Berbagi fasilitas dengan karyawan baru

Tingkat coding: Pemula
Durasi: 20 menit
Jenis project: Otomatisasi dengan pemicu berbasis peristiwa

Tujuan

  • Pahami fungsi solusi.
  • Pahami fungsi layanan Apps Script dalam solusi.
  • Siapkan skrip.
  • Jalankan skrip.

Tentang solusi ini

Penting: Anda harus menjadi Administrator Google Workspace untuk menggunakan solusi ini.

Bagikan referensi kepada karyawan baru dalam satu langkah. Solusi ini menggunakan formulir di Google Formulir untuk menambahkan karyawan baru ke grup di Google Grup. Dengan membagikan sumber daya ke alamat grup tersebut, Anda dapat dengan mudah memberi karyawan baru akses ke sumber daya yang mereka butuhkan.

Jika memiliki izin untuk menambahkan pengguna ke grup, Anda dapat menggunakan solusi ini untuk mendistribusikan tanggung jawab kepada anggota tim lainnya. Saat mereka mengirimkan formulir, pemicu berbasis peristiwa menjalankan skrip sebagai Anda dan menambahkan email orang baru ke grup.

Secara opsional, Anda dapat mengaktifkan notifikasi untuk mendapatkan email setiap kali seseorang mengirimkan formulir.

Demo menambahkan pengguna ke Grup Google dari Google Formulir

Cara kerjanya

Saat seseorang mengirimkan formulir dengan email pengguna dan grup yang harus ditambahkan pengguna, skrip akan memeriksa apakah orang tersebut sudah tergabung dalam grup tersebut atau belum. Jika sudah, pengguna akan menerima email yang mengonfirmasi bahwa dia sudah tergabung dalam grup. Jika tidak, skrip akan menambahkan pengguna ke grup dan mengirimkan email selamat datang kepada pengguna tersebut.

Layanan Apps Script

Solusi ini menggunakan layanan berikut:

  • Layanan skrip–Membuat pemicu yang menjalankan skrip setiap kali seseorang mengirimkan formulir.
  • Layanan grup–Memeriksa apakah email yang dikirimkan di formulir sudah menjadi anggota grup.
  • Layanan lanjutan Direktori Admin SDK–Menambahkan email yang dikirimkan pada formulir ke grup.
  • Layanan email–Mengirim email ke alamat email yang dikirimkan di formulir untuk mengonfirmasi keanggotaan grup atau menyambut anggota baru ke grup.
  • Layanan Spreadsheet–Menambahkan status pengguna ke spreadsheet respons formulir. Statusnya adalah Sudah ada di grup atau Baru ditambahkan.
  • Layanan Pengambilan URL–Mengambil dokumen Google Dokumen sebagai string HTML. Dokumen berisi konten email yang dikirim skrip.

Prasyarat

Menyiapkan skrip

  1. Klik tombol berikut untuk menyalin spreadsheet Bagikan sumber daya dengan karyawan baru. Project Apps Script untuk solusi ini dilampirkan ke spreadsheet.
    Buat salinan

  2. Klik Ekstensi > Apps Script.

  3. Di bagian Layanan, pastikan layanan AdminDirectory tercantum. Jika ya, langsung ke langkah 6. Jika tidak, lanjutkan ke langkah berikutnya.

  4. Di samping Layanan, klik Tambahkan layanan .

  5. Di dialog, pilih Admin SDK API, lalu klik Tambahkan.

  6. Di dropdown fungsi, pilih installTrigger.

  7. Klik Run.

  8. Saat diminta, izinkan skrip. Jika layar izin OAuth menampilkan peringatan Aplikasi ini belum diverifikasi, lanjutkan dengan memilih Lanjutan > Buka {Project Name} (tidak aman).

Penting: Jika Anda menjalankan fungsi ini lebih dari sekali, beberapa pemicu akan dibuat dan email duplikat akan dikirim. Untuk menghapus pemicu tambahan, lakukan langkah-langkah berikut:

  1. Klik Pemicu .
  2. Di samping pemicu, klik Lainnya > Hapus pemicu.

Jalankan skrip:

  1. Kembali ke spreadsheet dan klik Alat > Kelola formulir > Buka formulir aktif.
  2. Isi formulir dengan alamat email Anda dan grup yang izin keanggotaannya dapat Anda kelola, lalu klik Kirim.
  3. Kembali ke spreadsheet dan lihat entri formulir. Kolom status menunjukkan apakah alamat email Anda ditambahkan ke atau sudah menjadi anggota grup.
  4. Periksa email Anda untuk menemukan email sambutan atau konfirmasi keanggotaan grup Anda.

Kontributor

Contoh ini dikelola oleh Google dengan bantuan Pakar Developer Google.

Langkah berikutnya