Podsumowywanie danych z wielu arkuszy

Poziom kodowania: początkujący
Czas trwania: 5 minut
Typ projektu: funkcja niestandardowa

Cele

  • Dowiedz się, co robi to rozwiązanie.
  • Dowiedz się, jakie usługi Apps Script są używane w tym rozwiązaniu.
  • Skonfiguruj skrypt.
  • Uruchom skrypt.

Informacje o rozwiązaniu

Jeśli masz podobnie ustrukturyzowane dane w wielu arkuszach w arkuszu kalkulacyjnym, np. dane o obsłudze klienta dla członków zespołu, możesz użyć tej funkcji niestandardowej, aby utworzyć podsumowanie każdego arkusza. To rozwiązanie koncentruje się na zgłoszeniach do działu obsługi klienta, ale możesz je dostosować do swoich potrzeb.

Tabela podsumowująca wygenerowana przez funkcję getSheetsData, która pokazuje liczbę zgłoszeń według stanu.

Jak to działa

Funkcja niestandardowa o nazwie getSheetsData() podsumowuje dane z każdego arkusza w arkuszu kalkulacyjnym na podstawie kolumny Stan arkusza. Skrypt ignoruje arkusze, które nie powinny być uwzględniane w agregacji, np. arkusze ReadMe i Podsumowanie.

Usługi Apps Script

To rozwiązanie korzysta z tej usługi:

  • Usługa arkuszy kalkulacyjnych – pobiera arkusze , które mają zostać podsumowane, i zlicza liczbę elementów pasujących do określonego ciągu znaków. Następnie skrypt dodaje obliczone informacje do zakresu względem miejsca, w którym funkcja niestandardowa została wywołana w arkuszu kalkulacyjnym.

Wymagania wstępne

Aby użyć tego przykładu, musisz spełnić te wymagania wstępne:

  • Konto Google (w przypadku kont Google Workspace może być wymagana zgoda administratora).
  • Przeglądarka internetowa z dostępem do internetu.

Konfigurowanie skryptu

Aby utworzyć kopię arkusza Funkcja niestandardowa do podsumowywania danych z arkusza kalkulacyjnego, kliknij ten przycisk:

Utwórz kopię

Projekt Apps Script dla tego rozwiązania jest dołączony do arkusza kalkulacyjnego.

Uruchamianie skryptu

  1. W skopiowanym arkuszu kalkulacyjnym otwórz arkusz Podsumowanie.
  2. Kliknij komórkę A4. W tej komórce znajduje się funkcja getSheetsData().
  3. Otwórz jeden z arkuszy właściciela i zaktualizuj lub dodaj dane do arkusza. Oto kilka działań, które możesz wypróbować:
    • Dodaj nowy wiersz z przykładowymi informacjami o zgłoszeniu.
    • W kolumnie Stan zmień stan istniejącego zgłoszenia.
    • Zmień położenie kolumny Stan. Na przykład w arkuszu Właściciel1 przenieś kolumnę Stan z kolumny C do kolumny D.
  4. Otwórz arkusz Podsumowanie i sprawdź zaktualizowaną tabelę podsumowania utworzoną przez funkcję getSheetsData() z komórki A4. Może być konieczne zaznaczenie pola wyboru w wierszu 10, aby odświeżyć wyniki funkcji niestandardowej w pamięci podręcznej. Google buforuje funkcje niestandardowe, aby zoptymalizować wydajność.
    • Jeśli dodasz lub zaktualizujesz wiersze, skrypt zaktualizuje liczbę zgłoszeń i stanów.
    • Jeśli zmienisz położenie kolumny Stan, skrypt nadal będzie działać zgodnie z oczekiwaniami z nowym indeksem kolumny.

Sprawdzanie kodu

Aby sprawdzić kod Apps Script dla tego rozwiązania, kliknij Wyświetl kod źródłowy:

Wyświetl kod źródłowy

Code.gs

solutions/custom-functions/summarize-sheets-data/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 *
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheets = ss.getSheets();
  const outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (const s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    const sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) {
      continue;
    }
    // Gets sheets data.
    const values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    const headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    const columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    const columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0, 1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    const owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    const taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    const completeCnt = filterByPosition(
      values,
      "Complete",
      columnStatus,
    ).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    const inProgressCnt = filterByPosition(
      values,
      "In-Progress",
      columnStatus,
    ).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    const scheduledCnt = filterByPosition(
      values,
      "Scheduled",
      columnStatus,
    ).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    const overdueCnt = filterByPosition(values, "Overdue", columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([
      owner,
      taskCnt,
      completeCnt,
      inProgressCnt,
      scheduledCnt,
      overdueCnt,
      sheetNm,
    ]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter((innerArray) => innerArray[position] === find);
}

Reguły przekształcania

Możesz dowolnie edytować funkcję niestandardową, aby dostosować ją do swoich potrzeb. Aby zobaczyć opcjonalny dodatek do ręcznego odświeżania wyników funkcji niestandardowej, kliknij Odśwież wyniki w pamięci podręcznej:

Odśwież wyniki w pamięci podręcznej

W przeciwieństwie do funkcji wbudowanych Google buforuje funkcje niestandardowe, aby zoptymalizować wydajność. Oznacza to, że jeśli zmienisz coś w funkcji niestandardowej , np. wartość, która jest obliczana, może to nie spowodować natychmiastowej aktualizacji. Aby ręcznie odświeżyć wynik funkcji, wykonaj te czynności:

  1. Dodaj pole wyboru do pustej komórki, klikając Wstaw > Pole wyboru.
  2. Dodaj komórkę z polem wyboru jako parametr funkcji niestandardowej, np. getSheetsData(B11).
  3. Zaznacz lub odznacz pole wyboru, aby odświeżyć wyniki funkcji niestandardowej.

Współtwórcy

Ten przykład jest utrzymywany przez Google przy pomocy Ekspertów Google Developers.

Dalsze kroki