নতুন কর্মচারী সরঞ্জাম অনুরোধ পরিচালনা করুন

কোডিং স্তর : শিক্ষানবিস
সময়কাল : ১০ মিনিট
প্রকল্পের ধরণ : ইভেন্ট-চালিত ট্রিগার এবং সময়-চালিত ট্রিগার সহ অটোমেশন

উদ্দেশ্য

  • সমাধানটি কী করে তা বুঝুন।
  • সমাধানের মধ্যে অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবাগুলি কী করে তা বুঝুন।
  • স্ক্রিপ্ট সেট আপ করুন।
  • স্ক্রিপ্টটি চালান।

এই সমাধান সম্পর্কে

নতুন কর্মীদের সাধারণত IT থেকে সিস্টেম অ্যাক্সেস এবং সরঞ্জামের প্রয়োজন হয়। এই অনুরোধগুলি পরিচালনা করার জন্য, আপনি Google Forms ব্যবহার করে একটি ফর্ম তৈরি করতে পারেন যাতে ব্যবহারকারীরা কর্মীদের কী অ্যাক্সেস এবং ডিভাইসের প্রয়োজন তা নির্দেশ করতে পারেন। IT অনুরোধটি সম্পূর্ণ করে এবং এর স্থিতি আপডেট করার পরে, অনুরোধকারীরা একটি ইমেল বিজ্ঞপ্তি পান।

সরঞ্জাম অনুরোধ ফর্মের স্ক্রিনশট

কিভাবে এটা কাজ করে

স্ক্রিপ্টটি একটি সরঞ্জাম অনুরোধ ফর্ম তৈরি করে। আপনি নমুনা স্ক্রিপ্টের কোডে ফর্মের আইটেমগুলি কাস্টমাইজ করতে পারেন। যখন কেউ ফর্মটি জমা দেয়, তখন স্ক্রিপ্টটি অনুরোধের জন্য নির্ধারিত যোগাযোগের স্থানে একটি ইমেল বিজ্ঞপ্তি পাঠায়। স্প্রেডশিটে অনুরোধের স্থিতি "সম্পূর্ণ" এ পরিবর্তন হয়ে গেলে, স্ক্রিপ্টটি ফর্মটি জমা দেওয়া ব্যক্তিকে একটি নিশ্চিতকরণ ইমেল পাঠায়।

অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবা

এই সমাধানটি নিম্নলিখিত পরিষেবাগুলি ব্যবহার করে:

  • ফর্ম পরিষেবা - আইটি অনুরোধের জন্য ফর্ম তৈরি করে।
  • স্প্রেডশিট পরিষেবা - ডুপ্লিকেট কমাতে অনুরোধ ফর্মটি ইতিমধ্যেই বিদ্যমান কিনা তা পরীক্ষা করে। প্রয়োজন অনুসারে মুলতুবি এবং সম্পূর্ণ শীটে ফর্মের প্রতিক্রিয়াগুলি স্থানান্তর করে সেগুলি পরিচালনা করে।
  • মেইল পরিষেবা - অনুরোধ এবং সমাপ্তির বিজ্ঞপ্তি ইমেল তৈরি করে এবং পাঠায়।
  • স্ক্রিপ্ট পরিষেবা - ট্রিগার তৈরি করে। একটি ফর্ম জমা দেওয়ার সময় একটি সক্রিয় হয় এবং অন্যটি প্রতি পাঁচ মিনিটে সক্রিয় হয় যাতে কোনও অনুরোধের স্থিতি "সম্পূর্ণ" হিসাবে চিহ্নিত করা হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করা যায়।

পূর্বশর্ত

এই নমুনাটি ব্যবহার করার জন্য, আপনার নিম্নলিখিত পূর্বশর্তগুলি প্রয়োজন:

  • একটি Google অ্যাকাউন্ট (Google Workspace অ্যাকাউন্টের জন্য প্রশাসকের অনুমোদনের প্রয়োজন হতে পারে)।
  • ইন্টারনেট অ্যাক্সেস সহ একটি ওয়েব ব্রাউজার।

স্ক্রিপ্ট সেট আপ করুন

অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রজেক্ট তৈরি করুন

  1. "কর্মচারী সরঞ্জাম অনুরোধ পরিচালনা করুন" স্প্রেডশিটের একটি অনুলিপি তৈরি করতে নিম্নলিখিত বোতামটি ক্লিক করুন। এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রকল্পটি স্প্রেডশিটের সাথে সংযুক্ত করা হয়েছে।
    একটি কপি তৈরি করুন
  2. এক্সটেনশন > অ্যাপস স্ক্রিপ্ট ক্লিক করুন।
  3. REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL ভেরিয়েবলের পাশে, নমুনা ইমেলটি আপনার ইমেল দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।
  4. সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন সংরক্ষণ আইকন .

স্প্রেডশিট সেট আপ করুন

  1. স্প্রেডশিটে ফিরে যান এবং সরঞ্জাম অনুরোধ > সেট আপ ক্লিক করুন। এই কাস্টম মেনুটি প্রদর্শিত হওয়ার জন্য আপনাকে পৃষ্ঠাটি রিফ্রেশ করতে হতে পারে।

  2. অনুরোধ করা হলে, স্ক্রিপ্টটি অনুমোদন করুন। যদি OAuth সম্মতি স্ক্রিনে "This app is not verified" সতর্কতা প্রদর্শিত হয়, তাহলে Advanced > Go to {Project Name} (unsafe) নির্বাচন করে এগিয়ে যান।

