Annonces par e-mail 2016

Il s'agit d'une archive de tous les e-mails de diffusion envoyés aux mentors et aux administrateurs de l'organisation.

30 août 2016: le GSoC 2016 était terminé. Merci à tous !

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise

Merci d'être un mentor ou un administrateur de l'organisation GSoC 2016. Nous apprécions particulièrement votre implication et votre engagement à attirer de nouveaux contributeurs dans la communauté Open Source. Nous vous félicitons pour les efforts accomplis cet été (ou en hiver pour nos amis de l'hémisphère sud).

Tous vos élèves ont désormais reçu leurs e-mails de réussite ou d'échec. Nous savons qu'il peut être difficile de prendre la décision de faire échouer un élève, mais c'est une étape très importante (et nécessaire) du programme.

Articles de blog

Votre avis nous intéresse ! Parlez-nous de votre expérience avec le GSoC dans un article récapitulatif que nous pourrons publier sur le blog Google Open Source. Les posts peuvent inclure des descriptions de l'organisation et du projet, des anecdotes ou des histoires intéressantes, ou tout autre sujet dont vous souhaitez faire part au monde entier. Veuillez envoyer un brouillon d'article de blog (n'oubliez pas d'inclure des photos et des logos) à l'adresse [e-mail]. Il vous aidera à publier votre article. Pour consulter des exemples d'anciens posts, cliquez ici et sur cette page.

Paiements de l'organisation

Dans le courant de la semaine, nous commencerons à envoyer des bons de commande à chaque organisation. Il faudra un certain temps pour que plus de 160 bons de commande soient générés. Ne vous inquiétez pas si vous ne recevez pas les vôtres avant le 15 septembre. Envoyez un e-mail à [e-mail] pour toute question concernant le paiement.

Sommet des mentors

Le Mentor Summit de la GSoC, qui se tient sur le campus Google de Sunnyvale en Californie, a lieu dans deux mois. À l'heure actuelle, plus de 90 organisations et 155 mentors se sont inscrits au sommet de cette année. Si vous faites partie des deux mentors/administrateurs désignés dans votre organisation, assurez-vous d'effectuer ces trois étapes d'ici le 20 septembre (le plus tôt sera le mieux):

1) Remplissez le formulaire d'inscription au Sommet des mentors une fois que vous êtes sûr de pouvoir participer.

2) Réservez votre chambre d'hôtel. Des navettes circulent entre les deux hôtels tout au long du week-end. Vous devez réserver une salle avant le 21 septembre, mais nous vous conseillons de la réserver rapidement pour la garantir. Vous choisissez l'hôtel dans lequel vous souhaitez séjourner.

Pour réserver votre chambre, utilisez ces liens d'inscription d'hôtels spécifiques du GSoC: Sheraton Sunnyvale ou Aloft Santa Clara

(Lors de la réservation d'une chambre d'hôtel, vous devrez fournir un numéro de carte de crédit, mais les nuitées des 28 et 29 octobre ne vous seront pas facturées.)

3) Consultez le site Web du Mentor Summit du GSoC 2016 pour en savoir plus sur le week-end (d'autres informations seront bientôt disponibles).

Informations sur la liste d'attente

Si plus de deux délégués souhaitent assister au Sommet des mentors au sein de votre organisation, veuillez demander à d'autres personnes d'indiquer leur nom sur la liste d'attente. À mesure que nous approchons de l'événement, nous contacterons l'une des personnes avec lesquelles nous pouvons accueillir. Veuillez ne pas réserver de chambre d'hôtel tant que les administrateurs Google ne vous ont pas contacté directement au sujet d'un espace libre.

Vous n'envoyez pas de mentors au sommet ?

Si votre organisation ne souhaite pas recruter personne pour le Mentor Summit, veuillez remplir ce formulaire à deux questions afin que nous puissions retirer certaines personnes de la liste d'attente.

Pour en savoir plus sur le Mentor Summit, vous pouvez également lire notre précédent e-mail.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe à l'adresse [e-mail].

Cordialement, Stephanie et Mary

24 août 2016 : évaluations finales des élèves avant le 29 août à 19h (UTC)

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise

Vous pouvez maintenant accéder à l'application Web du GSoC et envoyer les évaluations finales de vos élèves. Assurez-vous d'envoyer l'évaluation avant le lundi 29 août à 19h UTC.

Vous devez valider la cible de l'URL que l'étudiant a fournie dans son produit de travail pour le GSoC 2016 (que vous verrez dans le formulaire d'évaluation). Assurez-vous qu'il répond à vos exigences, ainsi qu'à celles mentionnées dans les Consignes relatives à l'envoi de produits professionnels. L'URL fournie par l'élève sera publique sur le site du GSoC. Tout le monde pourra alors consulter et consulter les travaux effectués par les élèves du GSoC cette année. Vous devez vous assurer qu'il représente bien votre projet et le travail de votre enfant en conséquence.

Étant donné que nous avons demandé aux élèves d'envoyer une URL pour présenter leur travail cette année, nous vous demandons de bien vouloir coller l'URL dans ce formulaire, si le lien de votre élève est particulièrement pertinent (avec toutes les informations pertinentes de façon organisée et claire). Nous pourrons ainsi recueillir des exemples pertinents pour les élèves l'année prochaine. Merci ! Ce n'est pas obligatoire, mais un plus pour les étudiants dans les futurs programmes GSoC.

Dates importantes à venir:

25 août à 19h UTC : date limite pour mettre à jour l'adresse de livraison.

29 août à 19h UTC : date limite d'envoi de l'évaluation finale par le mentor pour un étudiant.

Comme toujours, si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe à l'adresse [e-mail].

9 août 2016: le GSoC 2016 se termine rapidement.

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise sur un projet actif

La semaine prochaine, les étudiants commenceront à envoyer leurs évaluations finales. Nous avons invité les étudiants à vous contacter pour partager un aperçu de l'URL d'envoi et vous permettre de vérifier qu'elle respecte les exigences de Google et vos exigences avant de les envoyer. Une fois qu'ils ont envoyé leur évaluation, les élèves ne peuvent plus modifier leurs évaluations. Il est dans leur intérêt de vous demander de commencer par examiner le lien.

Évaluations finales des mentors (pour les élèves) à partir du 23 août à 19h01 UTC

Les mentors sont chargés de valider la cible de l'URL (fournie dans l'évaluation), en s'assurant qu'elle pointe vers le produit professionnel GSoC 2016 et qu'elle répond aux autres exigences. Les mentors se basent sur ces informations pour déterminer si une personne a réussi ou échoué. La date limite pour l'envoi des évaluations finales est le 29 août à 19h UTC.

Paiements de l'organisation

Rappel: Les OA doivent remplir le formulaire de demande de paiement d'ici le 20 août pour recevoir le versement de la bourse des étudiants ou du sommet des mentors. À ce jour, plus de 30 organisations n'ont pas encore rempli le formulaire. Il n'y aura AUCUNE prolongation de ce délai. Si vous ne souhaitez pas être payé, veuillez remplir ce formulaire pour nous en informer. Consultez le site dédié aux paiements pour en savoir plus ou contactez directement [e-mail].

Dates importantes:

15 août, 19h UTC : début de la période d'évaluation finale des élèves (du mentor).

