與新進員工共用資源

程式設計層級：新手
時間長度：20 分鐘
專案類型：透過事件導向觸發條件進行自動化

目標

  • 瞭解解決方案的功能。
  • 瞭解 Apps Script 服務在解決方案中的功能。
  • 設定指令碼。
  • 執行指令碼。

認識這項解決方案

重要事項：您必須是 Google Workspace 管理員，才能使用這個解決方案。

只要一個步驟，就能與新進員工共用資源。這項解決方案會使用 Google 表單，將新員工加入 Google 網路論壇的群組。您可與群組的地址共用資源，輕鬆地向新進員工授予他們需要的資源存取權。

如果您具備將使用者加入群組的權限，可以使用這項解決方案將責任分配給團隊的其他成員。提交表單時，事件導向觸發條件會像您一樣執行指令碼，並將新使用者的電子郵件新增至群組。

或者，您可以開啟通知功能，在每次有人提交表單時都收到電子郵件。

示範如何透過 Google 表單將使用者新增至 Google 群組

運作方式

當使用者提交含有使用者電子郵件地址的表單，以及應將使用者加入的群組時，指令碼會檢查該使用者是否已經屬於該群組。如果有，使用者就會收到電子郵件，確認他們已經是群組成員。否則，指令碼會將使用者加入群組，並傳送歡迎電子郵件。

Apps Script 服務

這項解決方案會使用以下服務：

  • 指令碼服務：建立每次有人提交表單時觸發指令碼的觸發條件。
  • 網路論壇服務 - 檢查表單中提交的電子郵件是否已經是群組成員。
  • Admin SDK Directory 進階服務：將透過表單提交的電子郵件地址新增至群組。
  • 「Mail service」(郵件服務)：傳送電子郵件至表單提交的電子郵件地址，以確認他們的群組成員資格，或歡迎他們加入群組。
  • 試算表服務：將使用者的狀態新增至表單回應試算表。狀態會顯示「已在群組中」或「最近新增」。
  • 網址擷取服務：以 HTML 字串形式擷取 Google 文件文件。文件包含指令碼傳送的電子郵件內容。

必要條件

設定指令碼

  1. 點選下列按鈕，複製「Share resources with new hires」試算表。這項解決方案的 Apps Script 專案已附加到試算表。
    建立副本

  2. 依序按一下「擴充功能」>「Apps Script」。

  3. 在「Services」下方，確認 AdminDirectory 服務已列出。如果是的話，請跳到步驟 6，否則，請繼續進行下一個步驟。

  4. 按一下「Service」旁邊的「新增服務」圖示 。

  5. 在對話方塊中，選取「Admin SDK API」，然後按一下「新增」。

  6. 在函式下拉式選單中，選取 installTrigger。

  7. 按一下「執行」。

  8. 出現提示訊息時，請授權指令碼。如果 OAuth 同意畫面顯示警告，請依序選取「Advanced」>「Go to {Project Name} (unsafe)」繼續操作。

重要事項：如果您多次執行這個函式，則會產生多個觸發事件，並會傳送重複的電子郵件。如要刪除額外的觸發條件，請按照下列步驟操作：

  1. 按一下「觸發條件」。
  2. 依序按一下觸發條件旁邊的「更多」圖示 >「刪除觸發條件」。

執行指令碼

  1. 返回試算表，然後依序點選「Tools」>「Manage form」>「Go to live form」。
  2. 填寫表單時，使用您的電子郵件地址和您有權管理成員資格的群組，然後按一下「Submit」。
  3. 返回試算表，查看表單項目。狀態欄會顯示您的電子郵件地址是否已新增至群組成員，還是已經是群組成員。
  4. 查看電子郵件，內含歡迎電子郵件或群組成員的確認通知。

貢獻者

這個範例由 Google 開發人員專家協助維護。

後續步驟