שליחת אישורי הערכה מותאמים אישית לעובדים

רמת קידוד: מתחילים
משך: 15 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם תפריט מותאם אישית

מטרות

  • מבינים מה הפתרון עושה.
  • להבין מה שירותי Apps Script עושים בפתרון.
  • מגדירים את הסביבה.
  • מגדירים את הסקריפט.
  • מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

תוכלו להתאים אישית באופן אוטומטי את התבנית של אישור העובדים ב-Google Slides, כך שתכלול נתוני עובדים, ב-Google Sheets, ואז לשלוח את האישורים באמצעות Gmail.

יצירת אישור עובד

איך זה עובד

בסקריפט נעשה שימוש בתבנית למצגת מ-Slides, ובגיליון אלקטרוני ב-Sheets עם פרטי העובד. הסקריפט מעתיק את התבנית ומחליף את ה-placeholders בנתונים מהגיליון האלקטרוני. אחרי שהסקריפט יוצר שקף לכל עובד, הוא מחלץ כל שקף בנפרד כקובץ PDF ושולח את האישורים לעובדים.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:

  • שירות Drive – מעתיק את התבנית של אישור העובד ב-Slides.
  • שירות גיליון אלקטרוני – שמספק את פרטי העובד ומעדכן את הסטטוס שלו לגבי כל אחד מהעובדים שמופיעים ברשימה.
  • שירות Slides – מחליף את ה-placeholders שבמצגת בנתוני העובדים מהגיליון האלקטרוני.
  • שירות Gmail – הורדת השקפים הנפרדים כקובצי PDF ושליחה שלהם לעובדים.

דרישות מוקדמות

כדי להשתמש בדוגמה הזו, אתם צריכים את הדרישות המוקדמות הבאות:

  • חשבון Google (יכול להיות שלחשבונות Google Workspace יהיה צורך באישור אדמין).
  • דפדפן אינטרנט עם גישה לאינטרנט.

הגדרת הסביבה

  1. אפשר ללחוץ על הלחצן הבא כדי ליצור עותק של תבנית Slides של אישורי עובדים.
    יצירת עותק

  2. מומלץ לרשום את מזהה המצגת לשימוש בהמשך. תוכלו למצוא את המזהה בכתובת ה-URL:

    https://docs.google.com/presentation/d/PRESENTATION_ID/edit

  3. ב-Drive, יוצרים תיקייה חדשה שבה יישמרו האישורים.

  4. מומלץ לשמור את מזהה התיקייה ולהשתמש בו בהמשך. אפשר למצוא את המזהה בכתובת ה-URL: https://drive.google.com/drive/folders/FOLDER_ID

הגדרת הסקריפט

  1. כדי ליצור עותק של הגיליון האלקטרוני לדוגמה של אישורי עובדים, לוחצים על הלחצן שלמטה. פרויקט Apps Script לפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
    יצירת עותק

  2. בגיליון האלקטרוני, פותחים את פרויקט Apps Script בלחיצה על תוספים > Apps Script.

  3. במשתנה slideTemplateId מחליפים את הערך PRESENTATION_ID במזהה המצגת.

  4. במשתנה tempFolderId, מחליפים את FOLDER_ID במזהה התיקייה.

  5. לוחצים על 'שמירה' סמל השמירה.

הרצת הסקריפט

  1. חוזרים לגיליון האלקטרוני ולוחצים על הערכה > יצירת אישורים. ייתכן שתצטרכו לרענן את הדף כדי להציג את התפריט המותאם אישית.

  2. כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט. אם במסך ההסכמה של OAuth מוצגת האזהרה האפליקציה הזו לא מאומתת, ממשיכים בלחיצה על מתקדם > מעבר אל {Project Name} (לא בטוח).

  3. לוחצים שוב על הערכה > יצירת אישורים.

  4. אחרי שעמודת הסטטוס של כל השורות עודכנה ל-Created, לוחצים על הערכה > שליחת אישורים.

בדיקת הקוד

כדי לבדוק את קוד Apps Script של הפתרון הזה, יש ללחוץ על הצגת קוד מקור למטה:

הצגת קוד המקור

Code.gs

solutions/automations/employee-certificate/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

תורמים

הדוגמה הזו נוצרה על ידי Sourabh Choraria, בלוגר ומומחה Google Developers.

הדוגמה הזו מנוהלת על ידי Google בעזרת מומחי המפתחים של Google.

השלבים הבאים