20 août à 19h UTC : date limite d'envoi des informations de paiement par l'OA.

23 août, 19h UTC : date limite d'envoi de l'évaluation finale des élèves (du mentor).

23 août, 19h01 UTC : début de la période d'évaluation finale du mentor (pour l'élève).

25 août à 19h UTC : date limite pour mettre à jour l'adresse de livraison.

29 août à 19h UTC : date limite d'envoi de l'évaluation finale par le mentor pour (étudiant).

N'oubliez pas non plus de vous inscrire au Mentor Summit si vous avez été sélectionné pour y participer !

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe à l'adresse [e-mail].

25 juillet 2016: rappel: vous devrez bientôt communiquer les informations de paiement de l'organisation

À: Administrateurs de l'entreprise

Nous vous envoyons ce message pour vous rappeler comment obtenir des paiements pour le GSoC 2016. Un contrat d'entreprise (OA) de chaque organisation doit terminer la procédure d'inscription des fournisseurs d'ici le 8/1 ET remplir le formulaire de demande de paiement d'ici le 8/1. Ces délais ne peuvent être prolongés pour quelque raison que ce soit. Si vous avez déjà effectué les deux étapes, veuillez ignorer cet e-mail.

Vous trouverez des instructions détaillées sur cette page.

Dates et échéances importantes:

• avant le 1er août 2016: pour chaque organisation, un OA doit suivre la procédure d'inscription des fournisseurs auprès de Google (uniquement si Google ne vous a pas encore payé en tant que fournisseur).
• avant le 20 août 2016: chaque organisation doit remplir le formulaire de demande de paiement pour que nous puissions générer un bon de commande.
• Entre le 31 août et le 15 septembre 2016: Google crée un bon de commande pour vous, puis l'envoie par e-mail à l'autorité d'administration qui a envoyé la demande.
• 1er décembre 2016: il s'agit de la dernière date à laquelle vous pouvez facturer un bon de commande. Nous ne pouvons accepter aucune facture envoyée après le 1er décembre 2016. Aucune facture en retard ne sera acceptée.

Pour toute question, veuillez nous contacter à l'adresse [e-mail] ou à l'adresse [e-mail].

15 juillet 2016: Sommet des mentors Google Summer of Code 2016

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise

Le sommet des mentors GSoC a lieu dans 3,5 mois ! Vous trouverez plus d'informations ci-dessous.

Dates de l'événement

Du vendredi 28 octobre au dimanche 30 octobre

Emplacement

Conférence: campus Google de Sunnyvale, Californie.

Hôtels: Sheraton Sunnyvale et Aloft Santa Clara

Objectif du Sommet des mentors

Google Summer of Code existe depuis 12 ans et continue de prospérer grâce à son cœur et à son esprit : nos mentors. Pour vous remercier, et pour que le programme continue à évoluer et à mûrir, nous organisons une conférence sans conférence tous les week-ends. Nous emmenons deux mentors de chaque organisation participante en Californie du Nord pour parler du GSoC et de la communauté FOSS, de ce qui peut être fait pour améliorer le programme, de la manière de maintenir les élèves impliqués dans leur communauté après le GSoC et de discuter de nombreux autres sujets pertinents. C'est un moyen amusant de rencontrer d'autres mentors et administrateurs de l'entreprise dans l'univers de la GSoC.

Le Mentor Summit est assez informel (ce qui semble satisfaire la plupart des gens). Les participants déterminent le programme du week-end. Nous proposerons un cours sur les projets Open Source de Google et sur certains sujets spécifiques liés aux GSoC et aux GCI. Mais, sinon, vous ferez passer le week-end comme bon vous semble.

Qui peut participer au Mentor Summit ?

Deux mentors ou administrateurs sont invités par chacune des organisations participantes du GSoC 2016. Il revient aux administrateurs de l'organisation et à votre communauté de décider des deux personnes qui participeront (mais il doit s'agir de mentors 2016 ayant assigné des projets d'élèves ou d'un administrateur de l'organisation 2016).

Les organisations qui manquent une évaluation au cours du programme ne pourront envoyer qu'un seul délégué. Les organisations qui n'auront pas reçu au moins deux évaluations ne pourront pas envoyer de délégué au sommet.

Où puis-je trouver des informations supplémentaires sur le Mentor Summit ?

Veuillez consulter le site Web du Mentor Summit pour en savoir plus sur le programme du week-end, les hôtels, les horaires des navettes, des informations locales, des instructions pour demander une lettre de visa, etc. Nous ajouterons des informations sur le site à l'approche de la date. N'hésitez donc pas à le consulter régulièrement.

Comment me faire rembourser mes billets d'avion pour le Mentor Summit ?

Chaque organisation recevra 2 200 $de la part de Google pour couvrir les frais de déplacement de deux personnes dans le cadre du Mentor Summit. Les administrateurs d'une organisation sont chargés de distribuer les remboursements à leurs délégués. Vous devez contacter l'administrateur de votre organisation pour savoir quels reçus il souhaite de votre part.

Informations sur la liste d'attente

De nombreuses organisations souhaitent envoyer plus de deux délégués au Mentor Summit. Si, au-dessus des deux délégués, des membres de votre organisation souhaitent participer au Sommet des mentors, veuillez leur demander d'ajouter leur nom à la liste d'attente. À mesure que nous approchons de l'événement, nous contacterons l'une des personnes avec lesquelles nous pouvons accueillir. Veuillez ne pas réserver de chambre d'hôtel tant que les administrateurs Google ne vous ont pas contacté directement au sujet d'un espace libre.

Vous n'envoyez pas de mentors au sommet ?

Si votre organisation ne souhaite pas recruter personne pour le Mentor Summit, veuillez remplir ce formulaire à deux questions pour que nous puissions en prendre note et éventuellement retirer certaines personnes de la liste d'attente.

Inscrivez-vous ici !

Si votre organisation décide de participer au Mentor Summit, veuillez suivre ces trois étapes avant le 20 septembre, de préférence en même temps. (Plus vite, mieux c'est, je peux vous garantir une chambre d'hôtel.)

1. Veuillez remplir le formulaire d'inscription au Sommet des mentors dès que vous êtes sûr de pouvoir participer.

2. Réservez votre chambre d'hôtel. Des navettes circulent entre les deux hôtels tout au long du week-end. Vous devez réserver des salles avant le 21 septembre, mais nous vous conseillons de le faire dès que vous serez présent. Vous pouvez choisir l'hôtel dans lequel vous souhaitez séjourner.

   Pour réserver votre chambre, utilisez ces liens d'inscription auprès des hôtels du GSoC : Sheraton Sunnyvale ou Aloft Santa Clara.

   Lors de la réservation de votre hôtel, vous devrez fournir un numéro de carte de crédit, mais les nuitées des 28 et 29 octobre ne vous seront pas facturées.

3. Pour en savoir plus sur ce week-end, consultez le site Web du Mentor Summit du GSoC 2016.

Si vous avez des questions, veuillez nous contacter à l'adresse [e-mail].

15 juillet 2016: consignes de soumission des devoirs des élèves au GSoC et évaluations finales

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise sur un projet actif

Il reste un peu plus d'un mois aux étudiants pour mener à bien leurs projets GSoC 2016. Nous souhaitons vous rappeler que nous allons modifier les évaluations finales.

