Делитесь ресурсами с новыми сотрудниками

Уровень владения программированием : начинающий
Продолжительность : 20 минут
Тип проекта : Автоматизация с использованием триггера, управляемого событиями.

Цели

  • Поймите, для чего предназначено это решение.
  • Разберитесь, что делают службы Apps Script в рамках данного решения.
  • Настройте скрипт.
  • Запустите скрипт.

Об этом решении

Важно : Для использования этого решения необходимо быть администратором Google Workspace.

Предоставляйте доступ к ресурсам новым сотрудникам за один шаг. Это решение использует форму в Google Forms для добавления новых сотрудников в группу в Google Groups. Предоставляя доступ к ресурсам через адрес этой группы, вы можете легко обеспечить новым сотрудникам доступ к необходимым им ресурсам.

Если у вас есть разрешение на добавление пользователей в группу, вы можете использовать это решение для распределения ответственности между другими членами вашей команды. Когда они отправят форму, триггер, управляемый событием, запустит скрипт от вашего имени и добавит адрес электронной почты нового пользователя в группу.

При желании вы можете включить уведомления, чтобы получать электронное письмо каждый раз, когда кто-то отправляет форму .

Демонстрация добавления пользователя в группу Google из Google Forms.

Как это работает

Когда кто-то отправляет форму, указывая адрес электронной почты и группу, в которую его следует добавить, скрипт проверяет, состоит ли этот человек уже в данной группе. Если да, пользователь получает электронное письмо с подтверждением того, что он уже является членом группы. В противном случае скрипт добавляет пользователя в группу и отправляет ему приветственное письмо.

Сервисы Apps Script

Данное решение использует следующие сервисы:

  • Сервис скриптов — создает триггер, который запускает скрипт каждый раз, когда кто-то отправляет форму.
  • Сервис групп — проверяет, является ли адрес электронной почты, указанный в форме, уже участником группы.
  • Расширенная служба каталога Admin SDK – добавляет адрес электронной почты, указанный в форме, в группу.
  • Служба рассылки – отправляет электронное письмо на адрес электронной почты, указанный в форме, чтобы подтвердить членство в группе или поприветствовать нового участника.
  • Сервис электронных таблиц — добавляет статус пользователя в электронную таблицу с ответами на форму. Статус может быть либо «Уже в группе» , либо «Новенький» .
  • Сервис URL Fetch — загружает документ Google Docs в виде HTML-строки. Документ содержит содержимое электронного письма, которое отправляет скрипт.

Предварительные требования

Настройте скрипт

  1. Нажмите следующую кнопку, чтобы скопировать электронную таблицу « Предоставление ресурсов новым сотрудникам» . Проект Apps Script для этого решения прикреплен к электронной таблице.
    Сделать копию

  2. Нажмите «Расширения» > «Скрипты приложений» .

  3. В разделе «Службы» убедитесь, что служба AdminDirectory указана в списке. Если она есть, перейдите к шагу 6. ​​Если нет, перейдите к следующему шагу.

  4. Рядом с пунктом «Услуги» нажмите « услугу».

  5. В диалоговом окне выберите Admin SDK API и нажмите «Добавить» .

  6. В раскрывающемся списке функций выберите installTrigger .

  7. Нажмите «Выполнить» .

  8. При появлении запроса авторизуйте скрипт. Если на экране согласия OAuth отобразится предупреждение « Это приложение не проверено» , продолжите, выбрав «Дополнительно» > «Перейти к {Название проекта} (небезопасно)» .

Важно : если вы запустите эту функцию более одного раза, она создаст несколько триггеров и отправит дубликаты писем. Чтобы удалить лишние триггеры, выполните следующие действия:

  1. Триггеры кликов .
  2. Рядом с кнопкой нажмите «Подробнее». > Удалить триггер .

Запустите скрипт

  1. Вернитесь к электронной таблице и нажмите Инструменты > Управление формой > Перейти к активной форме .
  2. Заполните форму, указав свой адрес электронной почты и группу, для которой у вас есть разрешение на управление членством, и нажмите «Отправить» .
  3. Вернитесь к электронной таблице и просмотрите данные из формы. В столбце «Статус» отображается информация о том, был ли ваш адрес электронной почты добавлен в группу или вы уже являетесь ее участником.
  4. Проверьте свою электронную почту: там может быть приветственное письмо или подтверждение вашего членства в группе.

Авторы

Данный пример поддерживается компанией Google при содействии экспертов-разработчиков Google.

Следующие шаги