  3. সরঞ্জামের অনুরোধ > আবার সেট আপ করুন-এ ক্লিক করুন।

স্ক্রিপ্টটি চালান

  1. টুলস > ফর্ম পরিচালনা করুন > লাইভ ফর্মে যান ক্লিক করুন।
  2. ফর্মটি পূরণ করে জমা দিন।
  3. সরঞ্জামের অনুরোধ সম্পর্কে বিজ্ঞপ্তির জন্য আপনার ইমেলটি দেখুন।
  4. স্প্রেডশিটে ফিরে যান এবং Pending requests শীটে, অনুরোধের স্থিতি Completed এ পরিবর্তন করুন।
  5. ৫ মিনিটের মধ্যে, স্ক্রিপ্টটি আপনাকে আরেকটি ইমেল পাঠাবে যেখানে জানানো হবে যে অনুরোধটি সম্পন্ন হয়েছে। স্ক্রিপ্টটি অনুরোধটিকে মুলতুবি অনুরোধ শীট থেকে সম্পূর্ণ অনুরোধ শীটে স্থানান্তর করবে।

কোডটি পর্যালোচনা করুন

এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট কোড পর্যালোচনা করতে, নীচের " সোর্স কোড দেখুন " এ ক্লিক করুন:

সোর্স কোড দেখুন

কোড.জিএস

সমাধান/অটোমেশন/ইকুইপমেন্ট-রিকোয়েস্ট/কোড.জেএস
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = "request_intake@example.com";

// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
  '15" high Performance Laptop (OS X)',
  '15" high Performance Laptop (Windows)',
  '15" high performance Laptop (Linux)',
  '13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
  "Standard workstation (Windows)",
  "Standard workstation (Linux)",
  "High performance workstation (Windows)",
  "High performance workstation (Linux)",
  "Mac Pro (OS X)",
];
const AVAILABLE_MONITORS = ['Single 27"', 'Single 32"', 'Dual 24"'];

// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
 * Adds a custom menu to the spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu("Equipment requests")
    .addItem("Set up", "setup_")
    .addItem("Clean up", "cleanup_")
    .addToUi();
}

/**
 * Creates the form and triggers for the workflow.
 */
function setup_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (ss.getFormUrl()) {
    const msg = "Form already exists. Unlink the form and try again.";
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }
  const form = FormApp.create("Equipment Requests")
    .setCollectEmail(true)
    .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
    .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle("Employee name").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Desk location").setRequired(true);
  form.addDateItem().setTitle("Due date").setRequired(true);
  form.addListItem().setTitle("Laptop").setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Desktop").setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Monitor").setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);

  // Hide the raw form responses.
  for (const sheet of ss.getSheets()) {
    if (sheet.getFormUrl() === ss.getFormUrl()) {
      sheet.hideSheet();
    }
  }
  // Start workflow on each form submit
  ScriptApp.newTrigger("onFormSubmit_").forForm(form).onFormSubmit().create();
  // Archive completed items every 5m.
  ScriptApp.newTrigger("processCompletedItems_")
    .timeBased()
    .everyMinutes(5)
    .create();
}

/**
 * Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
 */
function cleanup_() {
  const formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
  if (!formUrl) {
    return;
  }
  for (const trigger of ScriptApp.getProjectTriggers()) {
    ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
  }
  FormApp.openByUrl(formUrl).deleteAllResponses().setAcceptingResponses(false);
}

/**
 * Handles new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit_(event) {
  const response = mapResponse_(event.response);
  sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
  const equipmentDetails = Utilities.formatString(
    "%s\n%s\n%s",
    response.Laptop,
    response.Desktop,
    response.Monitor,
  );
  const row = [
    "New",
    "",
    response["Due date"],
    response["Employee name"],
    response["Desk location"],
    equipmentDetails,
    response.email,
  ];
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName("Pending requests");
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
 * to the completed sheet.
 *
 * @param {Object} event
 */
function processCompletedItems_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const pending = ss.getSheetByName("Pending requests");
  const completed = ss.getSheetByName("Completed requests");
  const rows = pending.getDataRange().getValues();
  for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
    const row = rows[i - 1];
    const status = row[0];
    if (status === "Completed" || status === "Cancelled") {
      pending.deleteRow(i);
      completed.appendRow(row);
      console.log(`Deleted row: ${i}`);
      sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
        "Employee name": row[3],
        "Desk location": row[4],
        email: row[6],
      });
    }
  }
}

/**
 * Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile(
    "new-equipment-request.html",
  );
  template.request = request;
  template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
    subject: "New equipment request",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile("request-complete.html");
  template.request = request;
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: request.email,
    subject: "Equipment request completed",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function mapResponse_(response) {
  const initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce((obj, itemResponse) => {
    const key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}

নতুন-সরঞ্জাম-অনুরোধ.html

সমাধান/অটোমেশন/সরঞ্জাম-অনুরোধ/নতুন-সরঞ্জাম-অনুরোধ.html
<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    A new equipment request has been made by <?= request.email ?>.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    Due date: <?= request['Due date'] ?><br/>
    Laptop model: <?= request['Laptop'] ?><br/>
    Desktop model: <?= request['Desktop'] ?><br/>
    Monitor(s): <?= request['Monitor'] ?><br/>
    </p>

    See <a href="<?= sheetUrl ?>">the spreadsheet</a> to take or assign this item.
  </body>
</html>

অনুরোধ-সম্পূর্ণ.html

সমাধান/অটোমেশন/সরঞ্জাম-অনুরোধ/অনুরোধ-সম্পূর্ণ.html
<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    An equipment request has been completed.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    </p>
  </body>
</html>

অবদানকারীরা

এই নমুনাটি গুগল ডেভেলপার বিশেষজ্ঞদের সহায়তায় গুগল দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়।

পরবর্তী পদক্ষেপ