Auparavant, les élèves devaient importer leur travail sur le site Web du programme (sous forme de fichier ZIP ou tar). Cette année, lors de leurs évaluations finales, les participants fourniront une seule URL vers le code qu'ils ont créé. Ensuite, lors de leur évaluation finale des participants, les mentors valident la cible de l'URL (fournie lors de l'évaluation) en s'assurant qu'elle renvoie au produit de travail du GSoC 2016 et qu'elle répond aux autres exigences.

Veuillez lire dès maintenant les Consignes relatives à l'envoi de devoirs pour aider votre élève à trouver l'option la plus adaptée à sa situation. Il est très important que vous travailliez avec votre élève et que vous lui indiquiez exactement ce que vous attendez de lui bien avant le 15 août. Comme pour les conditions intermédiaires, les évaluations finales ne peuvent pas être modifiées après leur envoi.

N'hésitez pas à nous faire part de vos suggestions concernant le document Consignes relatives à l'envoi des travaux des élèves. Nous ne modifions pas le système de soumission, mais nous aimerions entendre d'autres bons (et mauvais) exemples que nous pourrions éventuellement ajouter au document. Veuillez les envoyer à l'adresse [e-mail].

N'oubliez pas d'encourager vos élèves à se concentrer sur le nettoyage du code, la documentation, les tests et autres bonnes pratiques.

Dates importantes à venir:

15 août, 19h (UTC) : début de la période d'évaluation finale des élèves.

23 août, 19h UTC : date limite pour l'envoi de l'évaluation finale par les élèves. La période d'évaluation finale des mentors (de l'élève) commence.

25 août à 19h UTC : date limite pour mettre à jour l'adresse de livraison.

29 août à 19h UTC : date limite d'envoi de l'évaluation finale du mentor pour (élève).

Comme toujours, si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe à l'adresse [e-mail].

6 juillet 2016: Sommet des mentors du GSoC et nominations de mentors supplémentaires

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise

Merci à tous d'avoir terminé vos évaluations de mi-mandat dans les délais. Nous n'avons eu que 2 mentors qui n'ont pas terminé leurs évaluations avant la date limite, ce qui est très bon sur près de 1 200 évaluations.

Désigner plus de mentors pour les projets des élèves

Administrateurs de l'organisation: nous souhaitons vous rappeler d'ajouter au projet de l'élève tous les mentors qui ne sont pas actuellement affectés à un projet, mais qui sont en fait mentor pour un projet d'étudiant. Nous n'envoyons des e-mails groupés qu'aux administrateurs de l'entreprise et aux parrains des projets attribués (rappels, invitations au sommet des mentors, etc.) comme celui-ci.

De nombreux mentors se sont inscrits au GSoC, mais ne travaillent pas réellement sur un projet d'élève (le projet pour lequel ils se sont portés volontaires n'a pas été accepté par l'organisation, etc.), et nous ne voulons pas continuer à leur envoyer des e-mails spécifiques aux mentors assignés et aux participants au programme.

Sommet des mentors

Comme nous l'avons mentionné en mai, le sommet annuel des mentors du GSoC se déroule du 28 au 30 octobre 2016 à Sunnyvale, en Californie.

Chaque organisation pourra envoyer jusqu'à deux mentors/administrateurs de l'organisation (GSoC 2016) à l'événement grâce à une prime de voyage de 2 200 $par organisation (sauf si l'organisation a manqué des évaluations d'étudiants). Seuls les mentors affectés à un projet ou à l'administrateur d'une organisation peuvent participer au sommet.

C'est à votre organisation de déterminer les deux personnes que vous souhaitez inviter à participer au sommet. Nous vous encourageons tous à y réfléchir dès maintenant, car au cours des prochaines semaines, nous vous enverrons les formulaires d'inscription pour le sommet, ainsi que le lien vers le site du Mentor, avec des informations importantes et des questions fréquentes.

Toutes les annonces précédentes

Nous avons compilé une page avec toutes les annonces précédentes des parrains et des marraines que nous avons envoyées depuis le début du programme. Cette page est idéale pour se référer rapidement à un e-mail dont vous vous souvenez vaguement et pour aider les nouveaux mentors ou les nouveaux mentors qui auraient pu être ajoutés plus tard dans le programme (après le 8 mars).

Commentaires sur les évaluations à mi-parcours

Merci à tous pour vos commentaires lors des évaluations de mi-trimestre. La section "Tout le reste" s'est avérée à la fois très utile et parfois divertissante. :)

26 juin 2016: votre évaluation de milieu de trimestre de votre élève n'a pas été envoyée

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise n'ayant pas reçu d'évaluation de mi-mandat

Selon nos informations, vous ne nous avez pas envoyé l'évaluation de mi-mandat de votre étudiant. Cette évaluation de mi-mandat est obligatoire dans le cadre de votre participation au GSoC. Vous aurez quelques heures pour évaluer votre étudiant de mi-mandat:le 27 juin à 19h UTC.

Si le mentor n'est pas en mesure de terminer l'évaluation de mi-mandat, il doit demander à un autre mentor ou à l'administrateur de l'organisation de le faire pour lui avant la date limite. À chaque évaluation manquée, les organisations perdront 1 100 $du parrainage de voyage de leur mentor. Les évaluations manquées ont également une incidence négative sur les organisations pour les futures applications au GSoC.

N'oubliez pas qu'un seul mentor peut soumettre une évaluation par élève.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter par e-mail à l'adresse [e-mail].

23 juin 2016: évaluations de mi-mandat et élèves en échec

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise sur un projet actif

Vous avez jusqu'au lundi 27 juin à 19h UTC pour évaluer votre élève à mi-parcours. Si le mentor n'est pas en mesure de terminer l'évaluation de mi-mandat, il doit demander à un autre mentor ou l'administrateur de l'organisation de le faire avant la date limite. Les organisations perdront 1 100 $de leur parrainage de voyage pour chaque évaluation manquée.

Faire ou ne pas échouer ? Chaque année, nous disons aux organisations et aux mentors de faire échouer les élèves qui ne font pas leur travail. Souvent, les élèves souhaitent faire croire aux élèves qu'ils vont s'améliorer pendant la dernière moitié de la période de codage, ce qui arrive rarement. 11 ans d'expérience nous ont appris si vous envisagez de échouer à un étudiant, alors vous devriez.

Google Summer of Code exige des élèves qu'ils écrivent du code de qualité pour les organisations Open Source avec lesquelles ils travaillent, tout en atteignant les jalons prévus. Les étudiants ne doivent pas être rémunérés pour être simplement de bons rédacteurs de propositions et de belles personnes. Elles doivent également produire un code de qualité qui répond aux attentes de votre communauté. Sinon, elles devraient échouer. Un point c'est tout.

Lors de l'évaluation de mi-mandat, vous trouverez une section dans laquelle vous pouvez laisser directement à l'élève des commentaires qu'il verra après la date limite de mi-mandat. C'est ici que vous pouvez dire ce qu'ils ont bien fait et pourquoi vous ne les avez pas réussis (ce qu'ils auraient dû faire ; par exemple: communiquer avec le mentor/la communauté et respecter les jalons prévus, etc.).

