Загрузка файлов на Google Диск из Google Forms

Уровень владения программированием : начинающий
Продолжительность : 10 минут
Тип проекта : Автоматизация с использованием триггера, управляемого событиями.

Цели

• Поймите, для чего предназначено это решение.
• Разберитесь, что делают службы Apps Script в рамках данного решения.
• Настройте скрипт.
• Запустите скрипт.

Об этом решении

Одновременно загружайте и упорядочивайте файлы в Google Drive с помощью Google Forms. Форма содержит поля для ввода файлов для загрузки и для указания способа их организации.

Как это работает

Функция настройки создает папку для хранения всех загруженных файлов и триггер, который срабатывает каждый раз, когда кто-то отправляет форму. Когда пользователь заполняет форму, он выбирает файлы для загрузки и подпапку для их хранения. После отправки формы скрипт перенаправляет файлы в соответствующую подпапку. Если папка еще не существует, скрипт создает ее.

Сервисы Apps Script

Данное решение использует следующие сервисы:

• Скриптовая служба — создает триггер, который срабатывает каждый раз, когда кто-то отправляет форму.
• Служба свойств — хранит идентификатор триггера, который скрипт создает во время настройки, чтобы предотвратить дублирование триггеров.
• Служба Google Диска — во время настройки получает местоположение формы в Google Диске и создает папку в том же месте. Когда пользователь отправляет форму, служба Google Диска направляет файлы в эту папку, а при необходимости — в указанную подпапку. Если подпапка еще не существует, скрипт создает ее.
• Служба форм — получает имена файлов и папок, выбранные пользователем после отправки формы, и отправляет их в службу Google Диска.

Предварительные требования

Для использования этого примера необходимы следующие условия:

• Для работы потребуется учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться подтверждение администратора).
• Веб-браузер с доступом в интернет.

Настройте скрипт

Создайте форму

1. Перейдите на сайт forms.google.com и нажмите «Пустая .
2. Щелкните по форме «Без названия» и переименуйте ее в «Загрузка файлов на Диск» .
3. Щёлкните по вопросу без названия и переименуйте вопрос в «Подпапка» .
4. В разделе «Подпапка» нажмите > «Описание» .
5. В поле «Описание» введите «Выберите подпапку для хранения файлов». Если вы выберете <Нет>, файлы будут сохранены в папке «Загруженные файлы».
6. Добавьте следующие параметры к вопросу о подпапке :
   • <нет>
   • Проект А
   • Проект Б
   • Проект С
7. Чтобы сделать вопрос обязательным для ответа, нажмите «Обязательный» .
8. Нажмите «Добавить вопрос» .
9. Нажмите «Множественный выбор» и выберите «Загрузка файла» .
10. Нажмите «Продолжить» .
11. В поле «Вопрос» введите «Файлы для загрузки» . Вы можете выбрать типы файлов и максимальное количество файлов, которые вы разрешаете загружать.
12. Чтобы сделать вопрос обязательным для ответа, нажмите «Обязательный» .

Создайте проект Apps Script.

1. В форме нажмите > «Редактор скриптов» .
2. Щёлкните по проекту «Без названия» и переименуйте его в «Загрузить файлы на Диск» .
3. Чтобы создать еще один файл сценария, нажмите « файл» > «Сценарий» . Назовите файл Setup .

4. Замените содержимое обоих файлов скриптов следующим содержимым:

   Code.gs

   solutions/automations/upload-files/Code.js

   Посмотреть на GitHub

   // TODO Before you start using this sample, you must run the setUp()
   // function in the Setup.gs file.
   
   // Application constants
   const APP_TITLE = "Upload files to Drive from Forms";
   const APP_FOLDER_NAME = "Upload files to Drive (File responses)";
   
   // Identifies the subfolder form item
   const APP_SUBFOLDER_ITEM = "Subfolder";
   const APP_SUBFOLDER_NONE = "<None>";
   
   /**
    * Gets the file uploads from a form response and moves files to the corresponding subfolder.
    *
    * @param {object} event - Form submit.
    */
   function onFormSubmit(e) {
     try {
       // Gets the application root folder.
       let destFolder = getFolder_(APP_FOLDER_NAME);
   
       // Gets all form responses.
       const itemResponses = e.response.getItemResponses();
   
       // Determines the subfolder to route the file to, if any.
       let subFolderName;
       const dest = itemResponses.filter(
         (itemResponse) =>
           itemResponse.getItem().getTitle().toString() === APP_SUBFOLDER_ITEM,
       );
   
       // Gets the destination subfolder name, but ignores if APP_SUBFOLDER_NONE was selected;
       if (dest.length > 0) {
         if (dest[0].getResponse() !== APP_SUBFOLDER_NONE) {
           subFolderName = dest[0].getResponse();
         }
       }
       // Gets the subfolder or creates it if it doesn't exist.
       if (subFolderName !== undefined) {
         destFolder = getSubFolder_(destFolder, subFolderName);
       }
       console.log(`Destination folder to use:
       Name: ${destFolder.getName()}
       ID: ${destFolder.getId()}
       URL: ${destFolder.getUrl()}`);
   
       // Gets the file upload response as an array to allow for multiple files.
       const fileUploads = itemResponses
         .filter(
           (itemResponse) =>
             itemResponse.getItem().getType().toString() === "FILE_UPLOAD",
         )
         .map((itemResponse) => itemResponse.getResponse())
         .reduce((a, b) => a.concat(b), []);
   
