Quản trị viên Google Workspace có thể sử dụng 94 chỉ số ở cấp tổ chức và 70 cấp người dùng để tăng khả năng hiển thị nội dung chia sẻ tệp cả trong và ngoài miền, cũng như thông tin chi tiết về việc người dùng sử dụng Google Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Các chỉ số mới phản ánh hành vi thực tế của người dùng và giúp bạn dễ dàng tham chiếu chéo với tính năng Kiểm tra Drive.
Tóm tắt nội dung cập nhật
Ngoài việc thêm các chỉ số phù hợp hơn với thông tin chi tiết về hoạt động chia sẻ của người dùng, chúng tôi đã thêm nhiều chỉ số khác để xử lý các hành vi khác:
- Chỉ số của người thực hiện — người thực hiện hành động trên tệp.
- Chỉ số chế độ hiển thị – hữu ích khi báo cáo bảo mật và với định nghĩa cập nhật. Giờ đây, các chỉ số chế độ hiển thị sẽ phân biệt giữa người dùng đang chia sẻ tệp với người dùng nội bộ hoặc người dùng bên ngoài. Xem Định nghĩa chế độ hiển thị bên dưới để biết chi tiết.
- Chỉ số về tình hình sử dụng – cộng tác viên, người tiêu dùng, nhà sáng tạo và người chia sẻ. Hãy xem mục Chỉ số sử dụng bên dưới.
- Các chỉ số người dùng hoạt động trong 1, 7 và 30 ngày.
- Chỉ số Delta – giúp đơn giản hóa việc tính toán thay đổi hiển thị khi tệp được chia sẻ hoặc tạo, cũng như số lượng mục được sở hữu nói chung. Ví dụ:
- Một tệp nhận được thêm các thay đổi về quyền, nhưng vẫn được chia sẻ nội bộ, được tính là 1 tệp được chia sẻ nội bộ nhưng bằng 0 đối với delta cho các tệp được chia sẻ nội bộ.
- Một tệp được chia sẻ ra bên ngoài và được thay đổi thành được chia sẻ riêng tư sẽ tạo ra -1 cho delta được chia sẻ bên ngoài và +1 cho chỉ số delta được chia sẻ riêng tư.
Chỉ số chủ sở hữu và diễn viên
Hai loại chỉ số có thể được phân đoạn thành góc nhìn của chủ sở hữu và người thực hiện:
num_owned_items—hoạt động mục, được nhóm theo chủ sở hữu trong miền mà hoạt động xảy ra bởi bất kỳ người dùng nào, nội bộ hoặc bên ngoàinum_items—hoạt động của mục, được nhóm theo người dùng trong miền, trên các tệp thuộc sở hữu của bất kỳ ai, nội bộ hoặc bên ngoài
Trước đây, các danh mục chỉ số này chỉ áp dụng cho hoạt động và quyền sở hữu trong miền. Hiện tại, các chính sách này áp dụng cho hoạt động của bất kỳ ai và mọi người đều có quyền sở hữu tệp, dù đó là nội bộ hay bên ngoài miền.
Chỉ số chủ sở hữu
Sơ đồ dưới đây minh hoạ các chỉ số về chủ sở hữu của num_owned_items_viewed, trong đó
cho biết số tệp của chủ sở hữu trong miền mà mọi người đã xem, nội bộ hoặc bên ngoài
miền.
Chỉ số của người thực hiện
Sơ đồ dưới đây minh hoạ các chỉ số của người thực hiện cho num_items_viewed, cho biết
số tệp mà người dùng trên miền đã sở hữu, thuộc sở hữu của bất kỳ ai, nội bộ hoặc bên ngoài
miền.