Les élèves qui échouent sont attendus et encouragés (le cas échéant). Lorsque les administrateurs Google étudient les applications de l'organisation chaque année, nous examinons l'état de réussite ou d'échec lié à l'expérience GSoC précédente. Nous nous attendons à voir des échecs. Le fait d'avoir des organisations qui reçoivent tous leurs élèves chaque année nous permet de faire une pause, car nous devons nous demander si les organisations sont trop indulgentes envers leurs élèves. Faire échouer un élève peut être une bonne chose pour lui. Cela peut leur apprendre l'importance des délais et des responsabilités, ainsi qu'à ne pas sursolliciter ni survendre leurs compétences.

Pour déterminer si votre élève doit réussir ou échouer, vous devez tenir compte du code produit et de son implication dans la communauté. Il vous incombe d'évaluer la qualité des contributions de code qu'ils ont produites au cours des cinq premières semaines du programme auprès de votre organisation, de tous les autres élèves participant au GSoC, ainsi que de vous-même et de Google. Il arrive que les élèves tombent malades ou rencontrent d'autres problèmes qui les empêchent de travailler autant qu'ils le souhaitent sur le GSoC. Cela arrive. Toutefois, comme dans le cas d'un emploi, si vous ne faites pas votre travail et que vous ne remplissez pas les conditions requises, vous pouvez vous en libérer. Les étudiants qui ne respectent pas leurs délais et qui ne produisent pas du code de qualité ne devraient pas être retenus.

N'oubliez pas qu'un seul mentor peut soumettre une évaluation par élève.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter par e-mail à l'adresse [e-mail].

21 juin 2016: évaluations de mi-parcours et informations sur les paiements des organisations

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise

• Les évaluations de milieu de trimestre sont désormais ouvertes et ont lieu le 27 juin à 19h UTC. Veuillez vous assurer que vos mentors terminent leurs évaluations avant la date limite. Vous pouvez facilement consulter l'état de chaque évaluation via votre tableau de bord.
• Nous venons d'ajouter des informations très importantes sur les paiements des organisations de parrains et les bourses des sommets des mentors sur cette page. Veuillez lire ces informations très attentivement, car le processus a changé par rapport aux années précédentes. Pour toute question concernant les paiements, veuillez nous contacter à l'adresse [e-mail].

7 juin 2016: informations importantes sur l'évaluation à mi-parcours du GSoC

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise

Nous espérons que vous aimez travailler avec vos élèves pendant ces premières semaines de codage.

Vous trouverez ci-dessous des informations importantes concernant l'évaluation de mi-mandat requise pour votre ou vos élèves. Veuillez les lire très attentivement.

DATE IMPORTANTE POUR TOUS LES MENTORS : les évaluations de milieu de trimestre ouvrent le 20 juin et ont une date limite pour le 27 juin à 19h UTC

Cette évaluation de mi-mandat est obligatoire dans le cadre de votre participation au GSoC 2016 et devrait vous prendre environ 10 minutes. Si vous ne finalisez pas l'évaluation de mi-mandat de chacun de vos élèves d'ici le 27 juin, votre organisation perdra automatiquement 1 100 $de la bourse des mentors pour le sommet. Il n'y a aucune exception à cette règle. Les évaluations manquées contribuent également à notre décision d'accepter et d'organiser le GSoC dans les années à venir.

À partir du 20 juin à 19h UTC, vous pourrez accéder à votre tableau de bord sur le site du programme GSoC pour terminer l'évaluation de mi-parcours. Cliquez simplement sur le bouton « Terminer l'évaluation » et remplissez le formulaire. Vous devez remplir le formulaire d'évaluation complet en une seule fois. Vous ne pouvez pas envoyer une évaluation partiellement remplie ni la modifier une fois qu'elle a été envoyée. Vous devez envoyer votre évaluation de mi-mandat d'ici le 27 juin à 19h UTC.

Impossible d'envoyer l'évaluation du 20 au 27 juin ?

Si vous savez que vous ne pourrez pas évaluer votre élève entre le 20 et le 27 juin à 19h UTC, veuillez demander à l'autre mentor travaillant avec votre élève de remplir le formulaire. L'administrateur de votre organisation peut également remplir le formulaire en votre nom. Assurez-vous de répondre aux questions ci-dessous afin qu'ils puissent remplir le formulaire pour vous à l'ouverture de la période d'évaluation.

Un seul mentor peut évaluer un élève

Si plusieurs mentors travaillent avec un élève, vous devez décider lequel d'entre vous remplira l'évaluation à mi-parcours de l'élève. Un seul mentor peut effectuer l'évaluation. Une fois l'évaluation envoyée, elle ne peut plus être modifiée. Assurez-vous donc d'être d'accord sur le résultat (réussite ou échec) et sur la personne qui remplira le formulaire à l'avance.

Si vous êtes mentor pour plusieurs étudiants, toutes les évaluations de milieu de trimestre à effectuer s'afficheront dans votre tableau de bord. Vous pouvez alors cliquer sur le nom de l'étudiant pour lequel vous souhaitez effectuer l'évaluation de milieu de trimestre.

Si vous vous demandez quelles questions porteront lors des évaluations de mi-mandat, nous les avons ajoutées au bas de cet e-mail pour vous donner un aperçu.

Pour toute question, veuillez nous contacter par e-mail à l'adresse [e-mail].

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Aperçu des questions d'évaluation à mi-parcours:

(toutes les questions sont obligatoires)

Historique

• Depuis combien d'années avez-vous participé au GSoC en tant que mentor ou administrateur de l'organisation ?

Communication

• Quand avez-vous communiqué pour la première fois avec votre élève ?
  • Avant l'annonce des organisations
  • Entre les organisations annoncées et le début de la période de candidature des étudiants
  • Entre le début de la période de candidature et l'annonce du nombre d'étudiants
  • Après l'annonce des élèves
  • Je ne sais pas
• À quelle fréquence communiquez-vous avec votre enfant ?
  • Une fois par jour
  • Deux fois par semaine
  • Une fois par semaine
  • Deux fois par mois
  • Une fois par mois
• Comment communiquez-vous avec votre ou vos mentors ?
  • Messagerie instantanée privée
  • IRC ou autre chat de groupe
  • Chat vidéo
  • Chat audio
  • E-mails privés
  • Listes de diffusion
  • Articles de blogs
  • En personne
  • Autre (préciser la réponse)
• Combien d'heures par semaine passez-vous sur "Nom du projet" ?
  • Saisissez le nombre moyen d'heures par semaine. Limitez-le à ce projet particulier.
• Combien d'heures au total passez-vous sur le GSoC par semaine ?
  • Saisissez le nombre moyen d'heures par semaine. Il doit inclure toute la durée liée au GSoC.
• À quelle fréquence souhaitez-vous que votre élève vous communique son statut ?
  • Une fois par jour
  • Tous les deux ou trois jours
  • Hebdomadaire
  • Seulement sur demande explicite
  • Jamais
• Notez la qualité des interactions de l'élève avec le mentorat du projet:
  • Pas du tout approprié
  • Incorrect
  • OK
  • Bonne
  • Excellent
• Veuillez évaluer la qualité des interactions de l'élève avec la communauté:
  • Pas du tout approprié
  • Incorrect
  • OK
  • Bonne
  • Excellent

Note

• L'élève est-il sur la bonne voie pour mener à bien son projet ?
  • L'élève a déjà terminé le projet.
  • L'élève est en avance sur le calendrier.
  • L'élève respecte l'horaire prévu
  • L'élève est en retard sur le calendrier
  • Je ne sais pas
• Quelle est la qualité du code ou du travail de l'élève jusqu'à présent ?
  • Pas du tout approprié
  • Incorrect
  • OK
  • Bonne
  • Excellent
• L'élève doit-il réussir ou échouer pour l'évaluation de mi-mandat ?
  • Réussite
  • Échec

Tout le reste

• Commentaires pour les élèves (ce contenu sera partagé avec eux)
  • Nous vous suggérons d'inclure une chose qu'ils font bien (avec des exemples) et un domaine qu'ils pourraient améliorer (en suggérant comment).
• Avez-vous d'autres commentaires ?

