কর্মীদের ব্যক্তিগতকৃত প্রশংসা শংসাপত্র পাঠান

কোডিং স্তর : শিক্ষানবিস
সময়কাল : ১৫ মিনিট
প্রকল্পের ধরণ : কাস্টম মেনু সহ অটোমেশন

উদ্দেশ্য

• সমাধানটি কী কাজ করে তা বুঝুন।
• সলিউশনের মধ্যে অ্যাপস স্ক্রিপ্ট সার্ভিসগুলো কী কাজ করে তা বুঝুন।
• আপনার পরিবেশ প্রস্তুত করুন।
• স্ক্রিপ্টটি সেট আপ করুন।
• স্ক্রিপ্টটি চালান।

এই সমাধান সম্পর্কে

গুগল শিটসে থাকা কর্মচারীর তথ্য দিয়ে গুগল স্লাইডস এমপ্লয়ি সার্টিফিকেট টেমপ্লেটটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাস্টমাইজ করুন, তারপর জিমেইল ব্যবহার করে সার্টিফিকেটগুলো পাঠিয়ে দিন।

কিভাবে এটা কাজ করে

স্ক্রিপ্টটি স্লাইডস (Slides) থেকে এমপ্লয়ি সার্টিফিকেট প্রেজেন্টেশন টেমপ্লেট এবং কর্মচারীদের বিবরণসহ একটি শিটস (Sheets) স্প্রেডশিট ব্যবহার করে। স্ক্রিপ্টটি টেমপ্লেটটি কপি করে এবং স্প্রেডশিটের ডেটা দিয়ে প্লেসহোল্ডারগুলো প্রতিস্থাপন করে। স্ক্রিপ্টটি প্রত্যেক কর্মচারীর জন্য একটি করে স্লাইড তৈরি করার পর, প্রতিটি স্লাইডকে আলাদাভাবে পিডিএফ অ্যাটাচমেন্ট হিসেবে এক্সট্র্যাক্ট করে এবং সার্টিফিকেটগুলো কর্মচারীদের কাছে পাঠিয়ে দেয়।

অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবা

এই সমাধানটি নিম্নলিখিত পরিষেবাগুলি ব্যবহার করে:

• গুগল ড্রাইভ পরিষেবা : স্লাইডস এমপ্লয়ি সার্টিফিকেট টেমপ্লেটটি কপি করে।
• স্প্রেডশিট পরিষেবা : কর্মচারীর বিবরণ প্রদান করে এবং তালিকাভুক্ত প্রতিটি কর্মচারীর স্ট্যাটাস আপডেট করে।
• স্লাইড পরিষেবা : প্রেজেন্টেশনের প্লেসহোল্ডারগুলিকে স্প্রেডশিট থেকে কর্মচারীর ডেটা দিয়ে প্রতিস্থাপন করে।
• জিমেইল পরিষেবা : প্রতিটি স্লাইড পিডিএফ হিসেবে সংগ্রহ করে কর্মীদের কাছে পাঠিয়ে দেয়।

পূর্বশর্ত

এই নমুনাটি ব্যবহার করার জন্য আপনার নিম্নলিখিত পূর্বশর্তগুলো প্রয়োজন:

• একটি গুগল অ্যাকাউন্ট (গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্টের জন্য প্রশাসকের অনুমোদনের প্রয়োজন হতে পারে)।
• ইন্টারনেট সংযোগসহ একটি ওয়েব ব্রাউজার।

আপনার পরিবেশ তৈরি করুন

1. কর্মচারী সনদপত্রের স্লাইড টেমপ্লেটটির একটি অনুলিপি তৈরি করতে নিচের বোতামটিতে ক্লিক করুন।

একটি অনুলিপি তৈরি করুন

1. পরবর্তী ধাপে ব্যবহারের জন্য আপনার প্রেজেন্টেশন আইডিটি লিখে রাখুন। আপনি ইউআরএল-এ আইডিটি খুঁজে পাবেন:

   https://docs.google.com/presentation/d/ PRESENTATION_ID /edit

2. ড্রাইভে সার্টিফিকেটগুলো রাখার জন্য একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন।

3. পরবর্তী ধাপে ব্যবহারের জন্য আপনার ফোল্ডার আইডিটি লিখে রাখুন। আপনি এই URL-এ আইডিটি খুঁজে পাবেন: https://drive.google.com/drive/folders/ FOLDER_ID

