নতুন কর্মচারী সরঞ্জাম অনুরোধ পরিচালনা করুন

কোডিং স্তর : শিক্ষানবিস
সময়কাল : ১০ মিনিট
প্রকল্পের ধরণ : ইভেন্ট-চালিত ট্রিগার এবং সময়-চালিত ট্রিগার সহ অটোমেশন

উদ্দেশ্য

  • সমাধানটি কী কাজ করে তা বুঝুন।
  • সলিউশনের মধ্যে অ্যাপস স্ক্রিপ্ট সার্ভিসগুলো কী কাজ করে তা বুঝুন।
  • স্ক্রিপ্টটি সেট আপ করুন।
  • স্ক্রিপ্টটি চালান।

এই সমাধান সম্পর্কে

নতুন কর্মীদের সাধারণত আইটি বিভাগ থেকে সিস্টেম অ্যাক্সেস এবং সরঞ্জামের প্রয়োজন হয়। এই অনুরোধগুলি পরিচালনা করার জন্য, আপনি গুগল ফর্ম ব্যবহার করে একটি ফর্ম তৈরি করতে পারেন, যেখানে ব্যবহারকারীরা জানাতে পারবেন যে কর্মীদের কী ধরনের অ্যাক্সেস এবং ডিভাইস প্রয়োজন। আইটি বিভাগ অনুরোধটি সম্পন্ন করে এর স্ট্যাটাস আপডেট করলে, অনুরোধকারীরা একটি ইমেল নোটিফিকেশন পান।

নতুন কর্মচারীদের সরঞ্জাম অনুরোধের জন্য গুগল ফর্ম।

এটি কীভাবে কাজ করে

এই স্ক্রিপ্টটি একটি সরঞ্জাম অনুরোধ ফর্ম তৈরি করে। আপনি নমুনা স্ক্রিপ্টের কোডে ফর্মের আইটেমগুলো নিজের পছন্দমতো সাজিয়ে নিতে পারেন। যখন কেউ ফর্মটি জমা দেয়, তখন স্ক্রিপ্টটি অনুরোধের জন্য নির্ধারিত যোগাযোগ ব্যক্তির কাছে একটি ইমেল বিজ্ঞপ্তি পাঠায়। স্প্রেডশিটে অনুরোধের স্ট্যাটাস "সম্পূর্ণ" (Completed) হয়ে গেলে, স্ক্রিপ্টটি ফর্ম জমা দেওয়া ব্যক্তির কাছে একটি নিশ্চিতকরণ ইমেল পাঠায়।

অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবা

এই সমাধানটি নিম্নলিখিত পরিষেবাগুলি ব্যবহার করে:

  • ফর্ম পরিষেবা : আইটি অনুরোধের জন্য ফর্ম তৈরি করে।
  • স্প্রেডশিট পরিষেবা : ডুপ্লিকেট এড়ানোর জন্য অনুরোধ ফর্মটি আগে থেকেই বিদ্যমান আছে কিনা তা পরীক্ষা করে। প্রয়োজন অনুযায়ী ফর্মের উত্তরগুলোকে পেন্ডিং এবং কমপ্লিটেড শীটে স্থানান্তর করে সেগুলোর ব্যবস্থাপনা করে।
  • মেইল পরিষেবা : অনুরোধ এবং কাজ সম্পন্ন হওয়ার বিজ্ঞপ্তি ইমেইল তৈরি করে ও পাঠায়।
  • স্ক্রিপ্ট সার্ভিস : ট্রিগারগুলো তৈরি করে। একটি ট্রিগার ফর্ম জমা দেওয়ার সময় চলে এবং অন্যটি প্রতি পাঁচ মিনিট পর পর কোনো অনুরোধের স্ট্যাটাস "সম্পূর্ণ" হিসেবে চিহ্নিত হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করার জন্য চলে।

পূর্বশর্ত

এই নমুনাটি ব্যবহার করার জন্য আপনার নিম্নলিখিত পূর্বশর্তগুলো প্রয়োজন:

  • একটি গুগল অ্যাকাউন্ট (গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্টের জন্য প্রশাসকের অনুমোদনের প্রয়োজন হতে পারে)।
  • ইন্টারনেট সংযোগসহ একটি ওয়েব ব্রাউজার।

স্ক্রিপ্টটি সেট আপ করুন

স্ক্রিপ্টটি সেট আপ করতে নিম্নলিখিত ধাপগুলো সম্পন্ন করুন।

অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রজেক্টটি তৈরি করুন

  1. 'কর্মচারীদের সরঞ্জাম অনুরোধ পরিচালনা ' স্প্রেডশিটটির একটি অনুলিপি তৈরি করতে নিম্নলিখিত বোতামটি ক্লিক করুন। এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রকল্পটি স্প্রেডশিটটির সাথে সংযুক্ত করা আছে:

    একটি অনুলিপি তৈরি করুন

  2. এক্সটেনশন > অ্যাপস স্ক্রিপ্ট-এ ক্লিক করুন।

  3. REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL ভেরিয়েবলের পাশে, নমুনা ইমেলটির পরিবর্তে আপনার ইমেলটি বসান।

  4. সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন অ্যাপস স্ক্রিপ্ট এডিটরে প্রজেক্টটি সেভ করুন। .