13 mai 2016: informations sur les GSoC avant le début du codage

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise

Nous espérons que vos élèves participeront activement à votre communauté et seront impatients de commencer à coder le 23 mai.

Élèves en échec dans la période de cohésion communautaire

Si vous pensez que votre élève ne participe pas activement à la période de cohésion de la communauté et que vous souhaitez qu'il échoue au programme, veuillez nous contacter à l'adresse [e-mail] d'ici le lundi 16 mai à 22h UTC. Nous le retirerons du programme.

Enquête

Merci à tous ceux qui nous ont fait part de leurs commentaires sur votre expérience du GSoC jusqu'à présent. Nous avons lu les commentaires et nous avons hâte d'en discuter d'autres lors du sommet des mentors en octobre. En parlant du Sommet des Mentors...

Dates du Sommet des mentors

Le Sommet des mentors 2016 du GSoC se tiendra du 28 au 30 octobre à Sunnyvale, en Californie. Chaque organisation pourra envoyer deux représentants (il peut s'agir de mentors ou d'administrateurs de l'entreprise). Si les échéances d'évaluation ne sont pas respectées, les frais de voyage seront réduits et le nombre de représentants qu'une organisation peut envoyer au sommet des mentors sera réduit.

D'ici quelques semaines, nous enverrons aux administrateurs de l'organisation plus d'informations sur le processus d'obtention des bourses de voyage et des primes de leur mentor pour le Sommet des mentors.

Manuel du mentor

N'oubliez pas de lire le manuel du mentor si vous ne l'avez pas déjà fait afin de vous aider au cours des prochains mois du programme GSoC.

9 mai 2016: nous aimerions connaître votre avis sur le GSoC

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise

Avant que les élèves commencent à coder, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous accorder cinq minutes pour nous faire part de vos commentaires sur votre expérience Google Summer of Code jusqu'à présent.

http://goo.gl/forms/Kh8LPGJmIb

29 avril 2016: mise à jour de la période de liaison communautaire

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise

Merci à tous d'être des parrains et des mandats pour le GSoC 2016 ! Nous apprécions votre engagement envers le GSoC ainsi que votre enthousiasme à aider les élèves à en savoir plus sur l'Open Source. C'est grâce à vous tous que ce programme a continué à se développer et à évoluer depuis 2005. Merci.

Nous comptons sur vous pour nous aider à faire appliquer les règles et à maintenir le cap pour les élèves au cours des quatre prochains mois. Nous souhaitons vous aider à créer des contributeurs à long terme pour vos projets. Nous avons apporté quelques modifications/clarifications à la période de cohésion de la communauté qui devraient aider tout le monde à être plus clair sur ce que l'on attend d'eux.

Cet e-mail est très long et contient des informations très importantes. Veuillez le lire attentivement.

Période de liaison communautaire

Une fois que les élèves ont accepté le GSoC, ils doivent participer activement à la période de liaison avec la communauté (du 22 avril au 22 mai). La période de liaison avec la communauté a pour but de préparer les élèves à commencer à contribuer à temps plein à votre organisation en mai.

Malheureusement, certains étudiants pensent que leur acceptation auprès du GSoC leur garantit le paiement initial de 500 $. Ce n'est pas le cas. Un étudiant ne reçoit pas 500 $ uniquement pour avoir rédigé une bonne proposition. Il doit être actif dans la période de liaison avec la communauté pour gagner ces 500 $.

Les activités en lien avec la communauté peuvent inclure les éléments suivants:

• Vous familiariser avec les pratiques et les processus de la communauté. (Cela implique souvent un mélange d'observation et de participation.)
• Participation à des listes de diffusion, à un IRC, etc. (au lieu de rester serein)
• Configurer leur environnement de développement
• Corrections de bugs/correctifs mineurs (ou volumineux). (Ils n'ont pas besoin d'être directement liés à leur projet GSoC.)
• Participer aux revues de code pour d'autres personnes. (Même une personne qui n'est pas familière du projet peut apporter sa contribution en soulignant les potentielles inefficacités, la mauvaise gestion des erreurs, etc.)
• Travailler avec son mentor et d'autres membres de l'organisation pour affiner le plan de son projet. Cela peut inclure la finalisation des échéances et des jalons, l'ajout de détails, l'identification des problèmes potentiels, etc.
• Si l'élève connaît déjà l'organisation, il peut aider d'autres personnes à s'impliquer dans la communauté.
• Lire (et mettre à jour !) la documentation qu'ils devront comprendre pour mener à bien leur projet
• Signaler ou reproduire des bugs

"Actif" signifie actif. Les étudiants se sont engagés à respecter le calendrier du programme, et nous vous demandons de les respecter. Il n'y a pas de norme simple, car chaque organisation est différente, chaque élève est soumis à des contraintes de temps différentes et il existe de nombreuses façons différentes d'interagir. Certains élèves peuvent avoir besoin d'être encouragés et d'être encouragés pour les inciter à participer activement.

Si vous ne constatez pas régulièrement des interactions publiques de la part de l'élève, vous devez l'encourager vivement. L'interaction publique est importante, c'est un principe clé de l'Open Source. Le travail se déroule là où tout le monde peut le voir. De même, tous les travaux effectués par les élèves doivent être partagés dans un dépôt accessible au public.

Si l'étudiant n'a pas été actif dans le programme Community Bonding avant le 16 mai, veuillez en informer Google à l'adresse [e-mail]. Après un bref examen, nous sommes susceptibles de retirer l'étudiant du programme. Ils ne recevront aucun paiement.

Ne craignez pas de "faire échouer" un élève.

Les 11 dernières années de GSoC ont démontré que les élèves qui n'interagissent pas tôt et qui sont souvent plus susceptibles d'échouer plus tard. Souvent, elles disparaissent tout simplement. Nous ne voulons pas que vous perdiez votre temps avec des étudiants qui ne se soucient pas du projet/de l'organisation et qui n'essaient même pas de montrer d'intérêt au cours des premières semaines du programme. Dès le début, de petites contributions sont souvent un signal très positif.

Les organisations ne seront pas pénalisées si les élèves en échec qui n'assument pas leurs responsabilités n'assument pas leurs responsabilités pendant la période d'engagement communautaire. Nous nous attendons à ce qu'il y ait des élèves qui n'arrivent pas à cette période de cohésion communautaire, tout comme nous nous attendons à ce qu'il y ait des élèves qui échouent à la mi-mandat et d'autres qui échouent à la finale. C'est tout à fait normal.

