سطح کدنویسی : مبتدی
مدت زمان : ۲۰ دقیقه
نوع پروژه : اتوماسیون با تریگر رویداد محور
اهداف
- بفهمید که راه حل چه کاری انجام می‌دهد.
- درک کنید که سرویس‌های Apps Script در این راهکار چه کاری انجام می‌دهند.
- اسکریپت را تنظیم کنید.
- اسکریپت را اجرا کنید.
درباره این راهکار
مهم : برای استفاده از این راهکار، باید مدیر Google Workspace باشید.
منابع را با کارمندان جدید در یک مرحله به اشتراک بگذارید. این راهکار از یک فرم در Google Forms برای اضافه کردن کارمندان جدید به یک گروه در Google Groups استفاده می‌کند. با اشتراک‌گذاری منابع با آدرس آن گروه، می‌توانید به راحتی به کارمندان جدید دسترسی به منابع مورد نیازشان را بدهید.
اگر اجازه اضافه کردن کاربران به یک گروه را دارید، می‌توانید از این راهکار برای توزیع مسئولیت بین سایر اعضای تیم خود استفاده کنید. وقتی آنها فرم را ارسال می‌کنند، تریگر رویداد-محور، اسکریپت را به عنوان شما اجرا می‌کند و ایمیل فرد جدید را به گروه اضافه می‌کند.
به صورت اختیاری، می‌توانید اعلان‌ها را فعال کنید تا هر بار که کسی فرم را ارسال می‌کند، ایمیلی دریافت کنید .
چگونه کار می‌کند؟
وقتی کسی فرمی حاوی ایمیل کاربر و گروهی که باید به آن اضافه شود ارسال می‌کند، اسکریپت بررسی می‌کند که آیا فرد از قبل به آن گروه تعلق دارد یا خیر. اگر داشته باشد، کاربر ایمیلی دریافت می‌کند که تأیید می‌کند از قبل در گروه بوده است. در غیر این صورت، اسکریپت کاربر را به گروه اضافه می‌کند و یک ایمیل خوشامدگویی برای او ارسال می‌کند.
سرویس‌های اسکریپت برنامه‌ها
این راهکار از سرویس‌های زیر استفاده می‌کند:
- سرویس اسکریپت - تریگری ایجاد می‌کند که هر بار که کسی فرمی را ارسال می‌کند، اسکریپت را اجرا می‌کند.
- سرویس گروه‌ها - بررسی می‌کند که آیا ایمیل ارسالی در فرم از قبل عضو گروه است یا خیر.
- سرویس پیشرفته‌ی Admin SDK Directory – ایمیل ارسالی در فرم را به گروه اضافه می‌کند.
- سرویس ایمیل - ایمیلی به آدرس ایمیل وارد شده در فرم ارسال می‌کند تا عضویت گروه را تأیید کند یا به آنها در گروه خوشامد بگوید.
- سرویس صفحه گسترده - وضعیت کاربر را به صفحه گسترده پاسخ‌های فرم اضافه می‌کند. وضعیت یا قبلاً در گروه است یا اخیراً اضافه شده است .
- سرویس URL Fetch - یک سند Google Docs را به عنوان یک رشته HTML دریافت می‌کند. این سند حاوی محتوای ایمیلی است که اسکریپت ارسال می‌کند.
پیش‌نیازها
- یک حساب کاربری گوگل ورک اسپیس
- شما باید مدیر Google Workspace باشید
اسکریپت را تنظیم کنید
برای کپی کردن صفحه گسترده اشتراک‌گذاری منابع با استخدام‌های جدید ، روی دکمه زیر کلیک کنید. پروژه Apps Script برای این راهکار به صفحه گسترده پیوست شده است.
یک کپی تهیه کنیدروی افزونه‌ها > اسکریپت برنامه‌ها کلیک کنید.
در قسمت Services ، مطمئن شوید که سرویس AdminDirectory فهرست شده است. اگر چنین است، به مرحله ۶ بروید. اگر چنین نیست، به مرحله بعدی بروید.
در کنار سرویس‌ها ، روی سرویس کلیک کنید.
در پنجره‌ی باز شده، Admin SDK API را انتخاب کرده و روی Add کلیک کنید.
در منوی کشویی تابع، installTrigger را انتخاب کنید.
روی اجرا کلیک کنید.
وقتی از شما خواسته شد، اسکریپت را تأیید کنید. اگر صفحه رضایت OAuth هشدار « این برنامه تأیید نشده است» را نشان می‌دهد، با انتخاب Advanced > Go to {Project Name} (unsafe) ادامه دهید.
مهم : اگر این تابع را بیش از یک بار اجرا کنید، چندین trigger ایجاد می‌کند و ایمیل‌های تکراری ارسال می‌کند. برای حذف triggerهای اضافی، مراحل زیر را انجام دهید:
- محرک‌های کلیک
. - در کنار ماشه، روی «بیشتر» کلیک کنید
> حذف تریگر .
اسکریپت را اجرا کنید
- به صفحه گسترده برگردید و روی ابزارها > مدیریت فرم > رفتن به فرم زنده کلیک کنید.
- فرم را با آدرس ایمیل خود و گروهی که اجازه مدیریت عضویت در آن را دارید، پر کنید و روی ارسال کلیک کنید.
- به صفحه گسترده برگردید و ورودی فرم را مشاهده کنید. ستون وضعیت نشان می‌دهد که آیا آدرس ایمیل شما به گروه اضافه شده یا از قبل عضو آن هستید.
- ایمیل خود را برای دریافت ایمیل خوشامدگویی یا تأیید عضویت در گروه بررسی کنید.
مشارکت‌کنندگان
این نمونه توسط گوگل و با کمک متخصصان توسعه‌دهنده گوگل نگهداری می‌شود.