新入社員とリソースを共有する

コーディング レベル: 初級
所要時間: 20 分
プロジェクト タイプ: イベント ドリブン トリガーによる自動化

目標

  • ソリューションの機能を理解します。
  • ソリューション内で Apps Script サービスが何を行うかを理解します。
  • スクリプトを設定します。
  • スクリプトを実行します。

このソリューションについて

重要: この解決策を使用するには、Google Workspace 管理者である必要があります。

入社する従業員とリソースを 1 つのステップで共有します。このソリューションでは、Google フォームのフォームを使用して、新しい従業員を Google グループのグループに追加します。そのグループのアドレスとリソースを共有することで、新入社員が必要なリソースに簡単にアクセスできるようになります。

グループにユーザーを追加する権限がある場合は、この解決策を使用して、チームの他のメンバーに責任を分散できます。フォームが送信されると、イベント ドリブン トリガーがユーザーとしてスクリプトを実行し、新しいユーザーのメールアドレスをグループに追加します。

必要に応じて、フォームが送信されるたびにメールを受け取るように通知をオンにできます。

Google フォームから Google グループにユーザーを追加するデモ

仕組み

ユーザーのメールアドレスと、ユーザーを追加するグループを含むフォームが送信されると、スクリプトは、そのユーザーがすでにそのグループに属しているかどうかを確認します。ユーザーがすでにグループに属している場合は、その旨を伝える確認メールがユーザーに届きます。それ以外の場合は、スクリプトによってユーザーがグループに追加され、ウェルカム メールが送信されます。

Apps Script サービス

このソリューションでは、次のサービスを使用します。

  • スクリプト サービス - ユーザーがフォームを送信するたびにスクリプトを起動するトリガーを作成します。
  • Groups サービス - フォームで送信されたメールアドレスがすでにグループのメンバーであるかどうかを確認します。
  • Admin SDK Directory の高度なサービス - フォームで送信されたメールアドレスをグループに追加します。
  • メール サービス - フォームで送信されたメールアドレスにメールを送信して、グループ メンバーシップを確認するか、グループへの参加を歓迎します。
  • スプレッドシート サービス - ユーザーのステータスをフォームの回答スプレッドシートに追加します。ステータスは [すでにグループに登録されています] または [新しく追加されました] のいずれかです。
  • URL 取得サービス - Google ドキュメントを HTML 文字列として取得します。このドキュメントには、スクリプトが送信するメールの内容が含まれています。

前提条件

スクリプトを設定する

  1. 次のボタンをクリックして、新入社員とリソースを共有するスプレッドシートをコピーします。このソリューションの Apps Script プロジェクトはスプレッドシートに添付されています。
    コピーを作成

  2. [拡張機能] > [Apps Script] をクリックします。

  3. [サービス] で、AdminDirectory サービスが一覧に表示されていることを確認します。該当する場合は、ステップ 6 に進みます。認証を受けられない場合は、次のステップに進みます。

  4. [サービス] の横にある [サービスを追加] をクリックします。

  5. ダイアログで [Admin SDK API] を選択し、[追加] をクリックします。

  6. 関数プルダウンで、[installTrigger] を選択します。

  7. [実行] をクリックします。

  8. メッセージが表示されたら、スクリプトを承認します。OAuth 同意画面に「このアプリは確認されていません」という警告が表示された場合は、[詳細] > [{プロジェクト名} に移動（安全でない）] を選択して続行します。

重要: この関数を複数回実行すると、複数のトリガーが生成され、メールが重複して送信されます。余分なトリガーを削除するには、次の手順を行います。

  1. [トリガー] をクリックします。
  2. トリガーの横にあるその他アイコン > [トリガーを削除] をクリックします。

スクリプトを実行する

  1. スプレッドシートに戻り、[ツール] > [フォームを管理] > [実際のフォームを開く] をクリックします。
  2. フォームにメールアドレスと、メンバーシップの管理権限があるグループを入力して、[送信] をクリックします。
  3. スプレッドシートに戻り、フォームのエントリを表示します。ステータス列には、メールアドレスがグループに追加されたかどうか、またはすでにグループのメンバーであるかどうかが表示されます。
  4. グループへの参加を歓迎するメールまたはグループ メンバーシップの確認メールが届いているかどうかを確認します。

寄稿者

このサンプルは、Google デベロッパー エキスパートの協力を得て Google が管理しています。

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