Si vous vous demandez si un élève a respecté les consignes, n'hésitez pas à les poser. Envoyez un e-mail à [e-mail] avec un résumé des activités de l'élève pendant la période d'association avec la communauté, afin que nous puissions les examiner.

22 avril 2016: mentors confirmés d'un projet étudiant

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise ayant confirmé le projet d'un élève

Félicitations ! Au cours des prochains mois, vous allez travailler avec {Student display name} sur {Project title}.

Veuillez accueillir votre élève dans votre communauté et travailler avec lui pour planifier les étapes qu'il devra atteindre. Définir des attentes claires dès le début est l'un des meilleurs moyens d'aider vos élèves à réussir.

Vous pouvez lire le manuel du mentor pour découvrir d'excellents conseils sur la façon de communiquer avec votre élève et d'élaborer le plan du projet.

Si vous avez des questions, veuillez contacter notre équipe Google Open Source Programs à l'adresse [e-mail] ou envoyer un e-mail à la liste de diffusion des mentors, le cas échéant.

18 avril 2016: rappel concernant la sélection des projets d'élèves

À: Administrateurs de l'entreprise

Petit rappel:sélectionnez vos élèves dans l'application Web avec leurs mentors avant l'échéance du mercredi à 19h UTC.

Actuellement, 25% des organisations n'ont pas encore choisi leurs élèves.

Si vous avez des questions, veuillez nous contacter à l'adresse [e-mail].

7 avril 2016: sélection des emplacements et des projets

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise

• Date limite pour que le OA envoie ses demandes de créneaux : lundi 11 avril à 19h UTC.
• Google attribuera des emplacements le mercredi 13 avril.
• Date limite pour que l'OCA puisse sélectionner des projets (élèves) ou attribuer des mentors : mercredi 20 avril à 19h UTC.

Demandes d'emplacements

Date limite : lundi 11 avril à 19h UTC.

Les administrateurs de l'entreprise doivent demander un nombre minimal et maximal d'emplacements de projet pour leur organisation en fonction des bonnes propositions reçues et des mentors disponibles. Ces nombres permettent à Google d'allouer les emplacements. Il est possible que les organisations reçoivent moins que le minimum demandé. Les nouvelles organisations ne recevront probablement que quelques emplacements, quel que soit le nombre qu'elles demandent.

Il existe un mappage 1:1 entre les projets et les élèves. Un élève ne peut réaliser qu'un seul projet GSoC par an. Vous ne devez demander des emplacements que pour les projets susceptibles de réussir. Ne prévoyez pas d'accepter des propositions acceptables.

Pour plus d'informations, consultez la section Allocation d'emplacements et sélection de projets.

Éligibilité des étudiants

Date limite : lundi 11 avril à 19h UTC.

Le 11 avril est également la date limite pour que les étudiants puissent faire examiner à nouveau tout justificatif d'inscription. Il est possible que les formulaires envoyés au cours des dernières heures ne soient pas examinés avant la date limite. Les élèves en ont été informés et ont tous reçu un e-mail de rappel les invitant à corriger leur formulaire avant la date limite. Les étudiants sans justificatif d'inscription valide ne pourront pas participer. Il n'y aura aucune exception.

Résolution d'un conflit

Si vous essayez d'accepter un élève déjà accepté par une autre organisation, une notification vous en informe. Les coordonnées des administrateurs de cette organisation s'affichent afin que vous puissiez leur demander s'ils souhaitent libérer l'élève. Ils peuvent choisir un autre élève pour ce créneau.

Google ne sera pas impliqué dans ces décisions. C'est à l'organisation qui a choisi l'élève de décider de la manière dont il souhaite poursuivre. Ne demandez pas à l'élève, car cela divulguera les informations qu'il a acceptées avant que la décision ne soit finalisée.

E-mails et rappels de communication

• Ne dites pas aux élèves qu'ils ont été acceptés dans le programme avant l'annonce publique du 22 avril. Les décisions ne sont pas officielles tant qu'elles ne sont pas sur le site Web et que des e-mails n'ont pas été envoyés.
• Le 22 avril, les élèves recevront un e-mail de confirmation pour chaque élève accepté dans leur organisation. Pour les grandes organisations, cela va prendre beaucoup d'e-mails, nous nous excusons à l'avance.
• Les mentors dont les projets ont été acceptés reçoivent un e-mail les informant qu'ils sont mentors pour le projet.
• Ne partez pas du principe que le simple fait que vous ayez reçu un e-mail que tous les autres a reçus. De nombreux e-mails sont envoyés. En raison de la conception des e-mails il y a plus de 30 ans, ils peuvent ne pas être distribués simultanément, immédiatement ou dans l'ordre.

Chronologie

11 avril à 19h UTC : date limite pour les demandes d'emplacements.

13 avril:annonce de l'allocation des emplacements.

14 – 20 avril:remplissez les emplacements avec des projets.

22 avril:annonce des projets acceptés.

23 avril – 22 mai:période de liaison avec la communauté.

23 mai:début du codage.

23 mars 2016: examen final du PDF et répartition des emplacements

À: Parrains et administrateurs de l'entreprise

Le délai d'envoi des devoirs par les élèves est presque écoulé (il reste moins de 57 heures) ! En ce moment, vous êtes tous très occupés à répondre aux élèves et à leur fournir des commentaires sur leurs brouillons de propositions. Au cours de la phase suivante du GSoC, vous pouvez sélectionner les propositions que vous allez faire en projets de GSoC.

Examen des propositions finales PDF --25 mars - 10 avril

La date limite pour l'envoi de la proposition PDF finale est le vendredi 25 mars à 19h UTC.

Les élèves doivent envoyer une proposition au format PDF final avant la date limite, sans quoi votre organisation ne pourra pas les sélectionner en tant qu'élèves. Les élèves sans proposition au format PDF final ne peuvent pas être acceptés, et il n'y aura aucune exception.

La date limite pour envoyer une preuve d'inscription à un programme universitaire éligible est également le 25 mars à 19h UTC. Les élèves qui ne le font pas ne pourront pas utiliser le GSoC cette année. Nous allons examiner les formulaires, et les élèves pourront les renvoyer en cas de problème.

Après le 25 mars à 19h UTC, les membres de l'organisation pourront voir les PDF finaux envoyés par les élèves.

Votre décision de sélectionner ou non un élève est basée sur la proposition PDF finale. Vous pourrez également vous référer au projet de proposition, mais vous ne devrez pas prendre votre décision en vous basant sur celui-ci. Un brouillon de proposition est destiné à être utilisé pour afficher le fil de commentaires et éventuellement voir comment l'élève a interagi avec vous et répondu aux commentaires, etc. Ne l'utilisez pas pour laisser l'élève apporter d'autres modifications après le délai. Ce n'est pas juste pour tous les autres candidats.

Envie de mentorer ?

Si vous souhaitez devenir mentor pour une proposition donnée, vous pouvez cliquer sur le bouton violet "Demander un mentor" pour indiquer à l'administrateur de votre organisation qui est intéressé par ces propositions. Cela est particulièrement utile pour les administrateurs de l'entreprise qui souhaitent déterminer s'ils ont suffisamment de mentors pour leurs nombres de demandes d'emplacements.

