para essa solução está anexado à planilha.
Clique em Extensões > Apps Script.
Em Serviços, verifique se o serviço AdminDirectory está listado. Se estiver, pule para a etapa 6. Caso contrário, continue para a próxima etapa.
Ao lado de Serviços, clique em Adicionar um serviço .
Na caixa de diálogo, selecione API Admin SDK e clique em Adicionar.
Na lista suspensa de funções, selecione installTrigger.
Clique em Executar.
Quando solicitado, autorize o script. <<../_snippets/oauth.md>>
Importante: se você executar essa função mais de uma vez, ela vai gerar vários acionadores e enviar e-mails duplicados. Para excluir acionadores extras, siga estas etapas:
- Clique em Acionadores
. - Ao lado do acionador, clique em Mais
> Excluir acionador.
Executar o script
- Volte para a planilha e clique em Ferramentas > Gerenciar formulário > Acessar formulário ativo.
- Preencha o formulário com seu endereço de e-mail e um grupo para o qual você tenha permissão de gerenciar a participação e clique em Enviar.
- Volte para a planilha e confira a entrada do formulário. A coluna de status mostra se o endereço de e-mail foi adicionado ou já é membro do grupo.
- Confira seu e-mail para receber uma mensagem de boas-vindas ou a confirmação da participação no grupo.
Colaboradores
Este exemplo é mantido pelo Google com a ajuda de Especialistas do Google Developers.