Định nghĩa chế độ hiển thị
Trước đây, nếu người dùng chia sẻ tệp với một cá nhân, thì tệp đó sẽ được xác định là "Được chia sẻ riêng tư", bất kể người dùng ở bên ngoài hay trong nội bộ miền. Giờ đây, các tệp được chia sẻ được xác định là "Được chia sẻ nội bộ" và "Được chia sẻ ra bên ngoài". Chế độ "Riêng tư" hiện chỉ áp dụng cho các tệp không bao giờ được chia sẻ.
| Cập nhật chỉ số khả năng hiển thị | Chỉ số chế độ hiển thị trước đó |
|---|---|
| Visibility_private: Chỉ chủ sở hữu. | Visibility_private: Chủ sở hữu và cả người dùng cũng như nhóm được cấp quyền truy cập cụ thể. |
| Visibility_shared_internals: Chỉ người dùng/nhóm trong miền của chủ sở hữu. | <không có> |
| Visibility_anyone_in_domain_with_link: Bất kỳ ai trong miền có đường liên kết đều có thể truy cập. | Visibility_people_at_domain_with_link: Bất kỳ người dùng nào trong miền có đường liên kết trực tiếp đều có thể truy cập. |
| Visibility_anyone_in_domain: Bất cứ ai trong miền đều có thể tìm và truy cập. public_in_the_domain trước đây. | Visibility_people_at_domain: Bất kỳ người dùng nào trong miền đều có thể truy cập. Người dùng trong miền cũng có thể tìm thấy tệp bằng cách sử dụng tùy chọn tìm kiếm theo miền trong trình đơn Tìm kiếm nâng cao, |
| shared_externally: Người dùng/nhóm bên ngoài miền của chủ sở hữu có thể truy cập. | <không có> |
| anyone_with_link: Bất kỳ ai có đường liên kết đều có thể truy cập. People_with_link trước đây. | anyone_with_link: Bất kỳ ai có miền hoặc đường liên kết trực tiếp trong miền đều có thể truy cập. |
| public: Có thể xuất hiện trong kết quả tìm kiếm và bất kỳ ai tìm thấy địa chỉ web của tệp đều có thể truy cập. | public: Có thể xuất hiện trong kết quả tìm kiếm và bất kỳ ai tìm thấy địa chỉ web của tệp đều có thể truy cập. |
Thứ tự hiển thị
Tuỳ thuộc vào chế độ cài đặt cách chia sẻ, một tệp có thể có nhiều chế độ hiển thị phù hợp. Ví dụ: một tệp có thể có những thông tin sau:
- được chia sẻ với người dùng bên trong miền của chủ sở hữu—
shared_internally - được chia sẻ với người dùng bên ngoài miền của chủ sở hữu—
shared_externally - được chia sẻ công khai –
public
Khi tính toán các chỉ số, chỉ có chế độ hiển thị cao nhất mới được xem xét, vì vậy, tệp trong ví dụ này sẽ được coi là công khai. Thứ tự hiển thị là thứ tự được liệt kê trong bảng định nghĩa chế độ hiển thị ở trên, theo thứ tự từ thấp nhất ("riêng tư") đến cao nhất ("công khai").
Chỉ số sử dụng
Chúng tôi đã tạo các chỉ số tổng hợp thuận tiện dựa trên phản hồi của bạn. Những thông tin này giúp bạn nắm được tình hình sử dụng và tương tác trên Drive trong miền của mình.
- số_người_tạo
- Số người dùng miền tạo tệp, bao gồm cả người sáng tạo tạo tệp và tải nội dung lên. Không bao gồm các sự kiện loại bổ sung khác như UN thức và chuyển quyền sở hữu.
- số_đối_tác
- Số lượng người dùng trên miền chỉnh sửa hoặc nhận xét/đề xuất/đánh dấu việc cần làm trên các tệp, nhưng chỉ trên các tệp mà họ không sở hữu.
- số_người_tiêu_dùng
- Số người dùng miền đang xem tệp. Không bao gồm in hoặc xem trước.
- số_người_chia sẻ
- Số lượng người dùng trong miền đã thay đổi chế độ cài đặt cách chia sẻ để cộng tác dễ dàng hơn so với trước đây. Các sự kiện liên quan đến chế độ hiển thị bao gồm: thay đổi chế độ hiển thị tệp sang cấp công khai hoặc thêm người dùng/nhóm khác ngay cả khi cấp chế độ hiển thị vẫn giữ nguyên hoặc thậm chí giảm (chẳng hạn như thay đổi từ bất kỳ ai trong miền thành bất kỳ ai trong miền có đường liên kết). Các tệp được thực thi sẽ được tính bất kể quyền sở hữu miền của tệp là gì. Hoạt động chuyển quyền sở hữu cũng được bao gồm.
