কর্মীদের ব্যক্তিগতকৃত প্রশংসা শংসাপত্র পাঠান

কোডিং স্তর : শিক্ষানবিস
সময়কাল : ১৫ মিনিট
প্রকল্পের ধরণ : একটি কাস্টম মেনু সহ অটোমেশন

উদ্দেশ্য

  • সমাধানটি কী করে তা বুঝুন।
  • সমাধানের মধ্যে অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবাগুলি কী করে তা বুঝুন।
  • তোমার পরিবেশ ঠিক করো।
  • স্ক্রিপ্ট সেট আপ করুন।
  • স্ক্রিপ্টটি চালান।

এই সমাধান সম্পর্কে

গুগল শিটে কর্মচারী ডেটা সহ গুগল স্লাইডস কর্মচারী সার্টিফিকেট টেমপ্লেটটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাস্টমাইজ করুন, তারপর জিমেইল ব্যবহার করে সার্টিফিকেটগুলি পাঠান।

কর্মচারী সার্টিফিকেট তৈরি

কিভাবে এটা কাজ করে

স্ক্রিপ্টটিতে স্লাইডস থেকে কর্মচারী সার্টিফিকেট উপস্থাপনা টেমপ্লেট এবং কর্মচারীর বিবরণ সহ একটি শীট স্প্রেডশিট ব্যবহার করা হয়েছে। স্ক্রিপ্টটি টেমপ্লেটটি অনুলিপি করে এবং স্প্রেডশিট থেকে ডেটা দিয়ে স্থানধারকগুলি প্রতিস্থাপন করে। স্ক্রিপ্টটি একবার প্রতিটি কর্মচারীর জন্য একটি স্লাইড তৈরি করলে, এটি প্রতিটি পৃথক স্লাইডকে PDF সংযুক্তি হিসাবে বের করে এবং কর্মীদের কাছে সার্টিফিকেট পাঠায়।

অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবা

এই সমাধানটি নিম্নলিখিত পরিষেবাগুলি ব্যবহার করে:

  • ড্রাইভ পরিষেবা - স্লাইডস কর্মচারী সার্টিফিকেট টেমপ্লেটটি অনুলিপি করে।
  • স্প্রেডশিট পরিষেবা - কর্মীদের বিবরণ প্রদান করে এবং প্রতিটি তালিকাভুক্ত কর্মচারীর বিরুদ্ধে স্থিতি আপডেট করে।
  • স্লাইড পরিষেবা – স্প্রেডশিট থেকে কর্মচারী ডেটা দিয়ে উপস্থাপনার স্থানধারকগুলি প্রতিস্থাপন করে।
  • জিমেইল পরিষেবা - পৃথক স্লাইডগুলিকে পিডিএফ হিসাবে গ্রহণ করে এবং কর্মীদের কাছে পাঠায়।

পূর্বশর্ত

এই নমুনাটি ব্যবহার করার জন্য, আপনার নিম্নলিখিত পূর্বশর্তগুলি প্রয়োজন:

  • একটি Google অ্যাকাউন্ট (Google Workspace অ্যাকাউন্টের জন্য প্রশাসকের অনুমোদনের প্রয়োজন হতে পারে)।
  • ইন্টারনেট অ্যাক্সেস সহ একটি ওয়েব ব্রাউজার।

আপনার পরিবেশ সেট আপ করুন

  1. কর্মচারী সার্টিফিকেট স্লাইড টেমপ্লেটের একটি কপি তৈরি করতে নিম্নলিখিত বোতামে ক্লিক করুন।
    একটি কপি তৈরি করুন

  2. পরবর্তী ধাপে ব্যবহারের জন্য আপনার উপস্থাপনা আইডিটি নোট করুন। আপনি URL-এ আইডিটি খুঁজে পেতে পারেন:

    https://docs.google.com/presentation/d/ PRESENTATION_ID /edit

  3. ড্রাইভে, সার্টিফিকেটগুলি রাখার জন্য একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন।

  4. পরবর্তী ধাপে ব্যবহারের জন্য আপনার ফোল্ডার আইডিটি নোট করুন। আপনি URL এ আইডিটি খুঁজে পেতে পারেন: https://drive.google.com/drive/folders/ FOLDER_ID

