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Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten mit Gmail und Google Tabellen erstellen

Programmierkenntnisse: Anfänger
Dauer: 10 Minuten
Projekttyp: Automatisierung mit einem benutzerdefinierten Menü

Lernziele

Verstehen, was die Lösung bewirkt.
Informationen zur Funktionsweise der Apps Script-Dienste in der Lösung.
Richten Sie das Skript ein.
Führen Sie das Skript aus.

Informationen zu dieser Lösung

Füllen Sie E‑Mail-Vorlagen automatisch mit Daten aus Google Sheets aus. Die E‑Mails werden über Ihr Gmail-Konto gesendet, sodass Sie auf Antworten der Empfänger reagieren können.

Wichtig: Für dieses Beispiel für den Serienbriefversand gelten die in Kontingente für Google-Dienste beschriebenen E-Mail-Limits.

Beispiel für die Zusammenstellung von E‑Mail-Inhalten

Funktionsweise

Sie erstellen eine Gmail-Entwurfsvorlage mit Platzhaltern, die Daten in einer Google-Tabelle entsprechen. Jede Spaltenüberschrift in einem Tabellenblatt steht für ein Platzhalter-Tag. Das Skript sendet die Informationen für jeden Platzhalter aus der Tabelle an die Stelle des entsprechenden Platzhalter-Tags in Ihrem E‑Mail-Entwurf.

Apps Script-Dienste

Für diese Lösung werden die folgenden Dienste verwendet:

Gmail-Dienst: Ruft den E‑Mail-Entwurf ab, liest ihn und sendet ihn an die Empfänger.
- Wenn Ihre E‑Mail Unicode-Zeichen wie Emojis enthält, verwenden Sie stattdessen den E‑Mail-Dienst. Informationen zum Aktualisieren des Codes, damit Unicode-Zeichen in Ihre E-Mail eingefügt werden
Tabellendienst: Die E-Mail-Platzhalter werden mit den personalisierten Informationen für jeden Empfänger ausgefüllt.

Vorbereitung

Für dieses Beispiel müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

Ein Google-Konto (für Google Workspace-Konten ist möglicherweise die Genehmigung durch den Administrator erforderlich).
Ein Webbrowser mit Internetzugriff.

Skript einrichten

Apps Script-Projekt erstellen

Klicken Sie auf die folgende Schaltfläche, um eine Kopie der Beispieltabellenkalkulation Gmail/Sheets Mail Merge (Gmail/Sheets-Serienbrief) zu erstellen. Das Apps Script-Projekt für diese Lösung ist an die Tabelle angehängt.
Kopie erstellen
Aktualisieren Sie in der kopierten Tabelle die Spalte Empfänger mit den E‑Mail-Adressen, die Sie für den Serienbrief verwenden möchten.
Optional: Sie können Spalten hinzufügen, bearbeiten oder entfernen, um die Daten anzupassen, die in die E-Mail-Vorlage aufgenommen werden sollen.

Wenn Sie den Namen der Spalten Empfänger oder E‑Mail gesendet ändern, müssen Sie den entsprechenden Code im Apps Script-Projekt aktualisieren. Sie können das Apps Script-Projekt über die Tabelle öffnen, indem Sie auf Erweiterungen > Apps Script klicken.

E‑Mail-Vorlage erstellen

Erstellen Sie in Ihrem Gmail-Konto einen E‑Mail-Entwurf. Wenn Sie Daten aus der Tabelle in Ihre E-Mail einfügen möchten, verwenden Sie Platzhalter, die den Spaltennamen entsprechen und in geschweifte Klammern eingeschlossen sind, z. B. {{First name}}.
- Wenn Sie den Text in der E‑Mail formatieren, müssen Sie auch die Platzhalterklammern formatieren.
- Bei Platzhaltern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Sie müssen genau mit den Spaltenüberschriften übereinstimmen.
Kopieren Sie die Betreffzeile Ihres E-Mail-Entwurfs.

Skript ausführen

Klicken Sie in der Tabelle auf Seriendruck > E-Mails senden. Möglicherweise müssen Sie die Seite aktualisieren, damit dieses benutzerdefinierte Menü angezeigt wird.
Autorisieren Sie das Skript, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn auf dem OAuth-Zustimmungsbildschirm die Warnung Diese App ist nicht verifiziert angezeigt wird, wählen Sie Erweitert > Zu {Projektname} (unsicher) aus.
Klicken Sie noch einmal auf Seriendruck > E‑Mails senden.
Fügen Sie die Betreffzeile der E‑Mail-Vorlage ein und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie einen Filter auf das Tabellenblatt angewendet haben, werden die gefilterten Teilnehmer weiterhin per E-Mail benachrichtigt, der Zeitstempel wird jedoch nicht hinzugefügt.

