Membuat agenda untuk rapat

Tingkat coding: Pemula
Durasi: 15 menit
Jenis project: Otomatisasi dengan pemicu berbasis peristiwa

Tujuan

  • Memahami fungsi solusi.
  • Memahami fungsi layanan Apps Script dalam solusi.
  • Menyiapkan skrip.
  • Menjalankan skrip.

Tentang solusi ini

Buat dokumen agenda secara otomatis di Google Dokumen dan lampirkan ke rapat Google Kalender Anda.

Dokumen agenda dilampirkan ke acara Google Kalender

Cara kerjanya

Skrip membuat template dokumen untuk agenda. Saat Anda memperbarui kalender, skrip akan memeriksa apakah ada acara yang Anda miliki menyertakan "#agenda" dalam deskripsi. Jika tag ada, skrip akan membuat salinan template, menambahkannya ke acara kalender, dan membagikannya kepada peserta acara.

Layanan Google Apps Script

Solusi ini menggunakan layanan berikut:

  • Layanan Google Drive: Memeriksa apakah dokumen template ada. Jika tidak ada, skrip akan membuat folder baru untuk dokumen template dan membuat salinan dokumen template untuk setiap agenda baru.
  • Layanan Dokumen: Membuat template agenda.
  • Layanan Kalender: Memeriksa acara dengan tag "#agenda" dan memperbarui deskripsi acara dengan link ke dokumen agenda.
  • Layanan dasar: Menggunakan class Session untuk mendapatkan email pengguna. Hal ini membantu membuat pemicu untuk pengguna saat ini.
  • Layanan skrip: Membuat pemicu yang berjalan setiap kali ada perubahan pada kalender pengguna.

Prasyarat

Untuk menggunakan contoh ini, Anda memerlukan prasyarat berikut:

  • Akun Google (akun Google Workspace mungkin memerlukan persetujuan administrator).
  • Browser web dengan akses ke internet.

Menyiapkan skrip

  1. Klik tombol berikut untuk membuka project Apps Script contoh Make an agenda for meetings:

    Membuka project

  2. Klik Overview .

  3. Di halaman ringkasan, klik Buat salinan Ikon untuk membuat salinan.

  4. Di project yang disalin, di menu drop-down fungsi, pilih setUp.

  5. Klik Run.

  6. Saat diminta, izinkan skrip. <<../_snippets/oauth.md>>

Menjalankan skrip

  1. Buka Kalender.
  2. Buat acara baru atau edit acara yang sudah ada.
  3. Dalam deskripsi, tambahkan #agenda dan simpan acara.
  4. Periksa email Anda untuk melihat notifikasi email bahwa dokumen telah dibagikan kepada Anda, atau muat ulang Kalender dan klik acara lagi untuk melihat link ke dokumen agenda.

Semua peserta akan menerima notifikasi email untuk melihat agenda. Skrip memberi peserta izin untuk mengedit, tetapi Anda dapat mengedit skrip untuk memperbarui izin dokumen agenda bagi peserta.

Meninjau kode

Untuk meninjau kode Apps Script untuk solusi ini, klik View source code:

Melihat kode sumber

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName("Agenda Maker - App");
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    const folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ===
        "Apps Script App - Do not change this description" &&
      folder.getOwner().getEmail() === Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  const folder = DriveApp.createFolder("Agenda Maker - App");
  folder.setDescription("Apps Script App - Do not change this description");
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName("Agenda TEMPLATE##");

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create("Agenda TEMPLATE##");
  const body = doc.getBody();

  body
    .appendParagraph("##Attendees##")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Overview")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Topic 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Next Steps")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph("- Takeaway 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
    now,
    new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
    { search: "#agenda" },
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search("#agenda") === -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName(`Agenda for ${event.getTitle()}`);

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText("##Attendees##");
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (const i in event.getGuestList()) {
          const guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText("##Attendees##", "Attendees");
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = `https://docs.google.com/document/d/${newDoc.getId()}`;
      description = description.replace(
        "#agenda",
        `<a href=${agendaUrl}>Agenda Doc</a>`,
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (const i in event.getGuestList()) {
        const guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  const email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange")
    .forUserCalendar(email)
    .onEventUpdated()
    .create();
}
 
</section>

Modifikasi

Anda dapat mengedit contoh sebanyak yang Anda inginkan agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Berikut beberapa perubahan opsional yang dapat Anda lakukan.

Memperbarui izin dokumen agenda untuk peserta

Skrip memberi peserta izin untuk mengedit. Jika Anda ingin membatasi izin hanya untuk melihat, ganti metode addEditor dengan metode addViewer di bagian kode berikut: 

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Mengedit template dokumen agenda

Untuk memperbarui template dokumen agenda, lakukan langkah-langkah berikut:

  1. Setelah membuat agenda pertama dalam acara kalender, buka Google Drive.
  2. Buka folder bernama Agenda Maker - App.
  3. Buka dokumen Agenda TEMPLATE## dan lakukan pengeditan.

Kontributor

Contoh ini dibuat oleh Jeremy Glassenberg, Konsultan Strategi Platform dan Pengelolaan Produk. Temukan Jeremy di Twitter @jglassenberg.

Contoh ini dikelola oleh Google dengan bantuan Google Developer Expert.

Langkah berikutnya