Demande de emplacements - date limite le 11 avril à 19h UTC

Les administrateurs de l'entreprise demanderont un nombre minimal et maximal d'emplacements pour le projet. Vous ne devez demander des emplacements que pour les projets pour lesquels au moins un mentor confirmé a de bonnes chances de réussir. N'acceptez pas les propositions de qualité. Les nouvelles organisations ne recevront probablement qu'un ou deux emplacements, quel que soit le nombre demandé.

Le 11 avril est également la date limite pour l'approbation des formulaires d'inscription renvoyés. Notez que les élèves dont les formulaires ne sont pas valides n'apparaîtront pas dans la liste des projets d'élèves que vous pourrez choisir à partir du 13 avril (lorsque les créneaux seront annoncés).

Tous les administrateurs de l'entreprise doivent consulter la section Allocation des emplacements et sélection des projets pour en savoir plus.

Dates importantes à venir

Du 26 mars au 11 avril à 19h UTC : examinez avec votre organisation toutes les propositions d'élèves envoyées par des élèves, et déterminez combien vous souhaitez sélectionner et combien vous pouvez traiter. Déterminez le nombre minimal/maximal d'emplacements d'élèves à demander.

11 avril à 19h UTC : date limite d'envoi des demandes de créneaux. (OA)

13 avril, 19h UTC : les allocations d'emplacements sont annoncées.

14 – 20 avril:sélectionnez les propositions pour les transformer en projets d'élèves. Au moins un mentor doit être attribué à chaque projet avant de pouvoir être sélectionné.

22 avril:annonce des projets/élèves/projets GSoC acceptés

23 avril – 22 mai:période de liaison avec la communauté.

23 mai:début du codage

Pour toute question, veuillez nous contacter à l'adresse [e-mail].

16 mars 2016: interagir avec les élèves pendant la phase de proposition

À: Administrateurs de l'entreprise

Un mentor a soulevé un point très important que je veux partager avec vous tous.

Vous interagirez avec des dizaines, voire des centaines d'étudiants au cours des 10 prochains jours. Chacun y participe pour sa propre raison. Pour certains, c'est l'amour du code. Pour d'autres, c'est l'argent. Beaucoup se posent des questions comme : "Ma proposition est-elle meilleure que celle des autres étudiants ?" "Allez-vous me choisir ?" Certains seront très anxieux à l'idée d'être acceptés. Pour vous aider à gérer leurs questions et à préserver l'esprit du programme, nous vous proposons quelques consignes à suivre.

Ne parlez pas de:

• Si vous prévoyez d'accepter l'élève.
  • Vous ne savez pas combien de créneaux vous recevrez et vous ne voulez pas donner de faux espoirs aux élèves. L'e-mail officiel envoyé par Google aux élèves le 22 avril devrait être la première fois que les élèves apprendront s'ils ont été acceptés ou non.
• Comment d'autres mentors ont évalué la proposition d'un élève.
  • Si vous voulez donner à un élève votre opinion personnelle de sa proposition, c'est normal (et bon), mais nous vous encourageons à la formuler comme une critique constructive. "Je pense que votre proposition serait plus avantageuse si..."
• Nombre d'emplacements qui vous sont attribués par Google (lorsqu'ils seront annoncés dans quelques semaines).
• Ne posez pas de questions sur l'âge, le genre, l'origine ethnique, la religion, l'état civil, les enfants, les préférences sexuelles, le handicap, la maladie ou le mode de vie.
  • S'il souhaite partager ces informations avec vous, il peut le faire. Vous ne devez pas initier une discussion à ce sujet.

Discuter sur:

• Qui pourrait être son ou ses mentors
  • Si l'étudiant reçoit des commentaires sur sa proposition, c'est probablement de son mentor potentiel.
• Sa proposition
  • Les élèves sont encouragés à demander des commentaires en partageant leurs brouillons avec les organisations. Les mentors sont également tenus d'envoyer des commentaires aux élèves. Depuis plus de 11 ans, le GSoC a montré que les étudiants qui travaillent avec des mentors sur leur proposition sont plus susceptibles de réussir.
  • Les étudiants qui choisissent d'utiliser Google Docs pour leurs propositions peuvent intégrer des commentaires et des suggestions.
  • Aidez-le à définir une portée et un calendrier raisonnables. C'est souvent un domaine qui peut être difficile pour les élèves.
• Votre communauté
  • Chaque projet Open Source possède un style de communauté différent. En présentant aux élèves le fonctionnement de votre projet, vous les aiderez à s'y adapter.
• Outils, technologies et techniques
  • Lorsqu'ils s'appliquent à votre organisation et à sa proposition.

Discuter peut-être de:

Vous n'avez pas besoin de partager ces informations avec les étudiants potentiels. Chaque organisation aura des raisons différentes de partager ou non.

• Dire aux élèves que quelqu'un d'autre a postulé sur le même sujet
  • Cela arrive souvent, et une organisation peut choisir deux élèves pour travailler sur des variantes du même projet. Les élèves veulent se montrer compétitifs et, dans de rares cas, essayer d'effrayer leurs concurrents. Certaines organisations choisissent de ne pas partager ces informations.
  • Certaines organisations souhaitent que les élèves qui rédigent des propositions sur la même idée de projet en parlent dans IRC ou sur leur liste d'organisations. C'est votre décision. Celle-ci présente des avantages et des inconvénients. Cela dépend du projet, du mentor et des élèves.
• Nombre de propositions reçues par votre organisation
  • Il y a de bonnes raisons d'en informer les élèves et de ne pas leur communiquer ces informations. Cela peut les encourager ou les décourager d'investir dans votre organisation. Merci de faire preuve de discernement.

Examen des propositions

Au bas de chaque page de proposition, il y a une section "Examen interne" qui n'est visible que par les membres de votre organisation.

Si vous souhaitez recevoir des e-mails lorsqu'un utilisateur laisse un commentaire sur une proposition que vous avez commentée, vous pouvez l'activer sur votre page de profil. (Sélectionnez "Mon profil" dans le menu en haut à droite.)

Tous les membres de l'organisation peuvent cliquer sur le bouton "Je veux encadrer" pour indiquer leur intérêt pour le mentorat d'une proposition.

Les administrateurs de l'entreprise ont la possibilité d'activer ou de désactiver le suivi des propositions s'ils le souhaitent. Aucun autre système de classement n'est fourni sur le site. Les administrateurs de l'entreprise peuvent exporter des propositions depuis leur tableau de bord et les classer de la manière qui convient le mieux à leur organisation.

N'oubliez pas que si vous faites des commentaires en dehors du site Web du GSoC (par exemple, sur le brouillon de la proposition Google Docs partagée), ceux-ci peuvent être vus par l'élève.

Inviter des mentors

Tous les mentors doivent être invités. Il semble s'agir d'un point de confusion et mentionné assez souvent sur IRC, alors nous le renouvelons ici. Administrateurs de l'entreprise, vous devez vous assurer que les mentors potentiels de votre communauté savent que vous devez les inviter avant de pouvoir s'inscrire en tant que mentor.