Code ansehen

Wenn Sie den Apps Script-Code für diese Lösung ansehen möchten, klicken Sie unten auf Quellcode ansehen:

Quellcode ansehen

Code.gs

solutions/automations/mail-merge/Code.js

Auf GitHub ansehen

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge

/*
Copyright 2022 Martin Hawksey

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * @OnlyCurrentDoc
*/

/**
 * Change these to match the column names you are using for email 
 * recipient addresses and email sent column.
*/
const RECIPIENT_COL  = "Recipient";
const EMAIL_SENT_COL = "Email Sent";

/** 
 * Creates the menu item "Mail Merge" for user to run scripts on drop-down.
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Mail Merge')
      .addItem('Send Emails', 'sendEmails')
      .addToUi();
}

/**
 * Sends emails from sheet data.
 * @param {string} subjectLine (optional) for the email draft message
 * @param {Sheet} sheet to read data from
*/
function sendEmails(subjectLine, sheet=SpreadsheetApp.getActiveSheet()) {
  // option to skip browser prompt if you want to use this code in other projects
  if (!subjectLine){
    subjectLine = Browser.inputBox("Mail Merge", 
                                      "Type or copy/paste the subject line of the Gmail " +
                                      "draft message you would like to mail merge with:",
                                      Browser.Buttons.OK_CANCEL);

    if (subjectLine === "cancel" || subjectLine == ""){ 
    // If no subject line, finishes up
    return;
    }
  }

  // Gets the draft Gmail message to use as a template
  const emailTemplate = getGmailTemplateFromDrafts_(subjectLine);

  // Gets the data from the passed sheet
  const dataRange = sheet.getDataRange();
  // Fetches displayed values for each row in the Range HT Andrew Roberts 
  // https://mashe.hawksey.info/2020/04/a-bulk-email-mail-merge-with-gmail-and-google-sheets-solution-evolution-using-v8/#comment-187490
  // @see https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/range#getdisplayvalues
  const data = dataRange.getDisplayValues();

  // Assumes row 1 contains our column headings
  const heads = data.shift(); 

  // Gets the index of the column named 'Email Status' (Assumes header names are unique)
  // @see http://ramblings.mcpher.com/Home/excelquirks/gooscript/arrayfunctions
  const emailSentColIdx = heads.indexOf(EMAIL_SENT_COL);

  // Converts 2d array into an object array
  // See https://stackoverflow.com/a/22917499/1027723
  // For a pretty version, see https://mashe.hawksey.info/?p=17869/#comment-184945
  const obj = data.map(r => (heads.reduce((o, k, i) => (o[k] = r[i] || '', o), {})));

  // Creates an array to record sent emails
  const out = [];

  // Loops through all the rows of data
  obj.forEach(function(row, rowIdx){
    // Only sends emails if email_sent cell is blank and not hidden by a filter
    if (row[EMAIL_SENT_COL] == ''){
      try {
        const msgObj = fillInTemplateFromObject_(emailTemplate.message, row);

        // See https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app#sendEmail(String,String,String,Object)
        // If you need to send emails with unicode/emoji characters change GmailApp for MailApp
        // Uncomment advanced parameters as needed (see docs for limitations)
        GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
          htmlBody: msgObj.html,
          // bcc: 'a.bcc@email.com',
          // cc: 'a.cc@email.com',
          // from: 'an.alias@email.com',
          // name: 'name of the sender',
          // replyTo: 'a.reply@email.com',
          // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
          attachments: emailTemplate.attachments,
          inlineImages: emailTemplate.inlineImages
        });
        // Edits cell to record email sent date
        out.push([new Date()]);
      } catch(e) {
        // modify cell to record error
        out.push([e.message]);
      }
    } else {
      out.push([row[EMAIL_SENT_COL]]);
    }
  });

  // Updates the sheet with new data
  sheet.getRange(2, emailSentColIdx+1, out.length).setValues(out);

  /**
   * Get a Gmail draft message by matching the subject line.
   * @param {string} subject_line to search for draft message
   * @return {object} containing the subject, plain and html message body and attachments
  */
  function getGmailTemplateFromDrafts_(subject_line){
    try {
      // get drafts
      const drafts = GmailApp.getDrafts();
      // filter the drafts that match subject line
      const draft = drafts.filter(subjectFilter_(subject_line))[0];
      // get the message object
      const msg = draft.getMessage();

      // Handles inline images and attachments so they can be included in the merge
      // Based on https://stackoverflow.com/a/65813881/1027723
      // Gets all attachments and inline image attachments
      const allInlineImages = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: true,includeAttachments:false});
      const attachments = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: false});
      const htmlBody = msg.getBody(); 