স্ক্রিপ্টটি সেট আপ করুন

1. Employee certificates sample Sheets স্প্রেডশিটটির একটি অনুলিপি তৈরি করতে নিম্নলিখিত বোতামটি ক্লিক করুন। এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রকল্পটি স্প্রেডশিটটির সাথে সংযুক্ত করা আছে:

   একটি অনুলিপি তৈরি করুন

2. স্প্রেডশিটে, এক্সটেনশন > অ্যাপস স্ক্রিপ্ট-এ ক্লিক করে অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রজেক্টটি খুলুন।

3. slideTemplateId ভেরিয়েবলের ক্ষেত্রে, PRESENTATION_ID এর জায়গায় আপনার প্রেজেন্টেশনের আইডি বসান।

4. tempFolderId ভেরিয়েবলের ক্ষেত্রে, FOLDER_ID জায়গায় আপনার ফোল্ডারের আইডি বসান।

5. সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন .

স্ক্রিপ্টটি চালান

1. স্প্রেডশিটে ফিরে যান এবং ‘Appreciation > Create certificates’-এ ক্লিক করুন। এই কাস্টম মেনুটি প্রদর্শিত হওয়ার জন্য আপনাকে পৃষ্ঠাটি রিফ্রেশ করতে হতে পারে।
2. অনুরোধ করা হলে, স্ক্রিপ্টটিকে অনুমোদন দিন। <<../_snippets/oauth.md>>
3. অ্যাপ্রিসিয়েশন-এ ক্লিক করুন > আবার সার্টিফিকেট তৈরি করুন ।
4. একবার সমস্ত সারির স্ট্যাটাস কলামটি 'Created'- এ আপডেট হয়ে গেলে, 'Appreciation > Send certificates'-এ ক্লিক করুন।

কোডটি পর্যালোচনা করুন

এই সলিউশনের অ্যাপস স্ক্রিপ্ট কোড পর্যালোচনা করতে, 'ভিউ সোর্স কোড'- এ ক্লিক করুন:

উৎস কোড দেখুন

কোড.জিএস

সমাধান/স্বয়ংক্রিয়করণ/কর্মচারী-শংসাপত্র/কোড.জেএস

GitHub-এ দেখুন

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = "PRESENTATION_ID";
const tempFolderId = "FOLDER_ID"; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu("Appreciation")
    .addItem("Create certificates", "createCertificates")
    .addSeparator()
    .addItem("Send certificates", "sendCertificates")
    .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf("Employee Name");
  const dateIndex = headers.indexOf("Date");
  const managerNameIndex = headers.indexOf("Manager Name");
  const titleIndex = headers.indexOf("Title");
  const compNameIndex = headers.indexOf("Company Name");
  const empEmailIndex = headers.indexOf("Employee Email");
  const empSlideIndex = headers.indexOf("Employee Slide");
  const statusIndex = headers.indexOf("Status");

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText("Employee Name", empName);
    empSlide.replaceAllText(
      "Date",
      `Date: ${Utilities.formatDate(
        date,
        Session.getScriptTimeZone(),
        "MMMM dd, yyyy",
      )}`,
    );
    empSlide.replaceAllText("Your Name", managerName);
    empSlide.replaceAllText("Title", title);
    empSlide.replaceAllText("Company Name", compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue("CREATED");
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf("Employee Name");
  const dateIndex = headers.indexOf("Date");
  const managerNameIndex = headers.indexOf("Manager Name");
  const titleIndex = headers.indexOf("Title");
  const compNameIndex = headers.indexOf("Company Name");
  const empEmailIndex = headers.indexOf("Employee Email");
  const empSlideIndex = headers.indexOf("Employee Slide");
  const statusIndex = headers.indexOf("Status");

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = "CertBot";
    const subject = `${empName}, you're awesome!`;
    const body = `Please find your employee appreciation certificate attached.\n\n${compName} team`;
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName,
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue("SENT");
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

</section>

অবদানকারীরা

এই নমুনাটি তৈরি করেছেন ব্লগার ও গুগল ডেভেলপার এক্সপার্ট সৌরভ চোরারিয়া।

• টুইটারে সৌরভকে খুঁজুন @schoraria911 ।
• সৌরভের ব্লগটি পড়ুন।

এই নমুনাটি গুগল ডেভেলপার বিশেষজ্ঞদের সহায়তায় গুগল দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়।

পরবর্তী পদক্ষেপ

• গুগল ওয়ার্কস্পেসে কাস্টম মেনু