Эта страница переведена с помощью Cloud Translation API.

Управляйте запросами на оборудование для новых сотрудников

Уровень владения программированием : начинающий
Продолжительность : 10 минут
Тип проекта : Автоматизация с использованием событийного и временного триггеров.

Цели

Поймите, для чего предназначено это решение.
Разберитесь, что делают службы Apps Script в рамках данного решения.
Настройте скрипт.
Запустите скрипт.

Об этом решении

Новым сотрудникам обычно требуется доступ к системе и оборудование от ИТ-отдела. Для управления такими запросами можно создать форму в Google Forms, где пользователи смогут указать, какой доступ и какие устройства необходимы сотрудникам. После того, как ИТ-отдел обработает запрос и обновит его статус, заявители получат уведомление по электронной почте.

Скриншот формы запроса на оборудование

Как это работает

Скрипт создает форму запроса оборудования. Вы можете настроить элементы формы в коде примера скрипта . Когда кто-то отправляет форму, скрипт отправляет уведомление по электронной почте указанному контактному лицу для запросов. Как только статус запроса в электронной таблице изменится на «Выполнено», скрипт отправляет подтверждающее электронное письмо человеку, отправившему форму.

Сервисы Apps Script

Данное решение использует следующие сервисы:

Сервис форм – создает форму для запросов в ИТ-отдел.
Сервис электронных таблиц — проверяет, существует ли уже форма запроса, чтобы избежать дубликатов. Управляет ответами на форму, перемещая их в листы «Ожидающие» и «Выполненные» по мере необходимости.
Почтовая служба — создает и отправляет электронные письма с запросом и уведомлением о завершении.
Сервис скриптов — создает триггеры. Один срабатывает при отправке формы, а другой — каждые пять минут, чтобы проверить, отмечен ли статус запроса как «Выполнено».

Предварительные требования

Для использования этого примера необходимы следующие условия:

Для работы потребуется учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться подтверждение администратора).
Веб-браузер с доступом в интернет.

Настройте скрипт

Создайте проект Apps Script.

Нажмите следующую кнопку, чтобы создать копию электронной таблицы « Управление запросами сотрудников на оборудование» . Проект Apps Script для этого решения прикреплен к электронной таблице.
Сделать копию
Нажмите «Расширения» > «Скрипты приложений» .
Рядом с переменной REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL замените указанный в примере адрес электронной почты на свой.
Нажмите «Сохранить». .

Настройте электронную таблицу

Вернитесь к электронной таблице и нажмите «Запросы на оборудование» > «Настроить» . Возможно, потребуется обновить страницу, чтобы появилось это пользовательское меню.
При появлении запроса авторизуйте скрипт. Если на экране согласия OAuth отобразится предупреждение « Это приложение не проверено» , продолжите, выбрав «Дополнительно» > «Перейти к {Название проекта} (небезопасно)» .
Нажмите «Запросы на оборудование» > «Настроить заново».

Запустите скрипт

Нажмите «Инструменты» > «Управление формой» > «Перейти к работающей форме» .
Заполните и отправьте форму.
Проверьте свою электронную почту на наличие уведомления о запросе на оборудование.
Вернитесь к электронной таблице и на листе «Незавершенные запросы» измените статус запроса на «Выполнен» .
В течение 5 минут скрипт отправляет еще одно электронное письмо с уведомлением о завершении запроса. Скрипт перемещает запрос из листа «Ожидающие запросы» на лист «Завершенные запросы» .

Просмотрите код

Чтобы просмотреть код Apps Script для этого решения, нажмите «Просмотреть исходный код» ниже:

Просмотреть исходный код

Code.gs

solutions/automations/equipment-requests/Code.js

Посмотреть на GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = "request_intake@example.com";

// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
  '15" high Performance Laptop (OS X)',
  '15" high Performance Laptop (Windows)',
  '15" high performance Laptop (Linux)',
  '13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
  "Standard workstation (Windows)",
  "Standard workstation (Linux)",
  "High performance workstation (Windows)",
  "High performance workstation (Linux)",
  "Mac Pro (OS X)",
];
const AVAILABLE_MONITORS = ['Single 27"', 'Single 32"', 'Dual 24"'];

// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
 * Adds a custom menu to the spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu("Equipment requests")
    .addItem("Set up", "setup_")
    .addItem("Clean up", "cleanup_")
    .addToUi();
}

/**
 * Creates the form and triggers for the workflow.
 */
function setup_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (ss.getFormUrl()) {
    const msg = "Form already exists. Unlink the form and try again.";
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }
  const form = FormApp.create("Equipment Requests")
    .setCollectEmail(true)
    .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
    .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle("Employee name").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Desk location").setRequired(true);
  form.addDateItem().setTitle("Due date").setRequired(true);
  form.addListItem().setTitle("Laptop").setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Desktop").setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Monitor").setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);

  // Hide the raw form responses.
  for (const sheet of ss.getSheets()) {
    if (sheet.getFormUrl() === ss.getFormUrl()) {
      sheet.hideSheet();
    }
  }
  // Start workflow on each form submit
  ScriptApp.newTrigger("onFormSubmit_").forForm(form).onFormSubmit().create();
  // Archive completed items every 5m.
  ScriptApp.newTrigger("processCompletedItems_")
    .timeBased()
    .everyMinutes(5)
    .create();
}

/**
 * Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
 */
function cleanup_() {
  const formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
  if (!formUrl) {
    return;
  }
  for (const trigger of ScriptApp.getProjectTriggers()) {
    ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
  }
  FormApp.openByUrl(formUrl).deleteAllResponses().setAcceptingResponses(false);
}

/**
 * Handles new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit_(event) {
  const response = mapResponse_(event.response);
  sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
  const equipmentDetails = Utilities.formatString(
    "%s\n%s\n%s",
    response.Laptop,
    response.Desktop,
    response.Monitor,
  );
  const row = [
    "New",
    "",
    response["Due date"],
    response["Employee name"],
    response["Desk location"],
    equipmentDetails,
    response.email,
  ];
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName("Pending requests");
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
 * to the completed sheet.
 *
 * @param {Object} event
 */
function processCompletedItems_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const pending = ss.getSheetByName("Pending requests");
  const completed = ss.getSheetByName("Completed requests");
  const rows = pending.getDataRange().getValues();
  for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
    const row = rows[i - 1];
    const status = row[0];
    if (status === "Completed" || status === "Cancelled") {
      pending.deleteRow(i);
      completed.appendRow(row);
      console.log(`Deleted row: ${i}`);
      sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
        "Employee name": row[3],
        "Desk location": row[4],
        email: row[6],
      });
    }
  }
}

/**
 * Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile(
    "new-equipment-request.html",
  );
  template.request = request;
  template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
    subject: "New equipment request",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile("request-complete.html");
  template.request = request;
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: request.email,
    subject: "Equipment request completed",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function mapResponse_(response) {
  const initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce((obj, itemResponse) => {
    const key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}

new-equipment-request.html

solutions/automations/equipment-requests/new-equipment-request.html

Посмотреть на GitHub

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    A new equipment request has been made by <?= request.email ?>.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    Due date: <?= request['Due date'] ?><br/>
    Laptop model: <?= request['Laptop'] ?><br/>
    Desktop model: <?= request['Desktop'] ?><br/>
    Monitor(s): <?= request['Monitor'] ?><br/>
    </p>

    See <a href="<?= sheetUrl ?>">the spreadsheet</a> to take or assign this item.
  </body>
</html>

request-complete.html

solutions/automations/equipment-requests/request-complete.html

Посмотреть на GitHub

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    An equipment request has been completed.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    </p>
  </body>
</html>

Авторы

Данный пример поддерживается компанией Google при содействии экспертов-разработчиков Google.

Цели

Об этом решении

Как это работает

Сервисы Apps Script

Предварительные требования

Настройте скрипт

Создайте проект Apps Script.

Настройте электронную таблицу

Запустите скрипт

Просмотрите код

Просмотреть исходный код

Code.gs

new-equipment-request.html

request-complete.html

Авторы

Следующие шаги