این صفحه به‌وسیله ‏Cloud Translation API‏ ترجمه شده است.

درخواست های تجهیزات جدید کارکنان را مدیریت کنید

سطح کدنویسی : مبتدی
مدت زمان : ۱۰ دقیقه
نوع پروژه : اتوماسیون با یک تریگر رویداد محور و یک تریگر زمان محور

اهداف

بفهمید که راه حل چه کاری انجام می‌دهد.
درک کنید که سرویس‌های Apps Script در این راهکار چه کاری انجام می‌دهند.
اسکریپت را تنظیم کنید.
اسکریپت را اجرا کنید.

درباره این راهکار

کارمندان جدید معمولاً به دسترسی به سیستم و تجهیزات از بخش فناوری اطلاعات نیاز دارند. برای مدیریت این درخواست‌ها، می‌توانید با استفاده از فرم‌های گوگل، فرمی ایجاد کنید تا کاربران بتوانند دسترسی‌ها و دستگاه‌های مورد نیاز کارمندان را مشخص کنند. پس از تکمیل درخواست توسط بخش فناوری اطلاعات و به‌روزرسانی وضعیت آن، درخواست‌کنندگان یک ایمیل اعلان دریافت می‌کنند.

تصویر فرم درخواست تجهیزات

چگونه کار می‌کند؟

این اسکریپت یک فرم درخواست تجهیزات ایجاد می‌کند. می‌توانید موارد موجود در فرم را در کد اسکریپت نمونه سفارشی کنید. وقتی کسی فرم را ارسال می‌کند، اسکریپت یک ایمیل اعلان به نقطه تماس تعیین‌شده برای درخواست‌ها ارسال می‌کند. به محض اینکه وضعیت درخواست در صفحه گسترده به "تکمیل‌شده" تغییر کند، اسکریپت یک ایمیل تأیید برای شخصی که فرم را ارسال کرده است ارسال می‌کند.

سرویس‌های اسکریپت برنامه‌ها

این راهکار از سرویس‌های زیر استفاده می‌کند:

سرویس فرم‌ها - فرم درخواست‌های فناوری اطلاعات را ایجاد می‌کند.
سرویس صفحه گسترده - بررسی می‌کند که آیا فرم درخواست از قبل وجود دارد یا خیر تا از تکرار جلوگیری کند. پاسخ‌های فرم را با انتقال آنها به صفحات در حال انتظار و تکمیل شده در صورت نیاز مدیریت می‌کند.
سرویس ایمیل - ایمیل‌های درخواست و اعلان تکمیل را ایجاد و ارسال می‌کند.
سرویس اسکریپت - تریگرها را ایجاد می‌کند. یکی هنگام ارسال فرم فعال می‌شود و دیگری هر پنج دقیقه یکبار فعال می‌شود تا بررسی کند که آیا وضعیت درخواست به عنوان "کامل شده" علامت گذاری شده است یا خیر.

پیش‌نیازها

برای استفاده از این نمونه، به پیش‌نیازهای زیر نیاز دارید:

یک حساب گوگل (حساب‌های کاربری گوگل ورک‌اسپیس ممکن است نیاز به تأیید مدیر داشته باشند).
یک مرورگر وب با دسترسی به اینترنت.

اسکریپت را تنظیم کنید

پروژه Apps Script را ایجاد کنید

برای ایجاد یک کپی از صفحه گسترده مدیریت درخواست‌های تجهیزات کارمندان ، روی دکمه زیر کلیک کنید. پروژه Apps Script برای این راهکار به صفحه گسترده پیوست شده است.
یک کپی تهیه کنید
روی افزونه‌ها > اسکریپت برنامه‌ها کلیک کنید.
در کنار متغیر REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL ، ایمیل نمونه را با ایمیل خود جایگزین کنید.
روی ذخیره کلیک کنید .

صفحه گسترده را تنظیم کنید

به صفحه گسترده برگردید و روی درخواست‌های تجهیزات > تنظیم کلیک کنید. ممکن است لازم باشد صفحه را برای نمایش این منوی سفارشی رفرش کنید.
وقتی از شما خواسته شد، اسکریپت را تأیید کنید. اگر صفحه رضایت OAuth هشدار « این برنامه تأیید نشده است» را نشان می‌دهد، با انتخاب Advanced > Go to {Project Name} (unsafe) ادامه دهید.
دوباره روی درخواست‌های تجهیزات > راه‌اندازی کلیک کنید.

اسکریپت را اجرا کنید

روی ابزارها > مدیریت فرم > رفتن به فرم زنده کلیک کنید.
فرم را پر کنید و ارسال کنید.
برای اطلاع از درخواست تجهیزات، ایمیل خود را بررسی کنید.
به صفحه گسترده برگردید و در صفحه درخواست‌های در انتظار ، وضعیت درخواست را به تکمیل‌شده تغییر دهید.
ظرف ۵ دقیقه، اسکریپت ایمیل دیگری ارسال می‌کند و به شما اطلاع می‌دهد که درخواست تکمیل شده است. اسکریپت درخواست را از برگه درخواست‌های در انتظار به برگه درخواست‌های تکمیل‌شده منتقل می‌کند.

