Planifier des réunions depuis Google Chat

Niveau de codage: intermédiaire
Durée: 25 minutes
Type de projet: application Google Chat

Objectifs

• Comprendre ce que fait la solution.
• Découvrez le rôle des services Apps Script dans la solution.
• configurer votre environnement ;
• Configurez le script.
• Exécutez le script.

À propos de cette solution

Planifiez une réunion dans Google Agenda à partir d'un message privé ou d'un espace Google Chat. Vous pouvez définir des détails spécifiques pour la réunion, tels que l'objet, l'heure de début ou la durée, ou utiliser les paramètres par défaut pour la planification des réunions instantanées.

Comment ça marche ?

Le script de l'application Chat utilise des commandes à barre oblique et des boîtes de dialogue pour obtenir les détails de la réunion auprès des utilisateurs et planifier un événement Agenda. Le script inclut des paramètres de réunion par défaut qui peuvent être personnalisés en fonction de vos besoins.

Services Apps Script

Cette solution utilise les services suivants:

• Service Agenda : crée l'événement d'agenda à partir des informations de réunion fournies.
• Service de base : utilise la classe Session pour obtenir le fuseau horaire du script. Agenda utilise ce fuseau horaire lors de la planification de l'événement.
• Service Utilitaires : formate la date de l'événement d'agenda et encode l'ID d'événement pour vous aider à obtenir l'URL de l'événement.

Prérequis

Pour utiliser cet exemple, vous devez remplir les conditions préalables suivantes:

• Un compte Google (les comptes Google Workspace peuvent nécessiter l'approbation d'un administrateur)
• Un navigateur Web avec accès à Internet.
• un projet Google Cloud ;

Configurer votre environnement

Ouvrir votre projet Cloud dans la console Google Cloud

S'il n'est pas déjà ouvert, ouvrez le projet Cloud que vous souhaitez utiliser pour cet exemple:

1. Dans la console Google Cloud, accédez à la page Sélectionner un projet.

   Sélectionner un projet Cloud

2. Sélectionnez le projet Google Cloud que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez également cliquer sur Créer un projet et suivre les instructions à l'écran. Si vous créez un projet Google Cloud, vous devrez peut-être activer la facturation pour ce projet.

Activer l'API

Avant d'utiliser les API Google, vous devez les activer dans un projet Google Cloud. Vous pouvez activer une ou plusieurs API dans un même projet Google Cloud.

• Dans votre projet Cloud, activez l'API Google Chat.

  Activer l'API

Configurer l'écran de consentement OAuth

Toutes les applications Chat nécessitent la configuration d'un écran de consentement. La configuration de l'écran de consentement OAuth de votre application définit ce que Google affiche aux utilisateurs et enregistre votre application pour que vous puissiez la publier ultérieurement.

1. Dans la console Google Cloud, accédez à Menu > API et services > Écran de consentement OAuth.

   Accéder à l'écran de consentement OAuth

2. Pour Type d'utilisateur, sélectionnez Interne, puis cliquez sur Créer.
3. Remplissez le formulaire d'enregistrement de l'application, puis cliquez sur Save and Continue (Enregistrer et continuer).

4. Pour l'instant, vous pouvez ignorer l'ajout de champs d'application et cliquer sur Enregistrer et continuer. Par la suite, lorsque vous créerez une application destinée à être utilisée en dehors de votre organisation Google Workspace, vous devrez définir le type d'utilisateur sur Externe, puis ajouter les niveaux d'autorisation requis par votre application.

5. Consultez le résumé d'enregistrement de votre application. Pour apporter des modifications, cliquez sur Modifier. Si l'enregistrement de l'application semble correct, cliquez sur Back to Dashboard (Revenir au tableau de bord).

Configurer le script

Créer le projet Apps Script

1. Cliquez sur le bouton suivant pour ouvrir le projet Apps Script Planifier des réunions à partir de Google Chat.
   Ouvrir le projet
2. Cliquez sur Vue d'ensemble .
3. Sur la page "Vue d'ensemble", cliquez sur Créer une copie .

