Compartir recursos con empleados nuevos

Nivel de programación: principiante
Duración: 20 minutos
Tipo de proyecto: Automatización con un activador basado en eventos

Objetivos

  • Comprende lo que hace la solución.
  • Comprender lo que hacen los servicios de Apps Script dentro de la solución
  • Configura la secuencia de comandos.
  • Ejecuta la secuencia de comandos.

Acerca de esta solución

Importante: Debes ser administrador de Google Workspace para usar esta solución.

Comparte recursos con los empleados entrantes en un solo paso. En esta solución, se usa un formulario en Formularios de Google para agregar empleados nuevos a un grupo en Grupos de Google. Si compartes recursos con la dirección de ese grupo, puedes otorgar fácilmente a los empleados nuevos acceso a los recursos que necesitan.

Si tienes permiso para agregar usuarios a un grupo, puedes usar esta solución a fin de distribuir la responsabilidad a otros miembros del equipo. Cuando envía el formulario, el activador controlado por eventos ejecuta la secuencia de comandos como tú y agrega el correo electrónico de la persona nueva al grupo.

De manera opcional, puedes activar las notificaciones para recibir un correo electrónico cada vez que alguien envíe el formulario.

Demostración de cómo agregar un usuario a un Grupo de Google desde Formularios de Google

Cómo funciona

Cuando alguien envía un formulario con el correo electrónico de un usuario y el grupo al que se debe agregar, la secuencia de comandos verifica si la persona ya pertenece a ese grupo. Si es así, el usuario recibirá un correo electrónico en el que se confirmará que ya está en el grupo. De lo contrario, la secuencia de comandos agrega al usuario al grupo y le envía un correo electrónico de bienvenida.

Servicios de Apps Script

En esta solución, se usan los siguientes servicios:

Requisitos previos

Configura la secuencia de comandos

  1. Haz clic en el siguiente botón para copiar la hoja de cálculo Share resources with new hires. El proyecto de Apps Script para esta solución se adjunta a la hoja de cálculo.
    Crear una copia

  2. Haz clic en Extensiones > Apps Script.

  3. En Servicios, asegúrate de que el servicio de AdminDirectory aparezca en la lista. Si es así, avanza al paso 6. De lo contrario, continúa con el paso siguiente.

  4. Junto a Servicios, haz clic en Agregar un servicio .

  5. En el cuadro de diálogo, selecciona API de SDK de Admin y haz clic en Agregar.

  6. En el menú desplegable de la función, selecciona installTrigger.

  7. Haz clic en Ejecutar.

  8. Cuando se te solicite, autoriza la secuencia de comandos. Si la pantalla de consentimiento de OAuth muestra la advertencia Esta app no está verificada, selecciona Avanzado > Ir a {Nombre del proyecto} (no seguro).

Importante: Si ejecutas esta función más de una vez, se generarán varios activadores y se enviarán correos electrónicos duplicados. Para borrar los activadores adicionales, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en Activadores .
  2. Junto al activador, haz clic en Más > Borrar activador.

Ejecuta la secuencia de comandos:

  1. Regresa a la hoja de cálculo y haz clic en Herramientas > Administrar formulario > Ir al formulario publicado.
  2. Completa el formulario con tu dirección de correo electrónico y un grupo para el que tengas permiso para administrar la membresía, y haz clic en Enviar.
  3. Vuelve a la hoja de cálculo y revisa el ingreso del formulario. La columna de estado muestra si tu dirección de correo electrónico se agregó al grupo o si ya es miembro del grupo.
  4. Revisa tu correo electrónico para ver si recibiste un correo electrónico de bienvenida o una confirmación de la membresía del grupo.

Colaboradores

Google mantiene esta muestra con la ayuda de Expertos de Google Developers.

Próximos pasos