Programmierstufe: Anfänger
Dauer: 15 Minuten
Projekttyp: Automatisierung mit einem benutzerdefinierten Menü
Zielsetzungen
- Verstehen Sie, was die Lösung bewirkt.
- Informieren Sie sich darüber, was die Apps Script-Dienste innerhalb der Lösung leisten.
- Richten Sie das Skript ein.
- Führen Sie das Skript aus.
Informationen zu dieser Lösung
Um Zeit zu sparen und Fehler beim manuellen Kopieren und Einfügen zu reduzieren, können Sie Inhalte aus mehreren Dokumenten automatisch in ein Hauptdokument importieren.
Diese Lösung konzentriert sich auf das Aggregieren von Projektstatusberichten. Sie können sie jedoch an Ihre Anforderungen anpassen.
Funktionsweise
Das Skript erstellt einen Ordner zum Speichern der Dokumente, aus denen Sie Inhalte importieren möchten, und ein Vorlagendokument, aus dem der Import gestartet werden soll. Das Skript enthält auch Funktionen zum Erstellen von Beispieldokumenten, um diese Lösung vorzuführen.
Wenn ein Nutzer im benutzerdefinierten Menü Zusammenfassungen importieren auswählt, ruft das Skript alle Docs-Dateien im Ordner ab und durchläuft diese. Das Skript sucht nach einem bestimmten String und Überschriftentyp, um den zu kopierenden Zusammenfassungstext zu ermitteln. Nachdem der Text kopiert wurde, ändert das Skript die Textfarbe des ID-Strings, um Duplikate zu vermeiden. Das Skript fügt die Zusammenfassungen jeweils in einer eigenen Tabelle mit nur einer Zelle in das Hauptdokument ein.
Apps Script-Dienste
Diese Lösung verwendet die folgenden Dienste:
- Document service (Dokumentdienst): Erstellt die Vorlage und Beispiel-Quelldokumente. Durchläuft jedes Quelldokument und sucht nach
neuen Projektzusammenfassungen, die importiert werden sollen. Zusammenfassungen werden in das Hauptdokument importiert.
Aktualisiert die Quelldokumente, um zu verhindern, dass Zusammenfassungen mehr als einmal importiert werden.
- Drive-Dienst: Erstellt einen Ordner zum Speichern der Quelldokumente. Fügt das Vorlagendokument und die Beispiel-Quelldokumente in den Ordner ein.
- Dienstprogramme: Formatiert das Datum, das das Skript jedes Mal in das Hauptdokument einfügt, wenn es Zusammenfassungen aus den Quelldokumenten importiert.
- Basisdienst: Verwendet die Klasse
Session, um die Zeitzone des Skripts abzurufen. Das Skript verwendet die Zeitzone, wenn es dem Hauptdokument das Datum des Imports hinzufügt.
Voraussetzungen
Um dieses Beispiel zu verwenden, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
- Ein Google-Konto (für Google Workspace-Konten ist möglicherweise die Administratorgenehmigung erforderlich).
- Ein Webbrowser mit Zugang zum Internet.
Skript einrichten
Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um eine Kopie des Dokuments Inhalte aggregieren zu erstellen.
Kopie erstellen
Skript ausführen
Demo mit Beispieldokumenten ausführen
- Klicken Sie auf Zusammenfassungen importieren > Konfigurieren
> Demo-Einrichtung mit Beispieldokumenten ausführen.
Möglicherweise müssen Sie die Seite aktualisieren, damit dieses benutzerdefinierte Menü angezeigt wird.
Autorisieren Sie das Skript, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Wenn auf dem OAuth-Zustimmungsbildschirm die Warnung Diese Anwendung wurde nicht überprüft angezeigt wird, wählen Sie Erweitert >
Zu {Projektname} (unsicher) aus.
Klicken Sie noch einmal auf Zusammenfassungen importieren > Konfigurieren
> Demo-Einrichtung mit Beispieldokumenten ausführen.
Wenn Sie dazu aufgefordert werden, kopieren Sie die URL des Drive-Ordners, um sie in einem späteren Schritt zu verwenden.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf Zusammenfassungen importieren > Zusammenfassungen importieren.
Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf OK.
Sehen Sie sich die Projektzusammenfassungen an, die aus den Beispieldokumenten importiert wurden.
Zusammenfassung hinzufügen und importieren
- Fügen Sie die Ordner-URL in einem neuen Browsertab ein, um den Ordner Projektstatus zu öffnen.
- Öffnen Sie die Datei Project ABC.
- Erstellen Sie eine neue Zusammenfassung für den Import. Fügen Sie dazu den folgenden Inhalt am Ende des Dokuments ein:
- Geben Sie
Summary ein und legen Sie den Textstil auf Überschrift 3 fest.
- Fügen Sie direkt unter
Summary eine 1x1-Tabelle ein. Zwischen Summary und der Tabelle dürfen keine Leerzeilen stehen.
- Geben Sie in der Tabelle
Hello world! ein.
- Wechseln Sie zurück zum Hauptdokument und klicken Sie auf Zusammenfassungen importieren
> Zusammenfassungen importieren.
- Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf OK.
- Den letzten Import finden Sie am Ende des Dokuments.
Code ansehen
Klicken Sie unten auf Quellcode anzeigen, um den Apps Script-Code für diese Lösung zu sehen:
Quellcode ansehen
Setup.gs
/**
* Copyright 2022 Google LLC
*
* Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
* you may not use this file except in compliance with the License.
* You may obtain a copy of the License at
*
* http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
*
* Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
* distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
* WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
* See the License for the specific language governing permissions and
* limitations under the License.
*/
/**
* This file contains functions that create the template and sample documents.
*/
/**
* Runs full setup configuration, with option to include samples.
*
* Called from menu & setupWithSamples()
*
* @param {boolean} includeSamples - Optional, if true creates samples files. *
*/
function setupConfig(includeSamples) {
// Gets folder to store documents in.
const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)
let msg =
`\nDrive Folder for Documents: '${PROJECT_FOLDER_NAME}'
\nURL: \n${folder.getUrl()}`
// Creates sample documents for testing.
// Remove sample document creation and add your own process as needed.
if (includeSamples) {
let filesCreated = 0;
for (let doc of samples.documents) {
filesCreated += createGoogleDoc(doc, folder, true);
}
msg += `\n\nFiles Created: ${filesCreated}`
}
const ui = DocumentApp.getUi();
ui.alert(`${APP_TITLE} [Setup]`, msg, ui.ButtonSet.OK);
}
/**
* Creates a single document instance in the application folder.
* Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table]
*
* Called from menu.
*/
function createSampleFile() {
// Creates a new Google Docs document.
const templateName = `[Template] ${APP_TITLE}`;
const doc = DocumentApp.create(templateName);
const docId = doc.getId();
const msg = `\nDocument created: '${templateName}'
\nURL: \n${doc.getUrl()}`
// Adds template content to the body.
const body = doc.getBody();
body.setText(templateName);
body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
body.appendParagraph('Description').setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph('');
const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell('TL;DR');
body.appendParagraph("");
// Gets folder to store documents in.
const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)
// Moves document to application folder.
DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);
const ui = DocumentApp.getUi();
ui.alert(`${APP_TITLE} [Template]`, msg, ui.ButtonSet.OK);
}
/**
* Configures application for demonstration by setting it up with sample documents.
*
* Called from menu | Calls setupConfig with option set to true.
*/
function setupWithSamples() {
setupConfig(true)
}
/**
* Sample document names and demo content.
* {object} samples[]
*/
const samples = {
'documents': [
{
'name': 'Project GHI',
'description': 'Google Workspace Add-on inventory review.',
'content': 'Reviewed all of the currently in-use and proposed Google Workspace Add-ons. Will perform an assessment on how we can reduce overlap, reduce licensing costs, and limit security exposures. \n\nNext week\'s goal is to report findings back to the Corp Ops team.'
},
{
'name': 'Project DEF',
'description': 'Improve IT networks within the main corporate building.',
'content': 'Primarily focused on 2nd thru 5th floors in the main corporate building evaluating the network infrastructure. Benchmarking tests were performed and results are being analyzed. \n\nWill submit all findings, analysis, and recommendations next week for committee review.'
},
{
'name': 'Project ABC',
'description': 'Assess existing Google Chromebook inventory and recommend upgrades where necessary.',
'content': 'Concluded a pilot program with the Customer Service department to perform inventory and update inventory records with Chromebook hardware, Chrome OS versions, and installed apps. \n\nScheduling a work plan and seeking necessary go-forward approvals for next week.'
},
],
'common': 'This sample document is configured to work with the Import summaries custom menu. For the import to work, the source documents used must contain a specific keyword (currently set to "Summary"). The keyword must reside in a paragraph with a set style (currently set to "Heading 3") that is directly followed by a single-cell table. The table contains the contents to be imported into the primary document.\n\nWhile those rules might seem precise, it\'s how the application programmatically determines what content is meant to be imported and what can be ignored. Once a summary has been imported, the script updates the heading font to a new color (currently set to Green, hex \'#2e7d32\') to ensure the app ignores it in future imports. You can change these settings in the Apps Script code.'
}
/**
* Creates a sample document in application folder.
* Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table].
* Inserts demo data from samples[].
*
* Called from menu.
*/
function createGoogleDoc(document, folder, duplicate) {
// Checks for duplicates.
if (!duplicate) {
// Doesn't create file of same name if one already exists.
if (folder.getFilesByName(document.name).hasNext()) {
return 0 // File not created.
}
}
// Creates a new Google Docs document.
const doc = DocumentApp.create(document.name).setName(document.name);
const docId = doc.getId();
// Adds boilerplate content to the body.
const body = doc.getBody();
body.setText(document.name);
body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
body.appendParagraph("Description").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph(document.description);
body.appendParagraph("Usage Instructions").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph(samples.common);
const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell(document.content);
body.appendParagraph("");
// Moves document to application folder.
DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);
// Returns if successfully created.
return 1
}
Beitragende
Dieses Beispiel wird von Google mit der Unterstützung von Google Developers-Experten gepflegt.
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