So sánh các thay đổi
Có sự khác biệt về cách tính chỉ số trong những thay đổi này, do đó, hãy xem lại các lưu ý cũng như Vấn đề chính dưới đây để tìm hiểu thêm. Phần này tập trung vào mối liên kết giữa các chỉ số cũ và mới để bạn có thể so sánh sự thay đổi với các chỉ số trước đó mà bạn đã dùng trong báo cáo. Để biết danh sách tất cả các chỉ số mới, hãy xem Các chỉ số của tổ chức Google Drive và Chỉ số người dùng của Google Drive.
Chỉ số được thay thế
Bảng này hiển thị những chỉ số singleton được thay thế bằng các chỉ số mới, trong đó các định nghĩa nhấn mạnh sự khác biệt. Phạm vi là từ đầu ngày báo cáo đến khi kết thúc cho tất cả chỉ số.
| Đã thay đổi một chỉ số | |
|---|---|
Hiện tại num_owned_items_with_Visibility_public_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng đã thay đổi quyền truy cập công khai để tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_with_Visibility_public Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức mà bất kỳ ai trên web đều có thể xem được vào ngày báo cáo. |
|
Hiện tại num_owned_items_with_Visibility_anyone_with_link_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà bất kỳ ai có đường liên kết đều truy cập được để thay đổi, nhằm tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_anyone_with_link Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức mà chế độ hiển thị đã thay đổi thành bất cứ ai có đường liên kết vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_with_Visibility_shared_externally_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng nơi quyền truy cập đã thay đổi cho người dùng/nhóm bên ngoài miền, nhằm tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_shared_External_domain Số mục trong tài khoản miền của người dùng không công khai hoặc hiển thị với bất kỳ ai có đường liên kết, nhưng được chia sẻ rõ ràng với người dùng hoặc nhóm bên ngoài miền cho đến ngày báo cáo được cập nhật. |
Hiện tại num_owned_items_with_Visibility_anyone_in_domain_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng nơi quyền truy cập của bất kỳ ai trong miền đã thay đổi, nhằm tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_with_Visibility_people_at_domain Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức mà mọi người trong miền có thể xem vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_with_Visibility_anyone_in_domain_with_link_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng đã thay đổi quyền truy cập, nhằm tăng hoặc giảm quyền riêng tư, cho bất kỳ ai trong miền có liên kết. |
Không dùng nữa num_docs_with_Visibility_people_at_domain_with_link Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức mà bất kỳ ai trong miền có liên kết tài liệu đều có thể xem vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_delta Số lượng mục hoặc danh mục mục cụ thể trong tài khoản của người dùng mà quyền sở hữu đã thay đổi để tăng hoặc giảm quyền sở hữu tệp. |
Không dùng nữa num_docs Số mục hoặc danh mục cụ thể của các mục trong tài khoản của người dùng không có trong Thùng rác vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_editor Số mục hoặc danh mục cụ thể của những mục trong tài khoản của người dùng đã được chỉnh sửa vào ngày báo cáo. Nhiều lần chỉnh sửa cùng một tệp chỉ được tính một lần cho mỗi tệp. |
Không dùng nữa num_docs_editor Số mục hoặc danh mục cụ thể của các mục trong tài khoản của người dùng được chỉnh sửa vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_views Số lượng mặt hàng thuộc sở hữu của người dùng/khách hàng đã xem vào ngày báo cáo (bất kỳ ai). Nhiều chế độ xem của cùng một tệp chỉ được tính một lần cho mỗi tệp. |
Không dùng nữa num_docs_views Số mục hoặc danh mục cụ thể của các mục trong tài khoản của người dùng được xem vào ngày báo cáo. |
Cách tính mới
Bảng sau đây cung cấp mối liên kết giữa các chỉ số cũ và phép tính chỉ số mới, cho thấy cách bạn có thể sử dụng các phép tính đơn giản để nhận giá trị có chỉ số mới tương tự như các chỉ số có trong chỉ số không dùng nữa.
