Résumer les données de plusieurs feuilles

Niveau de programmation : Débutant
Durée : 5 minutes
Type de projet : Fonction personnalisée

Objectifs

Comprendre le fonctionnement de la solution.
Comprendre le rôle des services Apps Script dans la solution.
Configurer le script.
Exécuter le script.

À propos de cette solution

Si vous disposez de données structurées de façon similaire sur plusieurs feuilles d'une même feuille de calcul, comme des métriques de service client pour les membres d'une équipe, vous pouvez utiliser cette fonction personnalisée pour résumer chaque feuille. Cette solution se concentre sur les demandes d'assistance client, mais vous pouvez la façonner selon vos besoins.

Tableau récapitulatif généré par la fonction getSheetsData affichant le nombre d'états de tickets.

Fonctionnement

La fonction personnalisée, appelée getSheetsData(), résume les données de chaque feuille de la feuille de calcul en fonction de la colonne État d'une feuille. Le script ignore les feuilles qui ne doivent pas être incluses dans l'agrégation, telles que les feuilles ReadMe et Summary.

Services Apps Script

Cette solution utilise le service suivant :

Service de feuille de calcul : récupère les feuilles à résumer et compte le nombre d’éléments correspondant à une chaîne spécifiée. Le script ajoute ensuite les informations calculées à une plage par rapport à l'endroit où la fonction personnalisée a été appelée dans la feuille de calcul.

Prérequis

Pour utiliser cet exemple, vous devez remplir les prérequis suivants :

Un compte Google (l'approbation de l'administrateur peut être nécessaire pour les comptes Google Workspace)
Un navigateur Web avec accès à Internet

Configurer le script

Pour créer une copie de la feuille de calcul Summarize spreadsheet data custom function (Fonction personnalisée pour résumer les données d'une feuille de calcul), cliquez sur le bouton suivant :

Créer une copie

Le projet Apps Script de cette solution est associé à la feuille de calcul.

Exécuter le script

Dans la feuille de calcul copiée, accédez à la feuille Summary.
Cliquez sur la cellule A4. La fonction getSheetsData() se trouve dans cette cellule.
Accédez à l'une des feuilles du propriétaire et mettez à jour ou ajoutez des données à la feuille. Voici quelques actions que vous pouvez essayer :
- Ajoutez une ligne avec des exemples d'informations sur les demandes d'assistance.
- Dans la colonne État, modifiez l'état d'une demande d'assistance existante.
- Modifiez la position de la colonne État. Par exemple, dans la feuille Owner1, déplacez la colonne État de la colonne C vers la colonne D.
Accédez à la feuille Summary et examinez le tableau récapitulatif mis à jour que getSheetsData() a créé à partir de la cellule A4. Vous devrez peut-être cocher la case de la ligne 10 pour actualiser les résultats mis en cache de la fonction personnalisée. Google met en cache les fonctions personnalisées pour optimiser les performances.
- Si vous avez ajouté ou mis à jour des lignes, le script met à jour le nombre de demandes d'assistance et d'états.
- Si vous avez modifié la position de la colonne État, le script fonctionne toujours comme prévu avec le nouvel index de colonne.

Examiner le code

Pour examiner le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source :

Afficher le code source

Code.gs

solutions/custom-functions/summarize-sheets-data/Code.js

Afficher sur GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 *
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheets = ss.getSheets();
  const outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (const s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    const sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) {
      continue;
    }
    // Gets sheets data.
    const values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    const headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    const columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    const columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0, 1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    const owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    const taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    const completeCnt = filterByPosition(
      values,
      "Complete",
      columnStatus,
    ).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    const inProgressCnt = filterByPosition(
      values,
      "In-Progress",
      columnStatus,
    ).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    const scheduledCnt = filterByPosition(
      values,
      "Scheduled",
      columnStatus,
    ).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    const overdueCnt = filterByPosition(values, "Overdue", columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([
      owner,
      taskCnt,
      completeCnt,
      inProgressCnt,
      scheduledCnt,
      overdueCnt,
      sheetNm,
    ]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter((innerArray) => innerArray[position] === find);
}

Modifications

Vous pouvez modifier la fonction personnalisée autant que vous le souhaitez pour l'adapter à vos besoins. Pour afficher un ajout facultatif permettant d'actualiser manuellement les résultats de la fonction personnalisée, cliquez sur Actualiser les résultats mis en cache :

Actualiser les résultats mis en cache

Contrairement aux fonctions intégrées, Google met en cache les fonctions personnalisées pour optimiser les performances. Cela signifie que si vous modifiez un élément de votre fonction personnalisée, par exemple une valeur calculée, il est possible que la mise à jour ne soit pas immédiatement forcée. Pour actualiser manuellement le résultat de la fonction, procédez comme suit :

Ajoutez une case à cocher à une cellule vide en cliquant sur Insérer > Case à cocher.
Ajoutez la cellule contenant la case à cocher en tant que paramètre de la fonction personnalisée, par exemple getSheetsData(B11).
Cochez ou décochez la case à cocher pour actualiser les résultats de la fonction personnalisée.

Contributeurs

Cet exemple est géré par Google avec l'aide des Experts Google Developers.

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