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创建会议会议注册

编码水平：初级
时长：5 分钟
项目类型：通过自定义菜单和事件驱动型触发器实现自动化

目标

了解解决方案的功能。
了解 Apps 脚本服务在解决方案中的作用。
设置脚本。
运行脚本。

关于此解决方案

创建端到端活动报名系统。如果您即将举办活动（例如会议），可以为会议分会设置新日历、创建报名表单，并自动通过电子邮件向参会者发送个性化日程。

从 Google 表格转移到 Google 表单和 Google 日历的信息

运作方式

此解决方案使用 Google 表格中的自定义菜单来实现自动化活动注册系统。该脚本会创建一个日历，其中包含 Google 表格中列出的会议活动。然后，脚本会创建一个表单，其中包含参加者可以报名的活动列表。在参加者填写完表单后，脚本会将参加者添加到日历活动中，并通过电子邮件向他们发送行程。

Apps 脚本服务

此解决方案使用以下服务：

电子表格服务 - 向其他服务提供活动信息。
日历服务 - 为活动创建新日历、向日历添加活动，以及将参与者添加到他们报名的活动中。
Properties 服务 - 存储由 Calendar 服务创建的日历的 ID。当用户从自定义会议菜单中点击设置会议时，Properties 服务会检查日历 ID 属性是否存在，以确定活动注册系统是否已设置。这样做有助于避免创建重复的表单和日历。
表单服务 - 根据电子表格中的信息创建表单，让参会者报名参加会议。
脚本服务 - 创建一个在参会者填写表单时触发的触发器。
文档服务 - 获取参加者报名参加的活动的相关信息，并将活动列表添加到新文档中。该脚本会授予参会者修改文档的权限。
邮件服务 - 通过电子邮件将行程文档发送给参会者。

前提条件

如需使用此示例，您需要满足以下前提条件：

Google 账号（Google Workspace 账号可能需要管理员批准）。
可访问互联网的网络浏览器。

设置脚本

点击以下按钮，复制创建会议会话注册示例电子表格。此解决方案的 Apps 脚本项目已附加到电子表格中。
制作副本
依次点击会议 > 设置会议。您可能需要刷新页面才能看到此自定义菜单。
根据提示为脚本授权。如果 OAuth 权限请求页面显示警告此应用未经过验证，请继续操作，依次选择高级 > 前往“{项目名称}”（不安全）。
依次点击会议 > 设置会议。

运行脚本

依次点击工具 > 管理表单 > 前往实时表单。
填写并提交表单。
前往 calendar.google.com。
在左侧，确保已选中会议日历旁边的复选框。
前往您报名参加的活动的日期，确认您已被添加为参加者。

（可选）重置解决方案

如果您想再次尝试此解决方案，或对其进行自定义以使用您自己的活动信息，则需要重置首次运行脚本时设置的一些项。如需查看重置解决方案的步骤，请点击下方的重置解决方案：

重置解决方案

第 1 步：重置存储的脚本属性

如果您尝试多次运行该脚本，系统会提示“您的会议已设置完毕。在 Google 云端硬盘中查找您的注册表单！ 这是因为创建会议日历后，日历 ID 会存储为脚本属性。当脚本运行时，它会检查日历 ID 属性是否已存在，如果已存在，则停止运行。

请按以下步骤操作，移除现有的日历 ID 媒体资源：

在电子表格中，依次点击扩展程序 > Apps 脚本。
在 Apps 脚本编辑器中，从函数下拉列表中选择 resetProperties，然后点击运行。

第 2 步：删除会议日历

每次运行脚本时，都会创建一个新日历。如果您不想保留创建的原始日历，请按以下步骤操作：

前往 calendar.google.com。
点击“会议日历”旁边的“会议日历的选项”图标 > 设置和共享。
滚动到设置底部，然后点击删除。

第 3 步：删除表单提交触发器

每次运行该脚本时，它都会为表单提交创建触发器。为避免多次触发导致电子邮件重复，请移除原始触发器。请按以下步骤操作：

在电子表格中，依次点击扩展程序 > Apps 脚本。
在 Apps 脚本项目中，点击左侧的触发器图标。
点击触发器旁边的“更多”图标 > 删除触发器。

第 4 步：取消关联并删除表单

每次运行脚本时，系统都会创建一个新表单。请按以下步骤操作，将表单与电子表格取消关联并删除表单：

在电子表格中，右键点击表单回复工作表，然后依次点击取消关联表单 > 确定。
再次右键点击表单回答工作表，然后依次点击删除 > 确定。
前往 forms.google.com。
右键点击会议表单，然后依次点击移除 > 移至回收站。

重置解决方案后，您可以添加自己的数据，也可以继续使用示例数据，然后再次运行脚本。

查看代码

如需查看此解决方案的 Apps 脚本代码，请点击下方的查看源代码：

查看源代码

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js

在 GitHub 上查看

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

贡献者

此示例由 Google 在 Google 开发者专家的帮助下维护。

创建会议会议注册 使用集合让一切井井有条 根据您的偏好保存内容并对其进行分类。

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