স্প্রেডশিটটি সেট আপ করুন

  1. স্প্রেডশিটে ফিরে যান এবং Equipment requests > Set up-এ ক্লিক করুন। এই কাস্টম মেনুটি প্রদর্শিত হওয়ার জন্য আপনাকে পৃষ্ঠাটি রিফ্রেশ করতে হতে পারে।
  2. অনুরোধ করা হলে, স্ক্রিপ্টটিকে অনুমোদন দিন। <<../_snippets/oauth.md>>
  3. সরঞ্জাম অনুরোধ-এ ক্লিক করুন > পুনরায় সেট আপ করুন ।

স্ক্রিপ্টটি চালান

  1. টুলস > ফর্ম পরিচালনা > লাইভ ফর্মে যান-এ ক্লিক করুন।
  2. ফর্মটি পূরণ করে জমা দিন।
  3. সরঞ্জাম অনুরোধ সংক্রান্ত বিজ্ঞপ্তির জন্য আপনার ইমেল দেখুন।
  4. স্প্রেডশিটে ফিরে যান এবং 'Pending requests' শীটে অনুরোধটির স্ট্যাটাস পরিবর্তন করে ' Completed' করুন ।
  5. ৫ মিনিটের মধ্যে, স্ক্রিপ্টটি আপনাকে অনুরোধটি সম্পন্ন হওয়ার খবর জানিয়ে আরেকটি ইমেল পাঠায়। স্ক্রিপ্টটি অনুরোধটিকে 'অপেক্ষমান অনুরোধ' শীট থেকে 'সম্পন্ন অনুরোধ' শীটে স্থানান্তর করে।

কোডটি পর্যালোচনা করুন

এই সলিউশনের অ্যাপস স্ক্রিপ্ট কোড পর্যালোচনা করতে, 'ভিউ সোর্স কোড'- এ ক্লিক করুন:

উৎস কোড দেখুন

কোড.জিএস

solutions/automations/equipment-requests/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = "request_intake@example.com";

// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
  '15" high Performance Laptop (OS X)',
  '15" high Performance Laptop (Windows)',
  '15" high performance Laptop (Linux)',
  '13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
  "Standard workstation (Windows)",
  "Standard workstation (Linux)",
  "High performance workstation (Windows)",
  "High performance workstation (Linux)",
  "Mac Pro (OS X)",
];
const AVAILABLE_MONITORS = ['Single 27"', 'Single 32"', 'Dual 24"'];

// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
 * Adds a custom menu to the spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu("Equipment requests")
    .addItem("Set up", "setup_")
    .addItem("Clean up", "cleanup_")
    .addToUi();
}

/**
 * Creates the form and triggers for the workflow.
 */
function setup_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (ss.getFormUrl()) {
    const msg = "Form already exists. Unlink the form and try again.";
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }
  const form = FormApp.create("Equipment Requests")
    .setCollectEmail(true)
    .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
    .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle("Employee name").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Desk location").setRequired(true);
  form.addDateItem().setTitle("Due date").setRequired(true);
  form.addListItem().setTitle("Laptop").setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Desktop").setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Monitor").setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);

  // Hide the raw form responses.
  for (const sheet of ss.getSheets()) {
    if (sheet.getFormUrl() === ss.getFormUrl()) {
      sheet.hideSheet();
    }
  }
  // Start workflow on each form submit
  ScriptApp.newTrigger("onFormSubmit_").forForm(form).onFormSubmit().create();
  // Archive completed items every 5m.
  ScriptApp.newTrigger("processCompletedItems_")
    .timeBased()
    .everyMinutes(5)
    .create();
}

/**
 * Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
 */
function cleanup_() {
  const formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
  if (!formUrl) {
    return;
  }
  for (const trigger of ScriptApp.getProjectTriggers()) {
    ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
  }
  FormApp.openByUrl(formUrl).deleteAllResponses().setAcceptingResponses(false);
}

/**
 * Handles new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit_(event) {
  const response = mapResponse_(event.response);
  sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
  const equipmentDetails = Utilities.formatString(
    "%s\n%s\n%s",
    response.Laptop,
    response.Desktop,
    response.Monitor,
  );
  const row = [
    "New",
    "",
    response["Due date"],
    response["Employee name"],
    response["Desk location"],
    equipmentDetails,
    response.email,
  ];
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName("Pending requests");
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
 * to the completed sheet.
 *
 * @param {Object} event
 */
function processCompletedItems_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const pending = ss.getSheetByName("Pending requests");
  const completed = ss.getSheetByName("Completed requests");
  const rows = pending.getDataRange().getValues();
  for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
    const row = rows[i - 1];
    const status = row[0];
    if (status === "Completed" || status === "Cancelled") {
      pending.deleteRow(i);
      completed.appendRow(row);
      console.log(`Deleted row: ${i}`);
      sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
        "Employee name": row[3],
        "Desk location": row[4],
        email: row[6],
      });
    }
  }
}

/**
 * Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile(
    "new-equipment-request.html",
  );
  template.request = request;
  template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
    subject: "New equipment request",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile("request-complete.html");
  template.request = request;
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: request.email,
    subject: "Equipment request completed",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function mapResponse_(response) {
  const initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce((obj, itemResponse) => {
    const key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}
</section>
<section>
  <h3>new-equipment-request.html</h3>
solutions/automations/equipment-requests/new-equipment-request.html
<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    A new equipment request has been made by <?= request.email ?>.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    Due date: <?= request['Due date'] ?><br/>
    Laptop model: <?= request['Laptop'] ?><br/>
    Desktop model: <?= request['Desktop'] ?><br/>
    Monitor(s): <?= request['Monitor'] ?><br/>
    </p>

    See <a href="<?= sheetUrl ?>">the spreadsheet</a> to take or assign this item.
  </body>
</html>
</section>
<section>
  <h3>request-complete.html</h3>
solutions/automations/equipment-requests/request-complete.html
<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    An equipment request has been completed.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    </p>
  </body>
</html>
</section>

অবদানকারীরা

এই নমুনাটি গুগল ডেভেলপার বিশেষজ্ঞদের সহায়তায় গুগল দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়।

পরবর্তী পদক্ষেপ