کد را مرور کنید

برای بررسی کد Apps Script برای این راهکار، روی مشاهده کد منبع در زیر کلیک کنید:

مشاهده کد منبع

کد.gs

راهکارها/اتوماسیون‌ها/درخواست‌های-تجهیزات/Code.js

مشاهده در گیت‌هاب

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = "request_intake@example.com";

// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
  '15" high Performance Laptop (OS X)',
  '15" high Performance Laptop (Windows)',
  '15" high performance Laptop (Linux)',
  '13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
  "Standard workstation (Windows)",
  "Standard workstation (Linux)",
  "High performance workstation (Windows)",
  "High performance workstation (Linux)",
  "Mac Pro (OS X)",
];
const AVAILABLE_MONITORS = ['Single 27"', 'Single 32"', 'Dual 24"'];

// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
 * Adds a custom menu to the spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu("Equipment requests")
    .addItem("Set up", "setup_")
    .addItem("Clean up", "cleanup_")
    .addToUi();
}

/**
 * Creates the form and triggers for the workflow.
 */
function setup_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (ss.getFormUrl()) {
    const msg = "Form already exists. Unlink the form and try again.";
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }
  const form = FormApp.create("Equipment Requests")
    .setCollectEmail(true)
    .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
    .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle("Employee name").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Desk location").setRequired(true);
  form.addDateItem().setTitle("Due date").setRequired(true);
  form.addListItem().setTitle("Laptop").setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Desktop").setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Monitor").setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);

  // Hide the raw form responses.
  for (const sheet of ss.getSheets()) {
    if (sheet.getFormUrl() === ss.getFormUrl()) {
      sheet.hideSheet();
    }
  }
  // Start workflow on each form submit
  ScriptApp.newTrigger("onFormSubmit_").forForm(form).onFormSubmit().create();
  // Archive completed items every 5m.
  ScriptApp.newTrigger("processCompletedItems_")
    .timeBased()
    .everyMinutes(5)
    .create();
}

/**
 * Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
 */
function cleanup_() {
  const formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
  if (!formUrl) {
    return;
  }
  for (const trigger of ScriptApp.getProjectTriggers()) {
    ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
  }
  FormApp.openByUrl(formUrl).deleteAllResponses().setAcceptingResponses(false);
}

/**
 * Handles new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit_(event) {
  const response = mapResponse_(event.response);
  sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
  const equipmentDetails = Utilities.formatString(
    "%s\n%s\n%s",
    response.Laptop,
    response.Desktop,
    response.Monitor,
  );
  const row = [
    "New",
    "",
    response["Due date"],
    response["Employee name"],
    response["Desk location"],
    equipmentDetails,
    response.email,
  ];
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName("Pending requests");
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
 * to the completed sheet.
 *
 * @param {Object} event
 */
function processCompletedItems_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const pending = ss.getSheetByName("Pending requests");
  const completed = ss.getSheetByName("Completed requests");
  const rows = pending.getDataRange().getValues();
  for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
    const row = rows[i - 1];
    const status = row[0];
    if (status === "Completed" || status === "Cancelled") {
      pending.deleteRow(i);
      completed.appendRow(row);
      console.log(`Deleted row: ${i}`);
      sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
        "Employee name": row[3],
        "Desk location": row[4],
        email: row[6],
      });
    }
  }
}

/**
 * Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile(
    "new-equipment-request.html",
  );
  template.request = request;
  template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
    subject: "New equipment request",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile("request-complete.html");
  template.request = request;
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: request.email,
    subject: "Equipment request completed",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function mapResponse_(response) {
  const initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce((obj, itemResponse) => {
    const key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}

درخواست-تجهیزات-جدید.html

راهکارها/اتوماسیون‌ها/درخواست‌های-تجهیزات/درخواست-تجهیزات-جدید.html

مشاهده در گیت‌هاب

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    A new equipment request has been made by <?= request.email ?>.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    Due date: <?= request['Due date'] ?><br/>
    Laptop model: <?= request['Laptop'] ?><br/>
    Desktop model: <?= request['Desktop'] ?><br/>
    Monitor(s): <?= request['Monitor'] ?><br/>
    </p>

    See <a href="<?= sheetUrl ?>">the spreadsheet</a> to take or assign this item.
  </body>
</html>

درخواست-کامل.html

راهکارها/اتوماسیون‌ها/درخواست‌های-تجهیزات/درخواست-کامل.html

مشاهده در گیت‌هاب

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    An equipment request has been completed.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    </p>
  </body>
</html>

مشارکت‌کنندگان

این نمونه توسط گوگل و با کمک متخصصان توسعه‌دهنده گوگل نگهداری می‌شود.

درخواست های تجهیزات جدید کارکنان را مدیریت کنید با مجموعه‌ها، منظم بمانید ذخیره و طبقه‌بندی محتوا براساس اولویت‌های شما.

اهداف

درباره این راهکار

چگونه کار می‌کند؟

سرویس‌های اسکریپت برنامه‌ها

پیش‌نیازها

اسکریپت را تنظیم کنید

پروژه Apps Script را ایجاد کنید

صفحه گسترده را تنظیم کنید

اسکریپت را اجرا کنید

کد را مرور کنید

مشاهده کد منبع

کد.gs

درخواست-تجهیزات-جدید.html

درخواست-کامل.html

مشارکت‌کنندگان

مراحل بعدی

درخواست های تجهیزات جدید کارکنان را مدیریت کنید