       // Moves the files to the destination folder.
       if (fileUploads.length > 0) {
         for (const fileId of fileUploads) {
           DriveApp.getFileById(fileId).moveTo(destFolder);
           console.log(`File Copied: ${fileId}`);
         }
       }
     } catch (err) {
       console.log(err);
     }
   }
   
   /**
    * Returns a Drive folder under the passed in objParentFolder parent
    * folder. Checks if folder of same name exists before creating, returning
    * the existing folder or the newly created one if not found.
    *
    * @param {object} objParentFolder - Drive folder as an object.
    * @param {string} subFolderName - Name of subfolder to create/return.
    * @return {object} Drive folder
    */
   function getSubFolder_(objParentFolder, subFolderName) {
     // Iterates subfolders of parent folder to check if folder already exists.
     const subFolders = objParentFolder.getFolders();
     while (subFolders.hasNext()) {
       const folder = subFolders.next();
   
       // Returns the existing folder if found.
       if (folder.getName() === subFolderName) {
         return folder;
       }
     }
     // Creates a new folder if one doesn't already exist.
     return objParentFolder
       .createFolder(subFolderName)
       .setDescription(
         `Created by ${APP_TITLE} application to store uploaded Forms files.`,
       );
   }

   Setup.gs

   solutions/automations/upload-files/Setup.js

   Посмотреть на GitHub

   // TODO You must run the setUp() function before you start using this sample.
   
   /**
    * The setUp() function performs the following:
    *  - Creates a Google Drive folder named by the APP_FOLDER_NAME
    *    variable in the Code.gs file.
    *  - Creates a trigger to handle onFormSubmit events.
    */
   function setUp() {
     // Ensures the root destination folder exists.
     const appFolder = getFolder_(APP_FOLDER_NAME);
     if (appFolder !== null) {
       console.log(`Application folder setup.
       Name: ${appFolder.getName()}
       ID: ${appFolder.getId()}
       URL: ${appFolder.getUrl()}`);
     } else {
       console.log("Could not setup application folder.");
     }
     // Calls the function that creates the Forms onSubmit trigger.
     installTrigger_();
   }
   
   /**
    * Returns a folder to store uploaded files in the same location
    * in Drive where the form is located. First, it checks if the folder
    * already exists, and creates it if it doesn't.
    *
    * @param {string} folderName - Name of the Drive folder.
    * @return {object} Google Drive Folder
    */
   function getFolder_(folderName) {
     // Gets the Drive folder where the form is located.
     const ssId = FormApp.getActiveForm().getId();
     const parentFolder = DriveApp.getFileById(ssId).getParents().next();
   
     // Iterates through the subfolders to check if folder already exists.
     // The script checks for the folder name specified in the APP_FOLDER_NAME variable.
     const subFolders = parentFolder.getFolders();
     while (subFolders.hasNext()) {
       const folder = subFolders.next();
   
       // Returns the existing folder if found.
       if (folder.getName() === folderName) {
         return folder;
       }
     }
     // Creates a new folder if one doesn't already exist.
     return parentFolder
       .createFolder(folderName)
       .setDescription(
         `Created by ${APP_TITLE} application to store uploaded files.`,
       );
   }
   
   /**
    * Installs trigger to capture onFormSubmit event when a form is submitted.
    * Ensures that the trigger is only installed once.
    * Called by setup().
    */
   function installTrigger_() {
     // Ensures existing trigger doesn't already exist.
     const propTriggerId =
       PropertiesService.getScriptProperties().getProperty("triggerUniqueId");
     if (propTriggerId !== null) {
       const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
       for (const t in triggers) {
         if (triggers[t].getUniqueId() === propTriggerId) {
           console.log(
             `Trigger with the following unique ID already exists: ${propTriggerId}`,
           );
           return;
         }
       }
     }
     // Creates the trigger if one doesn't exist.
     const triggerUniqueId = ScriptApp.newTrigger("onFormSubmit")
       .forForm(FormApp.getActiveForm())
       .onFormSubmit()
       .create()
       .getUniqueId();
     PropertiesService.getScriptProperties().setProperty(
       "triggerUniqueId",
       triggerUniqueId,
     );
     console.log(
       `Trigger with the following unique ID was created: ${triggerUniqueId}`,
     );
   }
   
   /**
    * Removes all script properties and triggers for the project.
    * Use primarily to test setup routines.
    */
   function removeTriggersAndScriptProperties() {
     PropertiesService.getScriptProperties().deleteAllProperties();
     // Removes all triggers associated with project.
     const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
     for (const t in triggers) {
       ScriptApp.deleteTrigger(triggers[t]);
     }
   }
   
   /**
    * Removes all form responses to reset the form.
    */
   function deleteAllResponses() {
     FormApp.getActiveForm().deleteAllResponses();
   }

Запустите скрипт

1. В редакторе Apps Script перейдите к файлу Setup.gs .
2. В раскрывающемся списке функций выберите setUp .
3. Нажмите «Выполнить» .

4. При появлении запроса авторизуйте скрипт. Если на экране согласия OAuth отобразится предупреждение « Это приложение не проверено» , продолжите, выбрав «Дополнительно» > «Перейти к {Название проекта} (небезопасно)» .

5. Вернитесь к форме и нажмите «Предварительный просмотр». .

6. В форме выберите подпапку и загрузите файл.

7. Нажмите «Отправить» .

8. Перейдите в Google Диск и откройте папку « Загрузка файлов в Google Диск (Ответы на файлы)» . Ваши загруженные файлы находятся в подпапке, которую вы выбрали в форме.

Авторы

Данный пример поддерживается компанией Google при содействии экспертов-разработчиков Google.

Следующие шаги

• Триггеры, управляемые событиями
• Справочник службы форм