Copier le numéro du projet Cloud

1. Dans la console Google Cloud, accédez à Menu > IAM et administration > Paramètres.

   Accéder à la page Paramètres de la section IAM et administration

2. Dans le champ Numéro de projet, copiez la valeur.

Définir le projet Cloud du projet Apps Script

1. Dans votre projet Apps Script copié, cliquez sur Project Settings (Paramètres du projet) .
2. Sous Projet Google Cloud Platform (GCP), cliquez sur Changer de projet.
3. Dans Numéro de projet GCP, collez le numéro du projet Google Cloud.
4. Cliquez sur Définir un projet.

Créer un déploiement test

1. Dans le projet Apps Script copié, cliquez sur Déployer > Tester les déploiements.
2. Copiez l'ID de déploiement Head. Vous en aurez besoin lors d'une prochaine étape, puis cliquez sur OK.

Configurer l'API Chat

1. Dans la console Google Cloud, accédez à la page API Chat.
   Accéder à l'API Chat
2. Cliquez sur Configuration
3. Configurez l'API Chat à l'aide des informations suivantes :
   • Nom : Meeting Scheduler
   • URL de l'avatar: ajoutez une URL qui redirige vers une image d'une taille minimale de 256 x 256 pixels.
   • Description : Quickly create meetings.
   • Fonctionnalité: cochez les deux cases pour permettre aux utilisateurs d'envoyer un message directement à l'application et de l'ajouter à des espaces.
   • Connection settings (Paramètres de connexion) : cliquez sur Apps Script et saisissez l'ID de déploiement principal.
   • Commandes à barre oblique: ajoutez des commandes à barre oblique pour /help et /schedule_Meeting en procédant comme suit :
     1. Cliquez sur Ajouter une commande à barre oblique et configurez-la avec les informations suivantes :
        • Nom : /help
        • ID de commande: 1
        • Description : Learn what this app does.
     2. Cliquez à nouveau sur Ajouter une commande à barre oblique et configurez-la avec les informations suivantes :
        • Nom : /schedule_Meeting
        • ID de commande: 2
        • Description : Schedule a meeting.
        • Cochez la case Ouvre une boîte de dialogue.
   • Permissions (Autorisations) : sélectionnez Specific people and groups in your domain (Utilisateurs et groupes spécifiques de votre domaine) et saisissez votre adresse e-mail.
4. Cliquez sur Enregistrer et actualisez la page.
5. Sur la page de configuration, sous État de l'application, définissez l'état sur En ligne - disponible pour les utilisateurs.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Exécuter le script

1. Ouvrez Google Chat.
2. Cliquez sur Démarrer une discussion .
3. Recherchez le nom de l'application, Meeting Scheduler.
4. Envoyez un message initial, par exemple hello, pour demander l'autorisation.

5. Lorsque l'application répond, cliquez sur Configurer et autorisez l'application. Si l'écran de consentement OAuth affiche l'avertissement Cette application n'est pas validée, continuez en sélectionnant Avancé > Accéder à {Project Name} (non sécurisé).

6. Envoyez /schedule_Meeting à l'application.

7. Dans la boîte de dialogue, ajoutez au moins une adresse e-mail d'invité. Vous pouvez mettre à jour les autres champs ou utiliser les entrées par défaut.

8. Cliquez sur Envoyer.

9. Pour afficher la réunion, cliquez sur Ouvrir l'événement d'agenda.

Examiner le code

Pour examiner le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source ci-dessous:

Afficher le code source

Code.gs

solutions/chat-bots/schedule-meetings/Code.js

Afficher sur GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/chat-bots/schedule-meetings

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Application constants
const BOTNAME = 'Chat Meeting Scheduler';
const SLASHCOMMAND = {
  HELP: 1, // /help
  DIALOG: 2, // /schedule_Meeting
};

