إنشاء جدول أعمال للاجتماعات

مستوى الترميز: مبتدئ
المدة: 15 دقيقة
نوع المشروع: برمجة باستخدام عامل تشغيل مستند إلى حدث

الأهداف

• فهم ما يفعله الحلّ
• فهم وظائف خدمات "برمجة تطبيقات Google" ضمن الحل
• إعداد النص البرمجي
• شغِّل النص البرمجي.

لمحة عن هذا الحل

إنشاء مستندات جداول الأعمال تلقائيًا في "مستندات Google" وإرفاقها باجتماعاتك في "تقويم Google"

آلية العمل

ينشئ البرنامج النصي نموذج مستند لجدول أعمال. عند تعديل تقويمك، يتحقّق النص البرمجي مما إذا كانت أي أحداث تملكها تتضمّن "#agenda" في الوصف. في حال توفّر العلامة، ينشئ النص البرمجي نسخة من النموذج، ويضيفها إلى حدث التقويم، ويشاركها مع الضيوف المدعوين إلى الحدث.

خدمات "برمجة تطبيقات Google"

يستخدم هذا الحل الخدمات التالية:

• خدمة Drive: تتحقّق هذه الخدمة مما إذا كان مستند النموذج متوفّرًا، وإذا لم يكن متوفّرًا، تنشئ مجلدًا جديدًا لمستند النموذج. ينشئ نسخة من مستند النموذج لكل جدول أعمال جديد.
• خدمة المستندات: تنشئ نموذج جدول الأعمال.
• خدمة التقويم: تبحث عن الأحداث التي تتضمّن العلامة "#جدول_الأعمال" وتعدّل وصف الحدث بإضافة رابط يؤدي إلى مستند جدول الأعمال.
• الخدمة الأساسية: تستخدم الفئة Session للحصول على البريد الإلكتروني للمستخدم. يساعد ذلك في إنشاء مشغّل للمستخدم الحالي.
• خدمة البرامج النصية: تنشئ هذه الخدمة مشغّلاً يتم تفعيله عند إجراء أي تغيير على تقويم المستخدم.

المتطلبات الأساسية

لاستخدام هذا النموذج، يجب استيفاء المتطلبات الأساسية التالية:

• حساب Google (قد تتطلّب حسابات Google Workspace موافقة المشرف).
• متصفّح ويب يمكنه الوصول إلى الإنترنت

إعداد النص البرمجي

1. انقر على الزر أدناه لفتح نموذج مشروع إنشاء جدول أعمال للاجتماعات في Apps Script.
   فتح المشروع
2. انقر على نظرة عامة .
3. في صفحة النظرة العامة، انقر على "إنشاء نسخة" .
4. في مشروعك المنسوخ، اختَر setUp من القائمة المنسدلة للدالة.
5. انقر على تشغيل.
6. امنح الإذن للنصّ البرمجي عند مطالبتك بذلك. إذا عرضت شاشة الموافقة على OAuth التحذير لم يتم التحقّق من هذا التطبيق، يمكنك المتابعة من خلال النقر على خيارات متقدمة > الانتقال إلى {اسم المشروع} (غير آمن).

تشغيل النص البرمجي

1. فتح "تقويم Google"
2. أنشئ حدثًا جديدًا أو عدِّل حدثًا حاليًا.
3. في الوصف، أضِف #agenda واحفظ الحدث.
4. راجِع بريدك الإلكتروني بحثًا عن إشعار بأنّه تمت مشاركة مستند معك، أو أعِد تحميل "تقويم Google" وانقر على الحدث مرة أخرى للاطّلاع على رابط مستند جدول الأعمال.

يتلقّى جميع الضيوف إشعارًا عبر البريد الإلكتروني للاطّلاع على جدول الأعمال. يمنح النص البرمجي المشاركين الإذن بالتعديل، ولكن يمكنك تعديل النص البرمجي لتعديل أذونات مستند جدول الأعمال للمشاركين.

مراجعة الرمز البرمجي

لمراجعة رمز Apps Script الخاص بهذا الحلّ، انقر على عرض رمز المصدر أدناه:

عرض رمز المصدر

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

عرض على GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

التعديلات

يمكنك تعديل العيّنة قدر ما تشاء لتناسب احتياجاتك. في ما يلي بعض التغييرات الاختيارية التي يمكنك إجراؤها.

تعديل أذونات مستند جدول الأعمال للمدعوين

يمنح النص البرمجي الضيوف الإذن بالتعديل. إذا أردت حصر الأذونات على العرض فقط، استبدِل طريقة addEditor بطريقة addViewer في الجزء التالي من الرمز:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

تعديل نموذج مستند جدول الأعمال

لتعديل نموذج مستند جدول الأعمال، اتّبِع الخطوات التالية:

1. بعد إنشاء جدول أعمالك الأول في حدث في التقويم، افتح Google Drive.
2. افتح المجلد Agenda Maker - App.
3. افتح المستند نموذج جدول الأعمال## وأدخِل تعديلاتك.

المساهمون

تم إنشاء هذا النموذج بواسطة "جيريمي غلاسنبرغ"، وهو استشاري في إدارة المنتجات واستراتيجية المنصات. يمكنك التواصل مع جيريمي على Twitter من خلال ‎@jglassenberg.

تحتفظ Google بهذا النموذج بمساعدة خبراء Google المطوّرين.

الخطوات التالية

• علامات التشغيل المستندة إلى الأحداث
• مرجع خدمة التقويم