স্ক্রিপ্ট সেট আপ করুন

  1. কর্মচারী সার্টিফিকেট নমুনা স্প্রেডশিটের একটি কপি তৈরি করতে নীচের বোতামে ক্লিক করুন। এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রকল্পটি স্প্রেডশিটের সাথে সংযুক্ত করা হয়েছে।
    একটি কপি তৈরি করুন

  2. স্প্রেডশিটে, এক্সটেনশন > অ্যাপস স্ক্রিপ্ট ক্লিক করে অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রকল্পটি খুলুন।

  3. slideTemplateId ভেরিয়েবলের জন্য, PRESENTATION_ID প্রতিস্থাপন করুন PRESENTATION_ID আপনার উপস্থাপনার আইডি সহ।

  4. tempFolderId ভেরিয়েবলের জন্য, FOLDER_ID প্রতিস্থাপন করুন FOLDER_ID আপনার ফোল্ডারের আইডি সহ।

  5. সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন সংরক্ষণ আইকন .

স্ক্রিপ্টটি চালান

  1. স্প্রেডশিটে ফিরে যান এবং প্রশংসা > সার্টিফিকেট তৈরি করুন এ ক্লিক করুন। এই কাস্টম মেনুটি প্রদর্শিত হওয়ার জন্য আপনাকে পৃষ্ঠাটি রিফ্রেশ করতে হতে পারে।

  2. অনুরোধ করা হলে, স্ক্রিপ্টটি অনুমোদন করুন। যদি OAuth সম্মতি স্ক্রিনে "This app is not verified" সতর্কতা প্রদর্শিত হয়, তাহলে Advanced > Go to {Project Name} (unsafe) নির্বাচন করে এগিয়ে যান।

  3. আবার প্রশংসা > সার্টিফিকেট তৈরি করুন -এ ক্লিক করুন।

  4. সমস্ত সারির স্ট্যাটাস কলামটি Created এ আপডেট হয়ে গেলে, Appreciation > Send certificates এ ক্লিক করুন।

কোডটি পর্যালোচনা করুন

এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট কোড পর্যালোচনা করতে, নীচের " সোর্স কোড দেখুন " এ ক্লিক করুন:

সোর্স কোড দেখুন

কোড.জিএস

সমাধান/অটোমেশন/কর্মচারী-সার্টিফিকেট/কোড.জেএস
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = "PRESENTATION_ID";
const tempFolderId = "FOLDER_ID"; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu("Appreciation")
    .addItem("Create certificates", "createCertificates")
    .addSeparator()
    .addItem("Send certificates", "sendCertificates")
    .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf("Employee Name");
  const dateIndex = headers.indexOf("Date");
  const managerNameIndex = headers.indexOf("Manager Name");
  const titleIndex = headers.indexOf("Title");
  const compNameIndex = headers.indexOf("Company Name");
  const empEmailIndex = headers.indexOf("Employee Email");
  const empSlideIndex = headers.indexOf("Employee Slide");
  const statusIndex = headers.indexOf("Status");

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText("Employee Name", empName);
    empSlide.replaceAllText(
      "Date",
      `Date: ${Utilities.formatDate(
        date,
        Session.getScriptTimeZone(),
        "MMMM dd, yyyy",
      )}`,
    );
    empSlide.replaceAllText("Your Name", managerName);
    empSlide.replaceAllText("Title", title);
    empSlide.replaceAllText("Company Name", compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue("CREATED");
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf("Employee Name");
  const dateIndex = headers.indexOf("Date");
  const managerNameIndex = headers.indexOf("Manager Name");
  const titleIndex = headers.indexOf("Title");
  const compNameIndex = headers.indexOf("Company Name");
  const empEmailIndex = headers.indexOf("Employee Email");
  const empSlideIndex = headers.indexOf("Employee Slide");
  const statusIndex = headers.indexOf("Status");

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = "CertBot";
    const subject = `${empName}, you're awesome!`;
    const body = `Please find your employee appreciation certificate attached.\n\n${compName} team`;
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName,
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue("SENT");
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

অবদানকারীরা

এই নমুনাটি তৈরি করেছেন সৌরভ চোরারিয়া, ব্লগার এবং গুগল ডেভেলপার বিশেষজ্ঞ।

  • টুইটারে @schoraria911- এ সৌরভকে খুঁজুন।
  • সৌরভের ব্লগ পড়ুন।

এই নমুনাটি গুগল ডেভেলপার বিশেষজ্ঞদের সহায়তায় গুগল দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়।

পরবর্তী পদক্ষেপ