Nível de codificação: iniciante
Duração: 20 minutos
Tipo de projeto: automação com um acionador orientado por eventos
Objetivos
- Entenda o que a solução faz.
- Entenda o que os serviços do Apps Script fazem na solução.
- Configure o script.
- Execute o script.
Sobre esta solução
Importante: você precisa ser um administrador do Google Workspace para usar essa solução.
Compartilhe recursos com os funcionários que chegam em uma única etapa. Essa solução usa um formulário nos Formulários Google para adicionar novos funcionários a um grupo nos Grupos do Google. Ao compartilhar recursos com o endereço desse grupo, você pode facilmente dar aos novos contratados acesso aos recursos de que eles precisam.
Se você tiver permissão para adicionar usuários a um grupo, use essa solução para distribuir a responsabilidade a outros membros da equipe. Quando o formulário é enviado, o acionador orientado a eventos executa o script como você e adiciona o e-mail da nova pessoa ao grupo.
Você também pode ativar as notificações para receber um e-mail sempre que alguém enviar o formulário.
Como funciona
Quando alguém envia um formulário com o e-mail de um usuário e o grupo a que o usuário deve ser adicionado, o script verifica se a pessoa já pertence ou não a esse grupo. Se fizer isso, o usuário receberá um e-mail confirmando que já está no grupo. Caso contrário, o script adicionará o usuário ao grupo e enviará um e-mail de boas-vindas.
Serviços do Apps Script
Essa solução usa os seguintes serviços:
- Serviço de script: cria o acionador que dispara o script sempre que alguém envia um formulário.
- Serviço Grupos: verifica se o e-mail enviado no formulário já é um membro do grupo.
- Serviço avançado do diretório do SDK Admin: adiciona o e-mail enviado no formulário para o grupo.
- Serviço de e-mail: envia um e-mail para o endereço informado no formulário para confirmar a associação ao grupo ou dar as boas-vindas ao grupo.
- Serviço Planilhas: adiciona o status do usuário à planilha de respostas do formulário. O status é Já está no grupo ou Adicionado recentemente.
- Serviço de busca de URL: busca um documento do Documentos Google como uma string HTML. O documento tem o conteúdo do e-mail que o script envia.
Pré-requisitos
- Uma conta do Google Workspace
- Você precisa ser um administrador do Google Workspace
Configurar o script
Clique no botão a seguir para copiar a planilha Compartilhar recursos com novas contratações. O projeto do Apps Script para esta solução está anexado à planilha.
Fazer uma cópiaClique em Extensões > Apps Script.
Em Serviços, verifique se o serviço AdminDirectory está listado. Se esse for o caso, pule para a etapa 6. Se não estiver, siga para a próxima etapa.
Ao lado de Serviços, clique em Adicionar um serviço .
Na caixa de diálogo, selecione API Admin SDK e clique em Adicionar.
No menu suspenso de funções, selecione installTrigger.
Clique em Executar.
Quando solicitado, autorize o script. Se a tela de permissão OAuth mostrar o aviso Este app não foi verificado, continue selecionando Avançado > Acessar {Nome do projeto} (não seguro).
Importante: se você executar essa função mais de uma vez, ela vai gerar vários acionadores e enviar e-mails duplicados. Para excluir outros gatilhos, siga estas etapas:
- Clique em Gatilhos
. - Ao lado do gatilho, clique em Mais
> Excluir gatilho.
Executar o script
- Volte para a planilha e clique em Ferramentas > Gerenciar formulário > Ir para o formulário publicado.
- Preencha o formulário com seu endereço de e-mail e um grupo que você tem permissão para gerenciar a associação e clique em Enviar.
- Volte para a planilha e visualize a entrada do formulário. A coluna de status mostra se o endereço de e-mail foi adicionado ao grupo ou já é membro.
- Verifique se você recebeu um e-mail de boas-vindas ou a confirmação da sua associação ao grupo.
Colaboradores
Esta amostra é mantida pelo Google com a ajuda de especialistas do Google Developers.