Répondre aux commentaires

Niveau de programmation : débutant
Durée : 15 minutes
Type de projet : automatisation avec un menu personnalisé et un déclencheur événementiel

Objectifs

  • Comprendre ce que fait la solution
  • Comprendre le rôle des services Apps Script dans la solution
  • Configurez le script.
  • Exécutez le script.

À propos de cette solution

Créez automatiquement des brouillons de réponses aux commentaires reçus dans Google Forms. Cette solution se concentre sur les commentaires des élèves sur les cours, mais vous pouvez l'appliquer à n'importe quel cas d'utilisation pour lequel vous recevez des commentaires via Google Forms.

Réponses aux formulaires envoyées depuis Gmail

Fonctionnement

Le script installe un déclencheur événementiel qui s'exécute chaque fois qu'un utilisateur envoie un formulaire. À chaque envoi de formulaire, le script crée un brouillon d'e-mail dans Gmail. L'e-mail est adressé à la personne qui a envoyé le formulaire. Il inclut les réponses au formulaire et un message de remerciement générique. Vous pouvez modifier l'e-mail avant de l'envoyer.

Services Apps Script

Cette solution utilise les services suivants :

  • Service de script : installe le déclencheur événementiel qui s'active lorsqu'un utilisateur envoie un formulaire.
  • Service de feuille de calcul : envoie les réponses du formulaire à Gmail.
  • Service Gmail : crée le brouillon d'e-mail avec le message de remerciement et les réponses du formulaire.

Prérequis

Pour utiliser cet exemple, vous devez remplir les conditions préalables suivantes :

  • Un compte Google (l'approbation de l'administrateur peut être nécessaire pour les comptes Google Workspace).
  • Un navigateur Web avec accès à Internet.

Configurer le script

Cliquez sur le bouton suivant pour copier l'exemple de feuille de calcul Répondre aux commentaires. Le projet Apps Script de cette solution est joint à la feuille de calcul.
Créer une copie

Exécuter le script

  1. Cliquez sur Outil de réponse aux formulaires > Activer les réponses automatiques. Vous devrez peut-être actualiser la page pour que ce menu personnalisé s'affiche.

  2. Lorsque vous y êtes invité, autorisez le script. Si l'écran de consentement OAuth affiche l'avertissement Cette application n'est pas validée, poursuivez en sélectionnant Avancé > Accéder à {Nom du projet} (non sécurisé).

  3. Cliquez sur Outil de réponse aux formulaires > Activer les réponses automatiques.

  4. Cliquez sur Outils > Gérer le formulaire > Accéder au formulaire en ligne.

  5. Remplissez le formulaire, puis cliquez sur Envoyer.

  6. Ouvrez Gmail et vérifiez vos brouillons. Vous devriez avoir un nouveau brouillon avec la réponse au formulaire.

Examiner le code

Pour consulter le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source ci-dessous :

Afficher le code source

Code.gs

solutions/automations/course-feedback-response/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/course-feedback-response

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Creates custom menu for user to run scripts.
 */
function onOpen() {
  let ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Form Reply Tool')
      .addItem('Enable auto draft replies', 'installTrigger')
      .addToUi();
}

/**
 * Installs a trigger on the Spreadsheet for when a Form response is submitted.
 */
function installTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit')
      .forSpreadsheet(SpreadsheetApp.getActive())
      .onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a draft email for every response on a form
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit(e) {
  let responses = e.namedValues;

  // parse form response data
  let timestamp = responses.Timestamp[0];
  let email = responses['Email address'][0].trim();

  // create email body
  let emailBody = createEmailBody(responses);

  // create draft email
  createDraft(timestamp, email, emailBody);
}

/**
 * Creates email body and includes feedback from Google Form.
 *
 * @param {string} responses - The form response data
 * @return {string} - The email body as an HTML string
 */
function createEmailBody(responses) {
  // parse form response data
  let name = responses.Name[0].trim();
  let industry = responses['What industry do you work in?'][0];
  let source = responses['How did you find out about this course?'][0];
  let rating = responses['On a scale of 1 - 5 how would you rate this course?'][0];
  let productFeedback = responses['What could be different to make it a 5 rating?'][0];
  let otherFeedback = responses['Any other feedback?'][0];

  // create email body
  let htmlBody = 'Hi ' + name + ',<br><br>' +
    'Thanks for responding to our course feedback questionnaire.<br><br>' +
      'It\'s really useful to us to help improve this course.<br><br>' +
        'Have a great day!<br><br>' +
          'Thanks,<br>' +
            'Course Team<br><br>' +
              '****************************************************************<br><br>' +
                '<i>Your feedback:<br><br>' +
                  'What industry do you work in?<br><br>' +
                    industry + '<br><br>' +
                      'How did you find out about this course?<br><br>' +
                        source + '<br><br>' +
                          'On a scale of 1 - 5 how would you rate this course?<br><br>' +
                            rating + '<br><br>' +
                              'What could be different to make it a 5 rating?<br><br>' +
                                productFeedback + '<br><br>' +
                                  'Any other feedback?<br><br>' +
                                    otherFeedback + '<br><br></i>';

  return htmlBody;
}

/**
 * Create a draft email with the feedback
 *
 * @param {string} timestamp Timestamp for the form response
 * @param {string} email Email address from the form response
 * @param {string} emailBody The email body as an HTML string
 */
function createDraft(timestamp, email, emailBody) {
  console.log('draft email create process started');

  // create subject line
  let subjectLine = 'Thanks for your course feedback! ' + timestamp;

  // create draft email
  GmailApp.createDraft(
      email,
      subjectLine,
      '',
      {
        htmlBody: emailBody,
      }
  );
}

Contributeurs

Cet exemple a été créé par Ben Collins, formateur sur benlcollins.com et Google Developer Expert.

Cet exemple est géré par Google avec l'aide des Google Developer Experts.

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