| Các phép tính chỉ số mới | |
|---|---|
| Tính toán thay thế
num_owned_items_delta - num_owned_items_with_Visibility_private_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_shared_docs Số lượng mục* trong tài khoản của người dùng được chia sẻ rõ ràng với người dùng/nhóm hoặc các mục không phải là dữ liệu riêng tư vào ngày báo cáo. * bao gồm tài liệu văn bản, bản vẽ, biểu mẫu, bản trình bày, bảng tính và tệp đã tải lên |
Tính toán thay thế num_owned_items_with_visibility_private_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_Visibility_shared_externally_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_docs_with_Visibility_private Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức được chia sẻ rõ ràng với người dùng/nhóm hoặc là mục riêng tư vào ngày báo cáo. Lưu ý rằng định nghĩa "riêng tư" hiện được phân tách thành các tệp đã được thay đổi thành riêng tư và các tệp đã được thay đổi để được chia sẻ rõ ràng với các cá nhân cả trong và ngoài miền. |
Tính toán thay thế num_owned_items_with_visibility_public_delta + num_owned_items_with_Visibility_anyone_with_link_delta + num_owned_items_with_Visibility_shared_externally_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_docs_externally_visibility Số lượng mục trong tài khoản miền của người dùng hiển thị cho những người bên ngoài miền. |
Tính toán thay thế num_owned_items_with_Visibility_anyone_in_domain_delta + num_owned_items_with_Visibility_anyone_in_domain_with_link_delta + num_owned_items_with_Visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_Visibility_private_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_docs_internally_visibility Số lượng mục trong tài khoản của người dùng chỉ hiển thị cho những người thuộc miền. |
Đã xóa các chỉ số
Các chỉ số sau đây không có lộ trình di chuyển và sẽ không được hỗ trợ sau tháng 4 năm 2018. Những chỉ số cũ hơn đã theo dõi tổng số tệp, trong khi các chỉ số mới sẽ theo dõi sự thay đổi về tổng số tệp cho khoảng thời gian báo cáo.
| Chỉ số ngừng hoạt động | |
|---|---|
| num_docs_not_editor_for_Nmonths | Số lượng Tài liệu trong tài khoản của người dùng chưa được chỉnh sửa trong 90 ngày qua. |
| num_docs_not_displayed_for_Ntháng | Số tài liệu trong tài khoản của người dùng không được xem trong 90 ngày qua. |
| thời gian tương tác cuối cùng | Thời điểm người dùng xem hoặc chỉnh sửa bất kỳ Tài liệu nào gần đây nhất. Ngày ở định dạng RFC 3339, ví dụ: 2010-10-28T10:26:35.000Z. |
Những vấn đề chính cần lưu ý
- Số liệu thống kê tổng hợp không bao gồm các phép tính cho tệp bộ nhớ dùng chung vì các tệp này thuộc sở hữu của miền chứ không phải của người dùng cá nhân.
- Chỉ số được tính cho mọi người dùng trong miền, bất kể giấy phép.
- Một số phép tính chỉ số tạo ra các số khác nhau:
- Số lượt xem và số lượt chỉnh sửa: cách tính trước đó cho chỉ số về lượt xem và nội dung chỉnh sửa khác với chỉ số về lượt xem và lượt chỉnh sửa hiện tại. Phiên bản hiện tại khớp với nhật ký kiểm tra Drive cho mọi nội dung được tính là một lượt xem hoặc lượt chỉnh sửa.
- Người dùng đang hoạt động: các phép tính trước đây của người dùng đang hoạt động chỉ xem xét một chế độ xem hoặc bản chỉnh sửa dưới dạng một hoạt động, trong khi tính toán hiện tại bao gồm tất cả các hoạt động khác trên một mục, chẳng hạn như chỉnh sửa hoặc xóa. Do đó, các chỉ số hiện tại cũng tính số người dùng đang hoạt động theo cách khác nhau.
- Chế độ hiển thị bên ngoài: cách tính trước đó không chính xác. Phương pháp tính toán hiện tại sẽ tính một tệp là được chia sẻ ra bên ngoài nếu nhóm mà tệp đó được chia sẻ cho phép người dùng bên ngoài.