Делитесь ресурсами с новыми сотрудниками

Уровень кодирования : начинающий
Продолжительность : 20 минут
Тип проекта : Автоматизация с триггером, управляемым событиями

Цели

  • Поймите, что делает решение.
  • Понять, какие функции выполняют службы Apps Script в рамках решения.
  • Настройте сценарий.
  • Запустите скрипт.

Об этом решении

Важно : для использования этого решения вы должны быть администратором Google Workspace.

Делитесь ресурсами с новыми сотрудниками одним движением. Это решение использует форму в Google Формах для добавления новых сотрудников в группу в Google Группах. Предоставляя доступ к ресурсам с адресом этой группы, вы можете легко предоставить новым сотрудникам доступ к необходимым им ресурсам.

Если у вас есть разрешение на добавление пользователей в группу, вы можете использовать это решение для распределения ответственности между другими членами вашей команды. Когда они отправляют форму, триггер, управляемый событием, запускает скрипт от вашего имени и добавляет адрес электронной почты нового участника в группу.

При желании вы можете включить уведомления, чтобы получать электронное письмо каждый раз, когда кто-то отправляет форму .

Демонстрация добавления пользователя в группу Google из Google Forms

Как это работает

Когда кто-то отправляет форму с адресом электронной почты пользователя и группой, в которую его следует добавить, скрипт проверяет, входит ли этот человек в эту группу. Если да, пользователь получает электронное письмо с подтверждением. В противном случае скрипт добавляет пользователя в группу и отправляет ему приветственное письмо.

Службы скриптов приложений

Это решение использует следующие сервисы:

  • Служба скриптов – создает триггер, который запускает скрипт каждый раз, когда кто-то отправляет форму.
  • Служба групп — проверяет, принадлежит ли адрес электронной почты, отправленный в форме, уже участнику группы.
  • Расширенная служба каталога Admin SDK — добавляет адрес электронной почты, отправленный в форме, в группу.
  • Почтовая служба — отправляет электронное письмо на адрес электронной почты, указанный в форме, чтобы подтвердить членство в группе или поприветствовать пользователя в группе.
  • Сервис электронных таблиц — добавляет статус пользователя в таблицу ответов на формы. Статус может быть «Уже в группе» или «Новобрачен» .
  • Служба URL Fetch – извлекает документ Google Docs в виде HTML-строки. Документ содержит содержимое электронного письма, отправляемого скриптом.

Предпосылки

Настройте сценарий

  1. Нажмите следующую кнопку, чтобы скопировать таблицу « Обмен ресурсами с новыми сотрудниками» . Проект Apps Script для этого решения прикреплён к таблице.
    Сделать копию

  2. Нажмите Расширения > Скрипт приложения .

  3. В разделе «Службы» убедитесь, что служба AdminDirectory указана. Если она есть, перейдите к шагу 6. ​​Если её нет, перейдите к следующему шагу.

  4. Рядом с пунктом Услуги нажмите услугу.

  5. В диалоговом окне выберите Admin SDK API и нажмите Добавить .

  6. В раскрывающемся списке функций выберите installTrigger .

  7. Нажмите кнопку Выполнить .

  8. При появлении запроса авторизуйте скрипт. Если на экране согласия OAuth отображается предупреждение « Это приложение не проверено» , выберите «Дополнительно» > «Перейти к {Имя проекта} (небезопасно)» .

Важно : если вы запустите эту функцию несколько раз, она сгенерирует несколько триггеров и отправит дублирующиеся письма. Чтобы удалить лишние триггеры, выполните следующие действия:

  1. Триггеры щелчков .
  2. Рядом с триггером нажмите «Ещё». > Удалить триггер .

Запустить скрипт

  1. Вернитесь к электронной таблице и нажмите «Инструменты» > «Управление формой» > «Перейти к активной форме» .
  2. Заполните форму, указав свой адрес электронной почты и группу, для которой у вас есть разрешение управлять членством, и нажмите «Отправить» .
  3. Вернитесь в таблицу и просмотрите запись в форме. В столбце «Статус» указано, был ли ваш адрес электронной почты добавлен в группу или уже является её участником.
  4. Проверьте свою электронную почту на предмет приветственного письма или подтверждения вашего членства в группе.

Авторы

Этот образец поддерживается компанией Google с помощью экспертов Google Developer Experts.

Следующие шаги