Niveau de codage: Débutant
Durée: 15 minutes
Type de projet: automatisation avec un menu personnalisé
Objectifs
- Comprendre à quoi sert la solution.
- Découvrez le rôle des services Apps Script au sein de la solution.
- Configurez le script.
- Exécutez le script.
À propos de cette solution
Pour gagner du temps et réduire les erreurs liées aux copier-coller manuels, vous pouvez importer automatiquement le contenu de plusieurs documents dans un seul document principal.
Cette solution se concentre sur l'agrégation de rapports d'état de projet, mais vous pouvez la modifier en fonction de vos besoins.
Fonctionnement
Le script crée un dossier pour stocker les documents à partir desquels vous souhaitez importer du contenu et un modèle de document à partir duquel commencer l'importation. Le script inclut également des fonctions de création d'exemples de documents pour présenter cette solution.
Lorsqu'un utilisateur sélectionne Importer des résumés dans le menu personnalisé, le script récupère tous les fichiers Docs du dossier et parcourt chacun d'entre eux. Le script recherche une chaîne et un type d'en-tête spécifiques pour identifier le texte récapitulatif qu'il doit copier. Une fois le texte copié, le script modifie la couleur du texte de la chaîne d'identifiant pour limiter les doublons. Le script colle les résumés dans le document principal, chacun dans sa propre table à une seule cellule.
Services Apps Script
Cette solution utilise les services suivants:
- Document service (Service Document) : crée le modèle et les exemples de documents sources. Il parcourt chaque document source à la recherche de nouveaux résumés de projet à importer. Importe les résumés dans le document principal.
Met à jour les documents sources pour éviter que des résumés ne soient importés plusieurs fois.
- Service Drive : crée un dossier dans lequel stocker les documents sources. Ajoute le modèle de document et les exemples de documents source au dossier.
- Service Utilitaires : formate la date à laquelle le script ajoute le document principal chaque fois qu'il importe des résumés à partir des documents sources.
- Service de base : utilise la classe
Session pour obtenir le fuseau horaire du script. Le script utilise ce fuseau horaire lors de l'ajout de la date de l'importation au document principal.
Conditions préalables
Pour utiliser cet exemple, vous devez remplir les conditions préalables suivantes:
- Un compte Google (les comptes Google Workspace peuvent nécessiter l'approbation de l'administrateur)
- Un navigateur Web avec accès à Internet.
Configurer le script
Cliquez sur le bouton ci-dessous pour créer une copie du document Contenu cumulé.
Créer une copie
Exécuter le script
Exécuter une démonstration avec des exemples de documents
- Cliquez sur Importer des résumés > Configurer
> Exécuter la configuration de démonstration avec des exemples de documents.
Vous devrez peut-être actualiser la page pour que ce menu personnalisé s'affiche.
Lorsque vous y êtes invité, autorisez le script.
Si l'écran de consentement OAuth affiche l'avertissement Cette application n'est pas validée, sélectionnez Avancé >
Accéder à {Project Name} (non sécurisé).
Cliquez à nouveau sur Importer des résumés > Configurer
> Exécuter la configuration de démonstration avec des exemples de documents.
Lorsque vous y êtes invité, copiez l'URL du dossier Drive pour l'utiliser ultérieurement.
Cliquez sur OK.
Cliquez sur Importer des résumés > Importer des résumés.
Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur OK.
Passez en revue les résumés de projet qui ont été importés à partir des exemples de documents.
Ajouter et importer un résumé
- Dans un nouvel onglet de navigateur, collez l'URL du dossier pour ouvrir le dossier État du projet.
- Ouvrez le fichier Projet ABC.
- Créez un résumé à importer en ajoutant le contenu suivant à la fin du document :
- Saisissez
Summary, puis définissez le style de texte sur Titre 3.
- Juste en dessous de
Summary, insérez une table de 1 x 1. Assurez-vous qu'il n'y a pas de ligne vide entre Summary et la table.
- Dans le tableau, saisissez
Hello world!.
- Revenez au document principal et cliquez sur Importer des résumés
> Importer des résumés.
- Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur OK.
- Consultez votre dernière importation à la fin du document.
Examiner le code
Pour examiner le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source ci-dessous:
Afficher le code source
Setup.gs
/**
* Copyright 2022 Google LLC
*
* Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
* you may not use this file except in compliance with the License.
* You may obtain a copy of the License at
*
* http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
*
* Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
* distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
* WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
* See the License for the specific language governing permissions and
* limitations under the License.
*/
/**
* This file contains functions that create the template and sample documents.
