नए लोगों के साथ संसाधन शेयर करें

कोडिंग का लेवल: शुरुआती
अवधि: 20 मिनट
प्रोजेक्ट का टाइप: इवेंट-ड्रिवन ट्रिगर की मदद से ऑटोमेशन

मकसद

  • समझें कि समाधान क्या करता है.
  • समझें कि Apps Script की सेवाएं, समाधान में क्या करती हैं.
  • स्क्रिप्ट सेट अप करें.
  • स्क्रिप्ट चलाएं.

इस समाधान के बारे में जानकारी

अहम जानकारी: इस समाधान का इस्तेमाल करने के लिए, आपके पास Google Workspace एडमिन का ऐक्सेस होना चाहिए.

नए कर्मचारियों के साथ एक ही चरण में संसाधन शेयर करें. इस समाधान में, Google Groups में किसी ग्रुप में नए कर्मचारियों को जोड़ने के लिए, Google Forms में मौजूद फ़ॉर्म का इस्तेमाल किया जाता है. उस ग्रुप के पते के साथ संसाधन शेयर करके, नए कर्मचारियों को उनकी ज़रूरत के संसाधन आसानी से ऐक्सेस करने की अनुमति दी जा सकती है.

अगर आपके पास किसी ग्रुप में उपयोगकर्ताओं को जोड़ने की अनुमति है, तो इस समाधान का इस्तेमाल करके, अपनी टीम के अन्य सदस्यों को यह ज़िम्मेदारी दी जा सकती है. जब वे फ़ॉर्म सबमिट करते हैं, तो इवेंट ट्रिगर की मदद से स्क्रिप्ट आपकी पहचान से चलती है. साथ ही, नए व्यक्ति का ईमेल पता ग्रुप में जुड़ जाता है.

इसके अलावा, जब भी कोई व्यक्ति फ़ॉर्म सबमिट करे, तब ईमेल पाने के लिए, सूचनाएं चालू की जा सकती हैं.

Google फ़ॉर्म से किसी उपयोगकर्ता को Google ग्रुप में जोड़ने का डेमो

यह कैसे काम करता है

जब कोई व्यक्ति, किसी उपयोगकर्ता के ईमेल और उस ग्रुप की जानकारी के साथ फ़ॉर्म सबमिट करता है जिसमें उपयोगकर्ता को शामिल किया जाना चाहिए, तो स्क्रिप्ट यह जांच करती है कि व्यक्ति पहले से उस ग्रुप का सदस्य है या नहीं. अगर ऐसा होता है, तो उपयोगकर्ता को एक ईमेल मिलता है. इसमें पुष्टि की जाती है कि वह पहले से ही ग्रुप में शामिल है. ऐसा न होने पर, स्क्रिप्ट उपयोगकर्ता को ग्रुप में जोड़ देती है और उसे स्वागत वाला ईमेल भेज देती है.

Apps Script की सेवाएं

इस समाधान में इन सेवाओं का इस्तेमाल किया जाता है:

  • स्क्रिप्ट सेवा–यह ऐसा ट्रिगर बनाती है जो हर बार किसी व्यक्ति के फ़ॉर्म सबमिट करने पर स्क्रिप्ट को चालू करता है.
  • Groups सेवा–यह सेवा यह पता लगाती है कि फ़ॉर्म में सबमिट किया गया ईमेल पता, पहले से ही ग्रुप का सदस्य है या नहीं.
  • Admin SDK Directory की ऐडवांस सेवा–यह फ़ॉर्म में सबमिट किए गए ईमेल पते को ग्रुप में जोड़ती है.
  • ईमेल सेवा–यह फ़ॉर्म में सबमिट किए गए ईमेल पते पर एक ईमेल भेजती है. इससे ग्रुप में शामिल होने वाले व्यक्ति की सदस्यता की पुष्टि की जाती है या उसे ग्रुप में शामिल होने का न्योता दिया जाता है.
  • स्प्रेडशीट सेवा–यह उपयोगकर्ता की स्थिति को फ़ॉर्म के जवाबों वाली स्प्रेडशीट में जोड़ती है. स्टेटस, पहले से ग्रुप में है या हाल ही में जोड़ा गया होना चाहिए.
  • यूआरएल फ़ेच करने की सेवा–यह Google Docs दस्तावेज़ को एचटीएमएल स्ट्रिंग के तौर पर फ़ेच करती है. दस्तावेज़ में उस ईमेल का कॉन्टेंट शामिल हो जिसे स्क्रिप्ट भेजती है.

ज़रूरी शर्तें

स्क्रिप्ट सेट अप करना

  1. नए कर्मचारियों के साथ संसाधन शेयर करें स्प्रेडशीट कॉपी करने के लिए, यहां दिए गए बटन पर क्लिक करें. इस समाधान के लिए Apps Script प्रोजेक्ट, स्प्रैडशीट से जुड़ा होता है.
    कॉपी बनाएं

  2. एक्सटेंशन > Apps Script पर क्लिक करें.

  3. सेवाएं में जाकर, पक्का करें कि AdminDirectory सेवा लिस्ट की गई हो. अगर ऐसा है, तो सीधे छठे चरण पर जाएं. अगर ऐसा नहीं है, तो अगले चरण पर जाएं.

  4. सेवाएं के बगल में, सेवा जोड़ें पर क्लिक करें.

  5. डायलॉग बॉक्स में, Admin SDK API को चुनें. इसके बाद, जोड़ें पर क्लिक करें.

  6. फ़ंक्शन ड्रॉपडाउन में, installTrigger चुनें.

  7. चलाएं पर क्लिक करें.

  8. जब आपसे कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. अगर OAuth की सहमति वाली स्क्रीन पर, इस ऐप्लिकेशन की पुष्टि नहीं हुई है चेतावनी दिखती है, तो ऐडवांस > {Project Name} पर जाएं (सुरक्षित नहीं है) को चुनकर जारी रखें.

अहम जानकारी: इस फ़ंक्शन को एक से ज़्यादा बार चलाने पर, कई ट्रिगर जनरेट होते हैं. इससे डुप्लीकेट ईमेल भेजे जाएंगे. ज़्यादा ट्रिगर मिटाने के लिए, यह तरीका अपनाएं:

  1. ट्रिगर पर क्लिक करें.
  2. ट्रिगर के बगल में, ज़्यादा &gt ट्रिगर मिटाएं पर क्लिक करें.

स्क्रिप्ट चलाना

  1. स्प्रेडशीट पर वापस जाएं और टूल > फ़ॉर्म मैनेज करें > लाइव फ़ॉर्म पर जाएं पर क्लिक करें.
  2. फ़ॉर्म में अपना ईमेल पता और उस ग्रुप का नाम डालें जिसकी सदस्यता मैनेज करने की अनुमति आपके पास है. इसके बाद, सबमिट करें पर क्लिक करें.
  3. स्प्रेडशीट पर वापस जाएं और फ़ॉर्म एंट्री देखें. 'स्थिति' कॉलम से पता चलता है कि आपका ईमेल पता ग्रुप में जोड़ा गया है या वह पहले से ही ग्रुप का सदस्य है.
  4. अपने ईमेल में, स्वागत वाला ईमेल या ग्रुप की सदस्यता की पुष्टि करने वाला ईमेल देखें.

योगदानकर्ता

इस सैंपल को Google, Google Developer Experts की मदद से मैनेज करता है.

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