שיתוף משאבים עם עובדים חדשים

רמת הקידוד: מתחילים
משך: 20 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם טריגר מבוסס-אירועים

מטרות

  • להבין מה הפתרון עושה.
  • הסבר על הפעולות של שירותי Apps Script בפתרון.
  • מגדירים את הסקריפט.
  • מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

חשוב: כדי להשתמש בפתרון הזה, צריך להיות אדמין ב-Google Workspace.

לשתף משאבים עם עובדים חדשים בשלב אחד. הפתרון הזה משתמש בטופס ב-Google Forms כדי להוסיף עובדים חדשים לקבוצה ב-Google Groups. כשמשתפים משאבים עם כתובת הקבוצה, קל לתת לעובדים חדשים גישה למשאבים שהם צריכים.

אם יש לכם הרשאה להוסיף משתמשים לקבוצה, אתם יכולים להשתמש בפתרון הזה כדי לחלק את האחריות בין חברים אחרים בצוות. כשהם שולחים את הטופס, הטריגר מבוסס-האירועים מריץ את הסקריפט בשם המשתמש שלכם ומוסיף את כתובת האימייל של האדם החדש לקבוצה.

אופציונלי: אתם יכולים להפעיל התראות כדי לקבל אימייל בכל פעם שמישהו שולח את הטופס.

הדגמה של הוספת משתמש לקבוצת Google מ-Google Forms

איך זה עובד

כשמישהו שולח טופס עם כתובת אימייל של משתמש ועם הקבוצה שאליה צריך להוסיף את המשתמש, הסקריפט בודק אם המשתמש כבר שייך לקבוצה הזו. אם כן, המשתמש יקבל אימייל עם אישור לכך שהוא כבר חבר בקבוצה. אחרת, הסקריפט מוסיף את המשתמש לקבוצה ושולח לו אימייל ברוכים הבאים.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:

דרישות מוקדמות

הגדרת הסקריפט

  1. כדי להעתיק את הגיליון האלקטרוני Share resources with new hires לוחצים על הלחצן הבא. פרויקט Apps Script של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
    יצירת עותק

  2. לוחצים על תוספים > Apps Script.

  3. בקטע שירותים, מוודאים שהשירות AdminDirectory מופיע ברשימה. אם כן, מדלגים לשלב 6. אם לא, ממשיכים לשלב הבא.

  4. לצד שירותים, לוחצים על סמל הוספת שירות .

  5. בתיבת הדו-שיח, בוחרים באפשרות Admin SDK API ולוחצים על Add (הוספה).

  6. בתפריט הנפתח של הפונקציה, בוחרים באפשרות installTrigger.

  7. לוחצים על Run.

  8. כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט. אם במסך ההסכמה ל-OAuth מוצגת האזהרה האפליקציה הזו לא אומתה, ממשיכים בתהליך על ידי בחירה באפשרות מתקדם > מעבר אל {שם הפרויקט} (לא בטוח).

חשוב: אם מריצים את הפונקציה הזו יותר מפעם אחת, היא יוצרת כמה טריגרים ותשלח הודעות אימייל כפולות. כדי למחוק טריגרים מיותרים, פועלים לפי השלבים הבאים:

  1. לוחצים על Triggers (טריגרים) .
  2. לצד הטריגר, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות > מחיקת הטריגר.

הפעלת הסקריפט

  1. חוזרים לגיליון האלקטרוני ולוחצים על כלים > ניהול הטופס > מעבר לטופס הפעיל.
  2. ממלאים את הטופס עם כתובת האימייל וקבוצה שיש לכם הרשאה לנהל את החברות בה, ולוחצים על שליחה.
  3. חוזרים לגיליון האלקטרוני ורואים את הערך בטופס. בעמודת הסטטוס מוצג אם כתובת האימייל שלכם נוספה לקבוצה או שהיא כבר חברה בקבוצה.
  4. בודקים אם קיבלתם אימייל בברכה או אישור על ההצטרפות לקבוצה.

תורמים

הדוגמה הזו מתוחזקת על ידי Google בעזרת מומחי Google לפיתוח.

השלבים הבאים