/**
 * Responds to an ADDED_TO_SPACE event in Google Chat.
 * Called when the bot is added to a space. The bot can either be directly added to the space
 * or added by a @mention. If the bot is added by a @mention, the event object includes a message property. 
 * Returns a Message object, which is usually a welcome message informing users about the bot.
 *
 * @param {Object} event The event object from Google Chat
 */
function onAddToSpace(event) {
  let message = '';

  // Personalizes the message depending on how the bot is called.
  if (event.space.singleUserBotDm) {
    message = `Hi ${event.user.displayName}!`;
  } else {
    const spaceName = event.space.displayName ? event.space.displayName : "this chat";
    message = `Hi! Thank you for adding me to ${spaceName}`;
  }

  // Lets users know what they can do and how they can get help.
  message = message + '/nI can quickly schedule a meeting for you with just a few clicks.' +
    'Try me out by typing */schedule_Meeting*. ' +
    '/nTo learn what else I can do, type */help*.'

  return { "text": message };
}

/**
 * Responds to a MESSAGE event triggered in Chat.
 * Called when the bot is already in the space and the user invokes it via @mention or / command.
 * Returns a message object containing the bot's response. For this bot, the response is either the
 * help text or the dialog to schedule a meeting.
 * 
 * @param {object} event The event object from Google Chat
 * @return {object} JSON-formatted response as text or Card message
 */
function onMessage(event) {

  // Handles regular onMessage logic.
  // Evaluates if and handles for all slash commands.
  if (event.message.slashCommand) {
    switch (event.message.slashCommand.commandId) {

      case SLASHCOMMAND.DIALOG: // Displays meeting dialog for /schedule_Meeting.

        // TODO update this with your own logic to set meeting recipients, subjects, etc (e.g. a group email).
        return getInputFormAsDialog_({
          invitee: '',
          startTime: getTopOfHourDateString_(),
          duration: 30,
          subject: 'Status Stand-up',
          body: 'Scheduling a quick status stand-up meeting.'
        });

      case SLASHCOMMAND.HELP: // Responds with help text for /help.
        return getHelpTextResponse_();

      /* TODO Add other use cases here. E.g:
      case SLASHCOMMAND.NEW_FEATURE:  // Your Feature Here
        getDialogForAddContact(message);
      */

    }
  }
  else {
    // Returns text if users didn't invoke a slash command.
    return { text: 'No action taken - use Slash Commands.' }
  }
}

/**
 * Responds to a CARD_CLICKED event triggered in Chat.
 * @param {object} event the event object from Chat
 * @return {object} JSON-formatted response
 * @see https://developers.google.com/chat/api/guides/message-formats/events
 */
function onCardClick(event) {
  if (event.action.actionMethodName === 'handleFormSubmit') {
    const recipients = getFieldValue_(event.common.formInputs, 'email');
    const subject = getFieldValue_(event.common.formInputs, 'subject');
    const body = getFieldValue_(event.common.formInputs, 'body');

    // Assumes dialog card inputs for date and times are in the correct format. mm/dd/yyy HH:MM
    const dateTimeInput = getFieldValue_(event.common.formInputs, 'date');
    const startTime = getStartTimeAsDateObject_(dateTimeInput);
    const duration = Number(getFieldValue_(event.common.formInputs, 'duration'));

    // Handles instances of missing or invalid input parameters.
    const errors = [];

    if (!recipients) {
      errors.push('Missing or invalid recipient email address.');
    }
    if (!subject) {
      errors.push('Missing subject line.');
    }
    if (!body) {
      errors.push('Missing event description.');
    }
    if (!startTime) {
      errors.push('Missing or invalid start time.');
    }
    if (!duration || isNaN(duration)) {
      errors.push('Missing or invalid duration');
    }
    if (errors.length) {
      // Redisplays the form if missing or invalid inputs exist.
      return getInputFormAsDialog_({
        errors,
        invitee: recipients,
        startTime: dateTimeInput,
        duration,
        subject,
        body
      });
    }