*/
/**
* Runs full setup configuration, with option to include samples.
*
* Called from menu & setupWithSamples()
*
* @param {boolean} includeSamples - Optional, if true creates samples files. *
*/
function setupConfig(includeSamples) {
// Gets folder to store documents in.
const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)
let msg =
`\nDrive Folder for Documents: '${PROJECT_FOLDER_NAME}'
\nURL: \n${folder.getUrl()}`
// Creates sample documents for testing.
// Remove sample document creation and add your own process as needed.
if (includeSamples) {
let filesCreated = 0;
for (let doc of samples.documents) {
filesCreated += createGoogleDoc(doc, folder, true);
}
msg += `\n\nFiles Created: ${filesCreated}`
}
const ui = DocumentApp.getUi();
ui.alert(`${APP_TITLE} [Setup]`, msg, ui.ButtonSet.OK);
}
/**
* Creates a single document instance in the application folder.
* Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table]
*
* Called from menu.
*/
function createSampleFile() {
// Creates a new Google Docs document.
const templateName = `[Template] ${APP_TITLE}`;
const doc = DocumentApp.create(templateName);
const docId = doc.getId();
const msg = `\nDocument created: '${templateName}'
\nURL: \n${doc.getUrl()}`
// Adds template content to the body.
const body = doc.getBody();
body.setText(templateName);
body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
body.appendParagraph('Description').setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph('');
const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell('TL;DR');
body.appendParagraph("");
// Gets folder to store documents in.
const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)
// Moves document to application folder.
DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);
const ui = DocumentApp.getUi();
ui.alert(`${APP_TITLE} [Template]`, msg, ui.ButtonSet.OK);
}
/**
* Configures application for demonstration by setting it up with sample documents.
*
* Called from menu | Calls setupConfig with option set to true.
*/
function setupWithSamples() {
setupConfig(true)
}
/**
* Sample document names and demo content.
* {object} samples[]
*/
const samples = {
'documents': [
{
'name': 'Project GHI',
'description': 'Google Workspace Add-on inventory review.',
'content': 'Reviewed all of the currently in-use and proposed Google Workspace Add-ons. Will perform an assessment on how we can reduce overlap, reduce licensing costs, and limit security exposures. \n\nNext week\'s goal is to report findings back to the Corp Ops team.'
},
{
'name': 'Project DEF',
'description': 'Improve IT networks within the main corporate building.',
'content': 'Primarily focused on 2nd thru 5th floors in the main corporate building evaluating the network infrastructure. Benchmarking tests were performed and results are being analyzed. \n\nWill submit all findings, analysis, and recommendations next week for committee review.'
},
{
'name': 'Project ABC',
'description': 'Assess existing Google Chromebook inventory and recommend upgrades where necessary.',
'content': 'Concluded a pilot program with the Customer Service department to perform inventory and update inventory records with Chromebook hardware, Chrome OS versions, and installed apps. \n\nScheduling a work plan and seeking necessary go-forward approvals for next week.'
},
],
'common': 'This sample document is configured to work with the Import summaries custom menu. For the import to work, the source documents used must contain a specific keyword (currently set to "Summary"). The keyword must reside in a paragraph with a set style (currently set to "Heading 3") that is directly followed by a single-cell table. The table contains the contents to be imported into the primary document.\n\nWhile those rules might seem precise, it\'s how the application programmatically determines what content is meant to be imported and what can be ignored. Once a summary has been imported, the script updates the heading font to a new color (currently set to Green, hex \'#2e7d32\') to ensure the app ignores it in future imports. You can change these settings in the Apps Script code.'
}
/**
* Creates a sample document in application folder.
* Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table].
* Inserts demo data from samples[].
*
* Called from menu.
*/
function createGoogleDoc(document, folder, duplicate) {
// Checks for duplicates.
if (!duplicate) {
// Doesn't create file of same name if one already exists.
if (folder.getFilesByName(document.name).hasNext()) {
return 0 // File not created.
}
}
// Creates a new Google Docs document.
const doc = DocumentApp.create(document.name).setName(document.name);
const docId = doc.getId();
// Adds boilerplate content to the body.
const body = doc.getBody();
body.setText(document.name);
body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
body.appendParagraph("Description").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph(document.description);
body.appendParagraph("Usage Instructions").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph(samples.common);
const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell(document.content);
body.appendParagraph("");
// Moves document to application folder.
DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);
// Returns if successfully created.
return 1
}
Contributeurs
Cet exemple est géré par Google avec l'aide d'Experts Google Developers.
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