Répondre aux commentaires

Niveau de programmation : Débutant
Durée : 15 minutes
Type de projet : Automatisation avec un menu personnalisé et un déclencheur basé sur les événements

Objectifs

  • Comprendre le fonctionnement de la solution.
  • Comprendre le rôle des services Apps Script dans la solution.
  • Configurer le script.
  • Exécuter le script.

À propos de cette solution

Créez automatiquement des brouillons de réponses par e-mail aux commentaires envoyés via Google Forms. Cette solution est axée sur les commentaires des élèves sur les cours, mais vous pouvez l'appliquer à n'importe quel cas d'utilisation pour lequel vous recevez des commentaires à l'aide de Google Forms.

Réponses aux formulaires envoyées depuis Gmail

Fonctionnement

Le script installe un déclencheur basé sur les événements qui s'exécute chaque fois qu'un utilisateur envoie un formulaire. À chaque envoi de formulaire, le script crée un brouillon d'e-mail dans Gmail. L'e-mail est adressé à la personne qui a envoyé le formulaire et inclut les réponses au formulaire ainsi qu'un message de remerciement générique. Vous pouvez modifier l'e-mail avant de l'envoyer.

Services Apps Script

Cette solution utilise les services suivants :

  • Service Script : installe le déclencheur basé sur les événements qui se déclenche lorsqu'une personne envoie un formulaire.
  • Service Spreadsheet : envoie les réponses au formulaire à Gmail.
  • Service Gmail : crée le brouillon d'e-mail avec le message de remerciement et les réponses au formulaire.

Prérequis

Pour utiliser cet exemple, vous devez remplir les conditions préalables suivantes :

  • Un compte Google (l'approbation de l'administrateur peut être nécessaire pour les comptes Google Workspace).
  • Un navigateur Web avec accès à Internet.

Configurer le script

Cliquez sur le bouton suivant pour créer une copie de l'exemple de feuille de calcul Sheets Répondre aux commentaires :

Créer une copie

Exécuter le script

  1. Cliquez sur Form reply tool > Enable auto draft replies (Outil de réponse au formulaire > Activer les brouillons de réponses automatiques). Vous devrez peut-être actualiser la page pour que ce menu personnalisé s'affiche.
  2. Lorsque vous y êtes invité, autorisez les scripts. <<../_snippets/oauth.md>>
  3. Cliquez à nouveau sur Form reply tool > Enable auto draft replies (Outil de réponse au formulaire > Activer les brouillons de réponses automatiques).
  4. Cliquez sur Tools > Manage form > Go to live form (Outils > Gérer le formulaire > Accéder au formulaire en ligne).
  5. Remplissez le formulaire, puis cliquez sur Submit (Envoyer).
  6. Ouvrez Gmail et vérifiez vos brouillons. Vous devriez avoir un nouveau brouillon avec la réponse au formulaire.

Examiner le code

Pour examiner le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source :

Afficher le code source

Code.gs

solutions/automations/course-feedback-response/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/course-feedback-response

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Creates custom menu for user to run scripts.
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu("Form Reply Tool")
    .addItem("Enable auto draft replies", "installTrigger")
    .addToUi();
}

/**
 * Installs a trigger on the Spreadsheet for when a Form response is submitted.
 */
function installTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger("onFormSubmit")
    .forSpreadsheet(SpreadsheetApp.getActive())
    .onFormSubmit()
    .create();
}

/**
 * Creates a draft email for every response on a form
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit(e) {
  const responses = e.namedValues;

  // parse form response data
  const timestamp = responses.Timestamp[0];
  const email = responses["Email address"][0].trim();

  // create email body
  const emailBody = createEmailBody(responses);

  // create draft email
  createDraft(timestamp, email, emailBody);
}

/**
 * Creates email body and includes feedback from Google Form.
 *
 * @param {string} responses - The form response data
 * @return {string} - The email body as an HTML string
 */
function createEmailBody(responses) {
  // parse form response data
  const name = responses.Name[0].trim();
  const industry = responses["What industry do you work in?"][0];
  const source = responses["How did you find out about this course?"][0];
  const rating =
    responses["On a scale of 1 - 5 how would you rate this course?"][0];
  const productFeedback =
    responses["What could be different to make it a 5 rating?"][0];
  const otherFeedback = responses["Any other feedback?"][0];

  // create email body
  const htmlBody = `Hi ${name},<br><br>Thanks for responding to our course feedback questionnaire.<br><br>It's really useful to us to help improve this course.<br><br>Have a great day!<br><br>Thanks,<br>Course Team<br><br>****************************************************************<br><br><i>Your feedback:<br><br>What industry do you work in?<br><br>${industry}<br><br>How did you find out about this course?<br><br>${source}<br><br>On a scale of 1 - 5 how would you rate this course?<br><br>${rating}<br><br>What could be different to make it a 5 rating?<br><br>${productFeedback}<br><br>Any other feedback?<br><br>${otherFeedback}<br><br></i>`;

  return htmlBody;
}

/**
 * Create a draft email with the feedback
 *
 * @param {string} timestamp Timestamp for the form response
 * @param {string} email Email address from the form response
 * @param {string} emailBody The email body as an HTML string
 */
function createDraft(timestamp, email, emailBody) {
  console.log("draft email create process started");

  // create subject line
  const subjectLine = `Thanks for your course feedback! ${timestamp}`;

  // create draft email
  GmailApp.createDraft(email, subjectLine, "", {
    htmlBody: emailBody,
  });
}
 
</section>

Contributeurs

Cet exemple a été créé par Ben Collins, formateur sur benlcollins.com et Google Developer Expert.

Cet exemple est géré par Google avec l'aide de Google Developer Experts.

Étapes suivantes