Crea un registro para las sesiones de una conferencia

Nivel de programación: Principiante
Duración: 5 minutos
Tipo de proyecto: Automatización con un menú personalizado y un activador controlado por eventos

Acerca de esta solución

Crear un sistema de registro de eventos de extremo a extremo Si tienes un evento próximo, como una conferencia, puedes configurar un calendario nuevo para las sesiones de conferencia, crear un formulario de registro y enviar automáticamente por correo electrónico a los asistentes itinerarios personalizados.

Información de Hojas de cálculo que se transferirá a Formularios y Calendario

Cómo funciona

En esta solución, se usa un menú personalizado en Hojas de cálculo de Google para implementar un sistema de registro de eventos automatizado. La secuencia de comandos crea un calendario con los eventos de conferencia que aparecen en la hoja de cálculo de Google. Luego, la secuencia de comandos crea un formulario con la lista de eventos a los que los asistentes pueden registrarse. Después de que los asistentes llenen el formulario, la secuencia de comandos agregará a los asistentes a los eventos de calendario y los itinerarios que se les enviarán por correo electrónico.

Servicios de Apps Script

En esta solución, se usan los siguientes servicios:

  • Servicio de hoja de cálculo: proporciona la información del evento a los otros servicios.
  • Servicio de Calendario: Crea un calendario nuevo para el evento, agrega eventos al calendario y agrega asistentes a los eventos en los que se registran.
  • Servicio de propiedades: Almacena el ID del calendario creado por el servicio de calendario. Cuando un usuario hace clic en Configurar conferencia en el menú Conferencia personalizado, el Servicio de propiedades comprueba si ya se configuró el sistema de registro de eventos y si la propiedad de ID de calendario está presente. Esto ayuda a evitar la creación de formularios y calendarios duplicados.
  • Servicio de formularios: Crea un formulario a partir de la información de la hoja de cálculo que permite a los asistentes registrarse en las sesiones.
  • Servicio de secuencia de comandos: Crea un activador que se activa cuando un asistente llena el formulario.
  • Servicio de documentos: Obtiene la información de los eventos a los que se registra un asistente y agrega una lista de los eventos a un documento nuevo. La secuencia de comandos le otorga permiso a los asistentes para editar el documento.
  • Servicio de correo electrónico: Envía el documento de itinerario por correo electrónico al asistente.

Antes de comenzar

Para usar esta muestra, necesitas los siguientes requisitos previos:

  • Una Cuenta de Google (Google Workspace cuentas pueden requerir la aprobación del administrador)
  • Un navegador web con acceso a Internet

Pruébalo

Paso 1: Configure la hoja de cálculo y el formulario

  1. Haz clic en el botón que aparece a continuación para hacer una copia de la hoja de cálculo de ejemplo Crea un registro para sesiones en una conferencia.
    Crear una copia
  2. Haz clic en Conferencia Configurar conferencia. Es posible que debas actualizar la página para que aparezca este menú personalizado.
  3. Cuando se te solicite, autoriza la secuencia de comandos.
  4. Haz clic en Conferencia > Configurar conferencia nuevamente.

Paso 2: Regístrate para participar en eventos

  1. Haz clic en Herramientas > Administrar formulario > Ir al formulario publicado.
  2. Llena y envía el formulario.
  3. Ve a calendar.google.com.
  4. A la izquierda, asegúrate de que la casilla junto a Calendario de conferencias esté marcada.
  5. Ve a las fechas de los eventos en los que te registraste y confirma que te agregaron como asistentes.

Abre el proyecto de Apps Script

El código de la secuencia de comandos de muestra incluye comentarios en línea para ayudarte a comprender cómo funciona. Para acceder al código, en la hoja de cálculo, haz clic en Extensiones > Apps Script.

Modificaciones

Puedes editar la automatización del registro para las sesiones de eventos tanto como quieras según tus necesidades. Si quieres volver a probar esta solución o personalizarla para usar tu propia información de eventos, debes restablecer algunos elementos que se configuraron cuando ejecutaste la secuencia de comandos por primera vez. A continuación, se detallan los pasos para restablecer la solución.

Restablecer la solución

Paso 1: Restablece las propiedades de la secuencia de comandos almacenadas

Si intentas ejecutar la secuencia de comandos más de una vez, aparecerá el mensaje Tu conferencia ya está configurada. Busque en Google Drive el formulario de registro. Esto sucede porque, una vez que se crea el calendario de la conferencia, el ID de calendario se almacena como una propiedad de la secuencia de comandos. Cuando se ejecuta la secuencia de comandos, verifica si la propiedad de ID de calendario ya existe y deja de ejecutarse si existe.

Sigue estos pasos para quitar la propiedad de ID de calendario existente:

  1. En la hoja de cálculo, haz clic en Extensiones > Apps Script.
  2. En el editor de Apps Script, selecciona resetProperties en la lista desplegable de funciones y haz clic en Ejecutar.

Paso 2: Borra el calendario de la conferencia

Cada vez que se ejecuta la secuencia de comandos, se crea un calendario nuevo. Si no quieres conservar el calendario original que creaste, sigue estos pasos:

  1. Ve a calendar.google.com.
  2. Junto a Calendario de conferencias, haz clic en Opciones para Calendario de conferencias > Configuración y uso compartido.
  3. Desplázate hasta el final de la configuración y haz clic en Borrar.

Paso 3: Borra el activador de envío del formulario

La secuencia de comandos crea un activador cada vez que se ejecuta en un formulario. Para evitar varios activadores que generen correos electrónicos duplicados, quita el activador original. Lleve a cabo los pasos siguientes:

  1. En la hoja de cálculo, haz clic en Extensiones > Apps Script.
  2. En el proyecto de Apps Script, a la izquierda, haz clic en Activadores .
  3. Junto al activador, haz clic en Más > Borrar activador.

Cada vez que ejecute la secuencia de comandos, se creará un formulario nuevo. Sigue estos pasos para desvincular el formulario de tu hoja de cálculo y borrarlo:

  1. En la hoja de cálculo, haz clic con el botón derecho en la hoja Respuestas del formulario y haz clic en Desvincular formulario > Aceptar.
  2. Vuelve a hacer clic con el botón derecho en la hoja Formularios de respuestas y, luego, haz clic en Borrar > Aceptar.
  3. Ve a forms.google.com.
  4. Haz clic con el botón derecho en Formulario de conferencia y haz clic en Quitar > Mover a la papelera.

Una vez que restablezcas la solución, podrás agregar tus propios datos o seguir usando los datos de muestra y volver a ejecutar la secuencia de comandos.

Colaboradores

Google mantiene esta muestra con la ayuda de Expertos de Google Developers.