Si vous avez des questions ou des inquiétudes, veuillez contacter notre équipe à l'adresse [e-mail]. Une partie de notre équipe se rend à FOSSASIA cette semaine (nous espérons vous retrouver là-bas !) et il se peut que nous accédions aux e-mails, en particulier ceux qui ne sont adressés qu'à une seule personne, avec un temps de réponse considérable. En utilisant l'adresse e-mail du groupe, nous espérons pouvoir vous répondre dans les meilleurs délais.

8 mars 2016: quels sont les résultats attendus concernant les enchères ouvertes ?

À: Administrateurs de l'entreprise

Bienvenue dans Google Summer of Code 2016 ! Certains changements ont été apportés par rapport aux années précédentes. Veuillez lire attentivement toutes les informations ci-dessous, même si vous êtes un ancien participant.

Ce que vous attendez des administrateurs de l'organisation:

• Assurez-vous que la page de profil de votre organisation est complète et exacte. Maintenez votre liste d'idées à jour. Veillez à ce que le logo s'affiche correctement. Nous vous suggérons un logo contenant le nom de l'organisation en lettres lisibles.
• Assurez-vous que les instructions de candidature sont complètes et complètes.
• Discuter avec les élèves potentiels d'idées de projet possibles Les mentors doivent aussi vous aider.
• Invitez des mentors dans votre organisation. Assurez-vous d'en avoir suffisamment.
• Demandez des emplacements de projet.
• Après avoir alloué les emplacements, sélectionnez les élèves et affectez des mentors.
• Négocier avec d'autres organisations en cas de conflit avec un élève
• Assurez-vous que votre organisation est configurée dans le système fournisseur de Google pour recevoir des bourses de mentorat et des primes de déplacement. (Plus d'informations à venir en mai).
• Assurez-vous que vos mentors communiquent régulièrement avec les élèves.
• S'assurer d'avoir effectué toutes les évaluations des mentors pour les élèves. Il vous incombe d'ajouter au mentor ou de le compléter à sa place.

Dates et échéances importantes du GSoC 2016

14 – 25 mars:les mentors et les administrateurs de l'entreprise examinent les projets de projets des élèves et les commentent.

26 mars – 10 avril:passez en revue toutes les propositions d'élèves envoyées par votre organisation, et déterminez combien vous souhaitez sélectionner et combien vous pouvez traiter. Déterminez le nombre minimal/maximal d'emplacements pour les élèves à demander.

11 avril:date limite d'envoi des demandes de créneaux.

13 avril:annonce des allocations d'emplacements.

14 – 20 avril:sélectionnez les propositions pour les transformer en projets d'élèves. Au moins un mentor doit être attribué à chaque projet avant de pouvoir être sélectionné.

22 avril:annonce des projets/élèves/projets GSoC acceptés

23 avril – 22 mai:période de liaison avec la communauté.

23 mai:début du codage

20 – 27 juin:évaluations de mi-trimestre

23 – 29 août:évaluations finales des élèves.

Milieu/Fin octobre 2016:Sommet des mentors (dates à déterminer)

Examiner les propositions des élèves

Les élèves doivent déjà avoir commencé à vous contacter pour discuter d'idées de projet. À partir du 14 mars, les élèves pourront soumettre leurs propositions via le site Web. Chaque élève peut soumettre cinq propositions au total dans le cadre du programme.

Par le passé, les étudiants ayant proposé les meilleures propositions contactent rapidement les organisations pour recevoir des commentaires avant de soumettre leur proposition finale. Pour encourager davantage d'étudiants à demander des commentaires sur leurs propositions, nous avons intégré des brouillons de propositions dans le processus. Veillez à actualiser régulièrement votre tableau de bord afin de voir quand les nouvelles brouillons sont prêtes à être examinées. Nous encourageons l'utilisation de Google Docs pour les propositions, car cela vous permettra de commenter directement la proposition (si l'élève a défini correctement ses paramètres de partage).

Les élèves doivent soumettre leur proposition finale au format PDF sur le site Web. Vous pourrez le voir après la date limite de dépôt des candidatures des étudiants (25 mars à 19h UTC).

Les élèves peuvent supprimer leurs propositions. Si une proposition disparaît de votre liste, c'est probablement parce qu'elle l'a supprimée.

Inviter des mentors dans votre organisation

Nouveauté 2016:tous les mentors doivent être invités par un administrateur de l'organisation. Si vous avez besoin d'un moyen de suivre les personnes qui veulent vous guider, nous vous suggérons d'utiliser un formulaire Google Forms ou simplement de leur demander de vous envoyer un e-mail "Je veux parrainer".

Les administrateurs de l'entreprise peuvent également être des mentors. Le site Web considère que le rôle d'administrateur de l'organisation correspond au rôle de mentor. C'est très courant dans les petites organisations. Dans les grandes organisations, les administrateurs agissent souvent en tant que mentor suppléant. Si un mentor désigné ne remplit pas ses fonctions (évaluations, communication, mentorat), les administrateurs de l'entreprise sont tenus de rechercher un nouveau mentor, ou de le remplacer par un autre.

Sélection des élèves/Allocations des emplacements

Les processus d'attribution des emplacements et de sélection des élèves ont changé cette année. Veuillez lire très attentivement les informations sur l'allocation d'emplacements.

Paiements liés aux bourses des mentors et aux voyages pour le Mentor Summit

Nous avons simplifié le processus de distribution du mentor et des bourses de voyage.

• Les organisations reçoivent 500 $par élève qu'elles parrainent, que l'élève réussisse ou échoue.
• Les organisations reçoivent 2 200 $pour les voyages de mentors si elles réussissent toutes leurs évaluations à temps. Une évaluation manquée entraîne la perte de 1 100 $ sur les 2 200 $de subvention de voyage. Si une organisation manque deux évaluations au cours du programme, elle ne recevra aucune des 2 200 $de subvention de voyage et ne pourra pas envoyer de mentors au sommet des mentors en octobre.
• Nouveauté pour 2016:les organisations n'auront plus à envoyer de factures pour le voyage de leurs mentors, chaque organisation recevra la totalité des 2 200 $ (conformément aux dispositions ci-dessus).
• Nouveauté 2016:toutes les organisations pourront inviter deux mentors au sommet cette année.

Nous vous communiquerons plus d'informations sur la manière de recevoir les fonds de l'organisation en mai. Les informations sur le sommet des mentors seront communiquées dans le mois prochain.

Nous contacter

Pour toute question, veuillez utiliser l'adresse e-mail [e-mail] afin que tous les membres de notre équipe puissent y répondre.

Si vous souhaitez figurer sur la liste de diffusion des mentors de la GSoC, vous devez vous inscrire sur la page de votre profil utilisateur. Nous ajouterons à la liste tous les utilisateurs inscrits à la liste à la fin de la semaine. Nous continuerons d'ajouter des personnes à la liste de diffusion toutes les deux semaines tout au long du programme.

Glossaire rapide

Proposition:document décrivant le projet sur lequel l'étudiant souhaite travailler pour votre organisation. Elle doit contenir un calendrier contenant des jalons clairs et des produits livrables spécifiques.

Emplacement:Google accorde à chaque organisation un certain nombre d'"emplacements" de projet en fonction des emplacements demandés et de l'historique auprès du GSoC. Chaque emplacement peut accueillir un élève/un projet.

Projet:une fois qu'un élève a été sélectionné et que les projets ont été annoncés, sa proposition devient un projet pour le reste du programme.