कोडिंग का लेवल: शुरुआती
कुल समय: 20 मिनट
प्रोजेक्ट टाइप: इवेंट से ट्रिगर होने वाले ट्रिगर की मदद से ऑटोमेशन की सुविधा
मकसद
- समझें कि समाधान क्या है.
- जानें कि Apps Script सेवा के अंदर क्या काम करती है.
- स्क्रिप्ट सेट अप करें.
- स्क्रिप्ट चलाएं.
इस सलूशन के बारे में जानकारी
अहम जानकारी: इस समाधान का इस्तेमाल करने के लिए, ज़रूरी है कि आप Google Workspace एडमिन हों.
कर्मचारियों को सिर्फ़ एक ही बार में संसाधनों का ऐक्सेस दें. यह समाधान, Google Forms में मौजूद फ़ॉर्म का इस्तेमाल करके Google Groups के एक ग्रुप में नए कर्मचारियों को जोड़ता है. ग्रुप के पते के साथ संसाधन शेयर करके, नए कर्मचारियों को आसानी से ज़रूरी संसाधनों का ऐक्सेस दिया जा सकता है.
अगर आपके पास उपयोगकर्ताओं को किसी ग्रुप में जोड़ने की अनुमति है, तो इस तरीके का इस्तेमाल करके अपनी टीम के दूसरे सदस्यों को ज़िम्मेदारी दी जा सकती है. जब वे फ़ॉर्म सबमिट करते हैं, तो इवेंट-ड्रिवन ट्रिगर आपकी ओर से स्क्रिप्ट चलाता है और नए व्यक्ति के ईमेल को ग्रुप में जोड़ देता है.
इसके अलावा, जब कोई व्यक्ति फ़ॉर्म सबमिट करता है, तो आपको ईमेल से इसकी सूचना पाने के लिए, सूचनाएं पाने की सुविधा चालू की जा सकती है.
यह कैसे काम करता है
जब कोई व्यक्ति उपयोगकर्ता के ईमेल पते वाला फ़ॉर्म सबमिट करता है और उस ग्रुप में उपयोगकर्ता को जोड़ना चाहिए, तो स्क्रिप्ट इस बात की जांच करती है कि वह व्यक्ति पहले से उस ग्रुप से जुड़ा है या नहीं. अगर वे ऐसा करते हैं, तो उपयोगकर्ता को यह पुष्टि करने वाला एक ईमेल मिलता है कि वे पहले से समूह में हैं. ऐसा न करने पर, स्क्रिप्ट उपयोगकर्ता को ग्रुप में जोड़ देती है और उन्हें एक वेलकम ईमेल भेजती है.
Apps Script सेवाएं
यह समाधान इन सेवाओं का इस्तेमाल करता है:
- स्क्रिप्ट सेवा–जब भी कोई व्यक्ति फ़ॉर्म सबमिट करता है, तब स्क्रिप्ट को सक्रिय करने वाला ट्रिगर बनाता है.
- ग्रुप सेवा–यह जांच करता है कि फ़ॉर्म में सबमिट किया गया ईमेल, पहले से ग्रुप का सदस्य है या नहीं.
- एडमिन SDK डायरेक्ट्री की बेहतर सेवा–फ़ॉर्म में सबमिट किए गए ईमेल को ग्रुप को जोड़ा जाता है.
- मेल सेवा–इस ईमेल पते पर, ग्रुप के सदस्यों के ग्रुप की सदस्यता की पुष्टि करने या ग्रुप में आपका स्वागत करने के लिए, फ़ॉर्म पर सबमिट किए गए ईमेल पते पर ईमेल भेजा जाता है.
- स्प्रेडशीट सेवा–फ़ॉर्म के रिस्पॉन्स वाली स्प्रेडशीट में उपयोगकर्ता की स्थिति जोड़ता है. स्थिति या तो ग्रुप में पहले से मौजूद है या नया जोड़ा गया है.
- यूआरएल फ़ेच सेवा–Google Docs के दस्तावेज़ को एचटीएमएल स्ट्रिंग के तौर पर फ़ेच करता है. दस्तावेज़ में, स्क्रिप्ट से भेजे जाने वाले ईमेल का कॉन्टेंट शामिल होता है.
ज़रूरी शर्तें
- Google Workspace खाता होना चाहिए
- आपको Google Workspace एडमिन होना चाहिए
स्क्रिप्ट सेट अप करें
नए कर्मचारियों के साथ रिसॉर्स शेयर करें स्प्रेडशीट को कॉपी करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें. इस समाधान का Apps Script प्रोजेक्ट, स्प्रेडशीट में अटैच किया गया है.
कॉपी बनाएंएक्सटेंशन > Apps Script पर क्लिक करें.
पक्का करें कि सेवाएं में जाकर AdminDirectory सेवा, सूची में शामिल हो. अगर ऐसा है, तो सीधे छठे चरण पर जाएं. अगर ऐसा नहीं है, तो अगले चरण पर जाएं.
सेवाएं के बगल में, सेवा जोड़ें पर क्लिक करें.
डायलॉग में, Admin SDK API चुनें और जोड़ें पर क्लिक करें.
फ़ंक्शन ड्रॉपडाउन में, installTrigger चुनें.
चलाएं पर क्लिक करें.
जब कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. अगर OAuth के लिए सहमति देने वाली स्क्रीन पर चेतावनी दिखती है, इस ऐप्लिकेशन की पुष्टि नहीं हुई है, तो बेहतर > को चुनकर जारी रखें {Project Name} पर जाएं (असुरक्षित).
ज़रूरी जानकारी: इस फ़ंक्शन को एक से ज़्यादा बार चलाने पर, कई ट्रिगर जनरेट होते हैं. साथ ही, डुप्लीकेट ईमेल भी भेजे जाते हैं. अतिरिक्त ट्रिगर मिटाने के लिए, यह तरीका अपनाएं:
- ट्रिगर
पर क्लिक करें. - ट्रिगर के बगल में, ज़्यादा
> ट्रिगर मिटाएं पर क्लिक करें.
स्क्रिप्ट चलाएं
- स्प्रेडशीट पर वापस जाएं और टूल > फ़ॉर्म मैनेज करें > लाइव फ़ॉर्म पर जाएं पर क्लिक करें.
- फ़ॉर्म में अपने ईमेल पते और उस ग्रुप को भरें जिसके लिए, आपके पास सदस्यता मैनेज करने की अनुमति है. इसके बाद, सबमिट करें पर क्लिक करें.
- स्प्रेडशीट पर वापस जाएं और फ़ॉर्म की एंट्री देखें. स्थिति कॉलम दिखाता है कि आपका ईमेल पता ग्रुप में जोड़ा गया था या पहले से उसका सदस्य है.
- वेलकम ईमेल या ग्रुप की सदस्यता की पुष्टि करने के लिए, अपना ईमेल देखें.
योगदानकर्ता
Google, इस सैंपल को मैनेज करने के लिए Google Developer के विशेषज्ञों की मदद लेता है.