    //  Calculates the end time via duration.
    const endTime = new Date(startTime.valueOf());
    endTime.setMinutes(endTime.getMinutes() + duration);

    // Creates calendar event with notification.
    const calendar = CalendarApp.getDefaultCalendar()
    const scheduledEvent = calendar.createEvent(subject,
      startTime,
      endTime,
      {
        guests: recipients,
        sendInvites: true,
        description: body + '\nThis meeting scheduled by a Google Chat App!'
      });

    // Gets a link to the Calendar event.
    const url = getCalendarEventURL_(scheduledEvent, calendar)

    return getConfirmationDialog_(url);

  } else if (event.action.actionMethodName === 'closeDialog') {

    // Returns this dialog as success.
    return {
      actionResponse: {
        type: 'DIALOG',
        dialog_action: {
          actionStatus: 'OK'
        }
      }
    }
  }
}

/**
 * Responds with help text about this chat bot.
 * @return {string} The help text as seen below
 */
function getHelpTextResponse_() {
  const help = `*${BOTNAME}* lets you quickly create meetings from Google Chat. Here\'s a list of all its commands:
  \`/schedule_Meeting\`  Opens a dialog with editable, preset parameters to create a meeting event
  \`/help\`  Displays this help message

  Learn more about creating Google Chat bots at https://developers.google.com/chat.`

  return { 'text': help }
}

Dialog.gs

solutions/chat-bots/schedule-meetings/Dialog.js

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/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/**
* Form input dialog as JSON.
* @return {object} JSON-formatted cards for the dialog.
*/
function getInputFormAsDialog_(options) {
  const form = getForm_(options);
  return {
    'actionResponse': {
      'type': 'DIALOG',
      'dialogAction': {
        'dialog': {
          'body': form
        }
      }
    }
  };
}

/**
* Form JSON to collect inputs regarding the meeting.
* @return {object} JSON-formatted cards.
*/
function getForm_(options) {
  const sections = [];

  // If errors present, display additional section with validation messages.
  if (options.errors && options.errors.length) {
    let errors = options.errors.reduce((str, err) => `${str}• ${err}<br>`, '');
    errors = `<b>Errors:</b><br><font color="#ba0000">${errors}</font>`;
    const errorSection = {
      'widgets': [
        {
          textParagraph: {
            text: errors
          }
        }
      ]
    }
    sections.push(errorSection);
  }
  let formSection = {
    'header': 'Schedule meeting and send email to invited participants',
    'widgets': [
      {
        'textInput': {
          'label': 'Event Title',
          'type': 'SINGLE_LINE',
          'name': 'subject',
          'value': options.subject
        }
      },
      {
        'textInput': {
          'label': 'Invitee Email Address',
          'type': 'SINGLE_LINE',
          'name': 'email',
          'value': options.invitee,
          'hintText': 'Add team group email'
        }
      },
      {
        'textInput': {
          'label': 'Description',
          'type': 'MULTIPLE_LINE',
          'name': 'body',
          'value': options.body
        }
      },
      {
        'textInput': {
          'label': 'Meeting start date & time',
          'type': 'SINGLE_LINE',
          'name': 'date',
          'value': options.startTime,
          'hintText': 'mm/dd/yyyy H:MM'
        }
      },
      {
        'selectionInput': {
          'type': 'DROPDOWN',
          'label': 'Meeting Duration',
          'name': 'duration',
          'items': [
            {
              'text': '15 minutes',
              'value': '15',
              'selected': options.duration === 15
            },
            {
              'text': '30 minutes',
              'value': '30',
              'selected': options.duration === 30
            },
            {
              'text': '45 minutes',
              'value': '45',
              'selected': options.duration === 45
            },
            {
              'text': '1 Hour',
              'value': '60',
              'selected': options.duration === 60
            },
            {
              'text': '1.5 Hours',
              'value': '90',
              'selected': options.duration === 90
            },
            {
              'text': '2 Hours',
              'value': '120',
              'selected': options.duration === 120
            }
          ]
        }
      }
    ],
    'collapsible': false
  };
  sections.push(formSection);
  const card =  {
    'sections': sections,
    'name': 'Google Chat Scheduled Meeting',
    'fixedFooter': {
      'primaryButton': {
        'text': 'Submit',
        'onClick': {
          'action': {
            'function': 'handleFormSubmit'
          }
        },
        'altText': 'Submit'
      }
    }
  };
  return card;
}

