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カスタマイズした感謝証明書を従業員に送信する

コーディングレベル: 初級
所要時間: 15 分
プロジェクトの種類: カスタムメニューを使用した自動化

目標

ソリューションの機能を理解します。
Apps Script サービスがソリューション内でどのように機能するかを理解する。
環境を設定する。
スクリプトを設定します。
スクリプトを実行します。

このソリューションについて

Google スプレッドシートの従業員データを使用して Google スライドの従業員証明書テンプレートを自動的にカスタマイズし、Gmail を使用して証明書を送信します。

従業員証明書の作成

仕組み

このスクリプトでは、Google スライドの従業員証明書プレゼンテーションテンプレートと、従業員の詳細を含むスプレッドシートのスプレッドシートを使用します。テンプレートがコピーされ、プレースホルダがスプレッドシートのデータに置き換えられます。このスクリプトですべての従業員用のスライドを作成すると、各スライドが PDF 添付ファイルとして抽出され、従業員に証明書が送信されます。

Apps Script サービス

このソリューションでは、次のサービスを使用します。

ドライブサービス - Google スライドの従業員証明書テンプレートをコピーします。
スプレッドシートサービス - 従業員の詳細情報を提供し、リストされた各従業員のステータスを更新します。
スライドサービス - プレゼンテーション内のプレースホルダをスプレッドシートの従業員データに置き換えます。
Gmail サービス - 個々のスライドを PDF 形式で取得し、従業員に送信します。

前提条件

このサンプルを使用するには、次の前提条件を満たす必要があります。

Google アカウント（Google Workspace アカウントには管理者の承認が必要になる場合があります）。
インターネットにアクセスできるウェブブラウザ。

環境を設定する

次のボタンをクリックすると、従業員証明書スライドテンプレートのコピーが作成されます。
コピーを作成
後の手順で使用するために、プレゼンテーション ID をメモしておきます。ID は URL で確認できます。

https://docs.google.com/presentation/d/PRESENTATION_ID/edit
ドライブで、証明書を保存する新しいフォルダを作成します。
後の手順で使用するために、フォルダ ID をメモします。ID は URL https://drive.google.com/drive/folders/FOLDER_ID で確認できます。

スクリプトを設定する

下のボタンをクリックして、従業員証明書のサンプルスプレッドシートのコピーを作成します。このソリューション用の Apps Script プロジェクトは、スプレッドシートに添付されています。
コピーを作成
スプレッドシートで [拡張機能] > [Apps Script] をクリックして、Apps Script プロジェクトを開きます。
slideTemplateId 変数の PRESENTATION_ID をプレゼンテーションの ID に置き換えます。
tempFolderId 変数の FOLDER_ID をフォルダの ID に置き換えます。
[保存] をクリックします。

スクリプトを実行する

スプレッドシートに戻り、[Appreciation] > [Create certificate] をクリックします。このカスタムメニューを表示するには、ページの更新が必要になる場合があります。
プロンプトが表示されたら、スクリプトを承認します。 OAuth 同意画面に「このアプリは確認されていません」という警告が表示された場合は、[詳細設定] > [{プロジェクト名} に移動（安全でない）] を選択します。
[Appreciation] > [証明書を作成] をもう一度クリックします。
すべての行のステータス列が [作成済み] に更新されたら、[Appreciation] > [Send certificate] をクリックします。

コードを確認する

このソリューションの Apps Script コードを確認するには、下の [ソースコードを表示] をクリックします。

ソースコードを表示

Code.gs

solutions/automations/employee-certificate/Code.js

GitHub で表示

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

作成・変更者

このサンプルは、ブロガー兼 Google Developer Expert の Sourabh Choraria が作成したものです。

Sourabh の Twitter アカウント: @schoraria911
Sourabh のブログを読む。

このサンプルは、Google Developer Experts の支援により Google によって管理されています。

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