שיתוף משאבים עם עובדים חדשים

רמת תכנות: מתחיל
משך: 20 דקות
סוג פרויקט: אוטומציה עם טריגר מבוסס-אירוע

מטרות

  • הבנה מה הפתרון עושה.
  • להבין מה שירותי Apps Script עושים במסגרת הפתרון.
  • מגדירים את הסקריפט.
  • מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

חשוב לדעת: רק אדמינים ב-Google Workspace יכולים להשתמש בפתרון הזה.

שיתוף משאבים עם עובדים נכנסים בפעולה אחת. בפתרון הזה משתמשים בטופס ב-Google Forms כדי להוסיף עובדים חדשים לקבוצה בקבוצות Google. שיתוף המשאבים עם הכתובת של הקבוצה יאפשר לעובדים חדשים גישה למשאבים שהם צריכים.

אם יש לכם הרשאה להוסיף משתמשים לקבוצה, אתם יכולים להשתמש בפתרון הזה כדי לחלק את האחריות לחברים אחרים בצוות. כשהוא שולח את הטופס, הטריגר שמבוסס על אירוע יריץ את הסקריפט בזמןכם ויוסיף לקבוצה את האימייל של האדם החדש.

לחלופין, אפשר להפעיל את ההתראות על מנת לקבל אימייל בכל פעם שמישהו שולח את הטופס.

הדגמה של הוספת משתמש לקבוצת Google מ-Google Forms

איך זה עובד

כשמישהו שולח טופס עם כתובת האימייל של המשתמש והקבוצה שאליה צריך להוסיף את המשתמש, הסקריפט בודק אם הוא כבר שייך לקבוצה הזו או לא. אם כן, המשתמש יקבל הודעת אימייל שמאשרת שהוא כבר בקבוצה. אחרת, הסקריפט יוסיף את המשתמש לקבוצה וישלח לו אימייל 'ברוכים הבאים'.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:

  • שירות סקריפט – יוצר את הטריגר שמפעיל את הסקריפט בכל פעם שמשתמש שולח טופס.
  • שירות קבוצות Google – בודק אם האימייל שנשלח בטופס כבר חבר בקבוצה.
  • Admin SDK Directory Advanced – הוספת האימייל שנשלח בטופס לקבוצה.
  • שירות דואר – שליחת אימייל לכתובת האימייל שמצוינת בטופס כדי לאשר את החברות שלהם בקבוצה או לברך אותם על ההצטרפות לקבוצה.
  • שירות גיליון אלקטרוני – הוספת הסטטוס של המשתמש לגיליון האלקטרוני של התגובות לטופס. הסטטוס הוא כבר בקבוצה או נוספה לאחרונה.
  • שירות אחזור כתובות אתרים - מאחזר מסמך Google Docs כמחרוזת HTML. המסמך מכיל את התוכן של האימייל שהסקריפט שולח.

דרישות מוקדמות

הגדרת הסקריפט

  1. לחצו על הלחצן הבא כדי להעתיק את הגיליון האלקטרוני Share resources עם עובדים חדשים. פרויקט Apps Script של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
    יצירת עותק

  2. לוחצים על תוספים > Apps Script.

  3. בקטע Services מוודאים שהשירות AdminDirectory רשום. אם כן, דלגו לשלב 6. אם לא, ממשיכים לשלב הבא.

  4. לצד שירותים, לוחצים על 'הוספת שירות' .

  5. בתיבת הדו-שיח בוחרים באפשרות Admin SDK API ולוחצים על Add.

  6. בתפריט הנפתח של הפונקציה, בוחרים installTrigger

  7. לוחצים על Run.

  8. כשתוצג בקשה, מאשרים את הסקריפט. אם במסך ההסכמה של OAuth מוצגת האזהרה האפליקציה הזו לא מאומתת, אפשר להמשיך בלחיצה על אפשרויות מתקדמות > מעבר אל {Project Name} (לא בטוח).

חשוב: אם תריצו את הפונקציה הזו יותר מפעם אחת, היא תיצור מספר טריגרים ותשלח הודעות אימייל כפולות. כדי למחוק טריגרים נוספים:

  1. לוחצים על Triggers (טריגרים) .
  2. ליד הטריגר, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות > מחיקת הטריגר.

מריצים את הסקריפט

  1. חוזרים לגיליון האלקטרוני ולוחצים על Tools (כלים) > Manage form > Go to live form (מעבר לטופס הפעיל).
  2. ממלאים בטופס את כתובת האימייל שלכם ואת הקבוצה שיש לכם הרשאה לנהל בה את החברות במועדון, ולוחצים על Submit.
  3. חוזרים לגיליון האלקטרוני וצופים ברשומה של הטופס. בעמודת הסטטוס תוכלו לראות אם כתובת האימייל שלכם נוספה או שכבר חברה בקבוצה.
  4. חפשו באימייל הודעת הצטרפות או אישור על החברות שלכם בקבוצה.

תורמים

הדוגמה הזו מנוהלת על ידי Google בעזרת מומחי המפתחים של Google.

השלבים הבאים