/**
* Confirmation dialog after a calendar event is created successfully.
* @param {string} url The Google Calendar Event url for link button
* @return {object} JSON-formatted cards for the dialog
*/
function getConfirmationDialog_(url) {
  return {
    'actionResponse': {
      'type': 'DIALOG',
      'dialogAction': {
        'dialog': {
          'body': {
            'sections': [
              {
                'widgets': [
                  {
                    'textParagraph': {
                      'text': 'Meeting created successfully!'
                    },
                    'horizontalAlignment': 'CENTER'
                  },
                  {
                    'buttonList': {
                      'buttons': [
                        {
                          'text': 'Open Calendar Event',
                          'onClick': {
                            'openLink': {
                              'url': url
                            }
                          }
                        }

                      ]
                    },
                    'horizontalAlignment': 'CENTER'
                  }
                ]
              }
            ],
            'fixedFooter': {
              'primaryButton': {
                'text': 'OK',
                'onClick': {
                  'action': {
                    'function': 'closeDialog'
                  }
                }
              }
            }
          }
        }
      }
    }
  }
}

Utilities.gs

solutions/chat-bots/schedule-meetings/Utilities.js

Afficher sur GitHub

/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/**
* Helper function that gets the field value from the given form input.
* @return {string} 
*/
function getFieldValue_(formInputs, fieldName) {
  return formInputs[fieldName][''].stringInputs.value[0];
}

// Regular expression to validate the date/time input.
const DATE_TIME_PATTERN = /\d{1,2}\/\d{1,2}\/\d{4}\s+\d{1,2}:\d\d/;

/**
* Casts date and time from string to Date object.
* @return {date} 
*/
function getStartTimeAsDateObject_(dateTimeStr) {
  if (!dateTimeStr || !dateTimeStr.match(DATE_TIME_PATTERN)) {
    return null;
  }

  const parts = dateTimeStr.split(' ');
  const [month, day, year] = parts[0].split('/').map(Number);
  const [hour, minute] = parts[1].split(':').map(Number);


  Session.getScriptTimeZone()

  return new Date(year, month - 1, day, hour, minute)
}

/** 
* Gets the current date and time for the upcoming top of the hour (e.g. 01/25/2022 18:00).
* @return {string} date/time in mm/dd/yyy HH:MM format needed for use by Calendar
*/
function getTopOfHourDateString_() {
  const date = new Date();
  date.setHours(date.getHours() + 1);
  date.setMinutes(0, 0, 0);
  // Adding the date as string might lead to an incorrect response due to time zone adjustments.
  return Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MM/dd/yyyy H:mm');
}


/** 
* Creates the URL for the Google Calendar event.
*
* @param {object} event The Google Calendar Event instance
* @param {object} cal The associated Google Calendar 
* @return {string} URL in the form of 'https://www.google.com/calendar/event?eid={event-id}'
*/
function getCalendarEventURL_(event, cal) {
  const baseCalUrl = 'https://www.google.com/calendar';
  // Joins Calendar Event Id with Calendar Id, then base64 encode to derive the event URL.
  let encodedId = Utilities.base64Encode(event.getId().split('@')[0] + " " + cal.getId()).replace(/\=/g, '');
  encodedId = `/event?eid=${encodedId}`;
  return (baseCalUrl + encodedId);

}

Contributeurs

Cet échantillon est géré par Google avec l'aide d'Experts Google Developers.

Étapes suivantes

• Présentation de Chat pour les développeurs
• Créer une application Google Chat à l'aide d'Apps Script