與新進員工共用資源

程式設計程度：初學者
所需時間：20 分鐘
專案類型：使用事件驅動觸發條件進行自動化

目標

  • 瞭解解決方案的功能。
  • 瞭解解決方案中的 Apps Script 服務功能。
  • 設定指令碼。
  • 執行指令碼。

認識這項解決方案

重要事項：您必須是 Google Workspace 管理員，才能使用這項解決方案。

只要一個步驟，即可與新進員工分享資源。這項解決方案會使用 Google 表單中的表單，將新員工新增至 Google 網路論壇中的群組。只要與該群組的地址共用資源，就能輕鬆授予新進員工所需資源的存取權。

如果您有權限將使用者新增至群組，可以使用這項解決方案將責任分配給其他團隊成員。使用者提交表單時，事件觸發條件會以您的身分執行指令碼，並將新成員的電子郵件地址新增至群組。

你也可以視需要開啟通知，在有人提交表單時收到電子郵件。

示範如何從 Google 表單將使用者加入 Google 群組

運作方式

當有人提交表單，並提供使用者電子郵件和使用者應加入的群組時，指令碼會檢查該使用者是否已屬於該群組。如果使用者已是群組成員，系統會傳送電子郵件給對方，確認他們已加入群組。否則，指令碼會將使用者加入群組，並傳送歡迎電子郵件給對方。

Apps Script 服務

這項解決方案會使用下列服務：

  • 指令碼服務：建立觸發條件，在有人提交表單時啟動指令碼。
  • 群組服務：檢查表單上提交的電子郵件是否已是群組成員。
  • Admin SDK Directory 進階服務：將表單上提交的電子郵件地址新增至群組。
  • 郵件服務：將電子郵件傳送至表單上提交的電子郵件地址，確認使用者是否為群組成員，或歡迎使用者加入群組。
  • 試算表服務：將使用者的狀態新增至表單回覆試算表。狀態為「已在群組中」或「已新增」。
  • 網址擷取服務：以 HTML 字串形式擷取 Google 文件。這份文件包含指令碼傳送的電子郵件內容。

必要條件

設定指令碼

  1. 按一下下方按鈕，複製「與新進人員分享資源」試算表。這個解決方案的 Apps Script 專案會附加至試算表。
    建立副本

  2. 依序點選「擴充功能」>「Apps Script」。

  3. 在「服務」下方，確認「AdminDirectory」服務已列出。如果是，請跳到步驟 6。如果不是，請繼續下一個步驟。

  4. 按一下「服務」旁的「新增服務」圖示 。

  5. 在對話方塊中，選取「Admin SDK API」，然後按一下「新增」。

  6. 在函式下拉式選單中，選取「installTrigger」installTrigger。

  7. 按一下「執行」。

  8. 出現提示訊息時，請授權執行指令碼。如果 OAuth 同意畫面顯示「這個應用程式未經驗證」警告，請依序選取「進階」>「前往『{專案名稱}』(不安全)」，繼續操作。

重要事項：如果多次執行這項函式，系統會產生多個觸發條件，並傳送重複的電子郵件。如要刪除額外觸發條件，請按照下列步驟操作：

  1. 按一下「觸發條件」。
  2. 依序點按觸發條件旁的「更多」圖示 >「刪除觸發條件」。

執行指令碼

  1. 返回試算表，然後依序點選「工具」>「管理表單」>「前往即時表單」。
  2. 在表單中填寫電子郵件地址，以及您有權管理成員的群組，然後按一下「提交」。
  3. 返回試算表，查看表單項目。狀態欄會顯示您的電子郵件地址是否已加入群組，或是否已是群組成員。
  4. 檢查電子郵件，看看是否收到歡迎電子郵件或群組成員資格確認信。

貢獻者

這個範例由 Google 維護，並由 Google 開發人員專家協助。

後續步驟