Суммировать данные из нескольких листов

Уровень кодирования : начинающий
Продолжительность : 5 минут
Тип проекта : Пользовательская функция

Цели

• Поймите, что делает решение.
• Понять, какие функции выполняют службы Apps Script в рамках решения.
• Настройте сценарий.
• Запустите скрипт.

Об этом решении

Если у вас есть данные с похожей структурой на нескольких листах электронной таблицы, например, показатели поддержки клиентов для членов команды, вы можете использовать эту настраиваемую функцию для создания сводки по каждому листу. Это решение ориентировано на запросы в службу поддержки клиентов, но вы можете настроить его в соответствии со своими потребностями.

Как это работает

Пользовательская функция getSheetsData() суммирует данные из каждого листа электронной таблицы на основе столбца «Статус» листа. Скрипт игнорирует листы, которые не должны включаться в агрегацию, например, листы ReadMe и Summary .

Службы скриптов приложений

Это решение использует следующую службу:

• Служба электронных таблиц – получает листы, которые необходимо суммировать, и подсчитывает количество элементов, соответствующих указанной строке. Затем скрипт добавляет вычисленную информацию в диапазон относительно места вызова пользовательской функции в электронной таблице.

Предпосылки

Для использования этого образца вам необходимы следующие предварительные условия:

• Учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться одобрение администратора).
• Веб-браузер с доступом в Интернет.

Настройте сценарий

Нажмите кнопку ниже, чтобы создать копию таблицы пользовательской функции «Суммировать данные электронной таблицы ». Проект Apps Script для этого решения прикреплён к таблице.
Сделать копию

Запустить скрипт

1. В скопированной таблице перейдите на лист «Сводка» .
2. Щёлкните по ячейке A4 . Функция getSheetsData() находится в этой ячейке.
3. Перейдите на один из листов владельца и обновите или добавьте данные. Вот несколько действий, которые вы можете попробовать:
   • Добавьте новую строку с образцом информации о билете.
   • В столбце Статус измените статус существующего тикета.
   • Измените положение столбца «Статус» . Например, на листе «Владелец1» переместите столбец «Статус» из столбца C в столбец D.
4. Перейдите на лист «Сводка» и просмотрите обновлённую сводную таблицу, созданную функцией getSheetsData() на основе ячейки A4 . Возможно, потребуется установить флажок в строке 10, чтобы обновить кэшированные результаты пользовательской функции. Google кэширует пользовательские функции для оптимизации производительности.
   • Если вы добавили или обновили строки, скрипт обновит количество тикетов и статусов.
   • Если вы изменили позицию столбца «Статус» , скрипт все равно будет работать так, как задумано, с новым индексом столбца.

Проверьте код

Чтобы просмотреть код Apps Script для этого решения, нажмите «Просмотреть исходный код» ниже:

Посмотреть исходный код

Код.gs

решения/пользовательские-функции/суммирование-листов-данных/Code.js

Посмотреть на GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 * 
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays 
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheets = ss.getSheets();
  let outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (let s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    let sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) { continue; }
    // Gets sheets data.
    let values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    let headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    let columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    let columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0,1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    let owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    let taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    let completeCnt = filterByPosition(values,'Complete', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    let inProgressCnt = filterByPosition(values,'In-Progress', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    let scheduledCnt = filterByPosition(values,'Scheduled', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    let overdueCnt = filterByPosition(values,'Overdue', columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([owner,taskCnt,completeCnt,inProgressCnt,scheduledCnt,overdueCnt,sheetNm]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter(innerArray => innerArray[position] === find);
}

Модификации

Вы можете редактировать пользовательскую функцию столько, сколько захотите. Ниже представлено дополнительное дополнение для ручного обновления результатов пользовательской функции.

Обновить кэшированные результаты

В отличие от встроенных функций, Google кэширует пользовательские функции для оптимизации производительности. Это означает, что если вы измените что-либо в своей пользовательской функции, например, вычисляемое значение, обновление может не произойти немедленно. Чтобы обновить результат функции вручную, выполните следующие действия:

1. Добавьте флажок в пустую ячейку, нажав Вставка > Флажок .
2. Добавьте ячейку с флажком в качестве параметра пользовательской функции, например, getSheetsData(B11) .
3. Установите или снимите флажок, чтобы обновить результаты пользовательской функции.

Авторы

Этот образец поддерживается компанией Google с помощью экспертов Google Developer Experts.

Следующие шаги

• Пользовательские функции в Google Таблицах
• Расширение Google Таблиц