      // Creates an inline image object with the image name as key 
      // (can't rely on image index as array based on insert order)
      const img_obj = allInlineImages.reduce((obj, i) => (obj[i.getName()] = i, obj) ,{});

      //Regexp searches for all img string positions with cid
      const imgexp = RegExp('<img.*?src="cid:(.*?)".*?alt="(.*?)"[^\>]+>', 'g');
      const matches = [...htmlBody.matchAll(imgexp)];

      //Initiates the allInlineImages object
      const inlineImagesObj = {};
      // built an inlineImagesObj from inline image matches
      matches.forEach(match => inlineImagesObj[match[1]] = img_obj[match[2]]);

      return {message: {subject: subject_line, text: msg.getPlainBody(), html:htmlBody}, 
              attachments: attachments, inlineImages: inlineImagesObj };
    } catch(e) {
      throw new Error("Oops - can't find Gmail draft");
    }

    /**
     * Filter draft objects with the matching subject linemessage by matching the subject line.
     * @param {string} subject_line to search for draft message
     * @return {object} GmailDraft object
    */
    function subjectFilter_(subject_line){
      return function(element) {
        if (element.getMessage().getSubject() === subject_line) {
          return element;
        }
      }
    }
  }

  /**
   * Fill template string with data object
   * @see https://stackoverflow.com/a/378000/1027723
   * @param {string} template string containing {{}} markers which are replaced with data
   * @param {object} data object used to replace {{}} markers
   * @return {object} message replaced with data
  */
  function fillInTemplateFromObject_(template, data) {
    // We have two templates one for plain text and the html body
    // Stringifing the object means we can do a global replace
    let template_string = JSON.stringify(template);

    // Token replacement
    template_string = template_string.replace(/{{[^{}]+}}/g, key => {
      return escapeData_(data[key.replace(/[{}]+/g, "")] || "");
    });
    return  JSON.parse(template_string);
  }

  /**
   * Escape cell data to make JSON safe
   * @see https://stackoverflow.com/a/9204218/1027723
   * @param {string} str to escape JSON special characters from
   * @return {string} escaped string
  */
  function escapeData_(str) {
    return str
      .replace(/[\\]/g, '\\\\')
      .replace(/[\"]/g, '\\\"')
      .replace(/[\/]/g, '\\/')
      .replace(/[\b]/g, '\\b')
      .replace(/[\f]/g, '\\f')
      .replace(/[\n]/g, '\\n')
      .replace(/[\r]/g, '\\r')
      .replace(/[\t]/g, '\\t');
  };
}

Änderungen

Sie können die Serienbriefautomatisierung nach Bedarf bearbeiten. Hier sind einige optionale Änderungen, die Sie am Quellcode vornehmen können.

E-Mail-Parameter für Bcc, Cc, ReplyTo oder From hinzufügen

Der Beispielcode enthält eine Reihe zusätzlicher Parameter, die derzeit auskommentiert sind. Mit diesen Parametern können Sie den Namen des Kontos, von dem die E-Mail gesendet wird, die E-Mail-Adressen für Antworten sowie die E-Mail-Adressen für Bcc und Cc festlegen.

Aktivieren Sie die Parameter, die Sie hinzufügen möchten, indem Sie die Schrägstriche // vor den einzelnen Parametern entfernen.

Das folgende Beispiel zeigt einen Ausschnitt aus der Funktion sendEmails, die die meisten E-Mail-Parameter aktiviert:

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
         htmlBody: msgObj.html,
         bcc: 'bcc@example.com',
         cc: 'cc@example.com',
         from: 'from.alias@example.com',
         name: 'name of the sender',
         replyTo: 'reply@example.com',
        // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)

Im obigen Beispiel ist der Parameter noReply weiterhin auskommentiert, da der Parameter replyTo festgelegt ist.

Unicode-Zeichen in E‑Mails verwenden

Wenn Sie Unicode-Zeichen wie Emojis in Ihre E‑Mails einfügen möchten, müssen Sie den Code so aktualisieren, dass der Mail-Dienst anstelle des Gmail-Dienstes verwendet wird.

Aktualisieren Sie im Beispielcode die folgende Zeile:

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

Ersetzen Sie die Zeile durch den folgenden Code:

MailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

Beitragende

Das Beispiel wurde von Martin Hawksey, Learning Design and Technology Lead am Edinburgh Futures Institute, Blogger und Google Developer Expert, erstellt.

Sie finden Martin auf Twitter unter @mhawksey.
Lesen Sie Martins Blogbeiträge zu Google Apps Script.
Sieh dir Martins YouTube-Show Totally Unscripted an.

Dieses Beispiel wird von Google mit Unterstützung von Google Developer Experts verwaltet.

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