Составьте повестку для встреч

Уровень владения программированием : начинающий
Продолжительность : 15 минут
Тип проекта : Автоматизация с использованием триггера, управляемого событиями.

Цели

• Поймите, для чего предназначено это решение.
• Разберитесь, что делают службы Apps Script в рамках данного решения.
• Настройте скрипт.
• Запустите скрипт.

Об этом решении

Автоматически создавайте документы с повесткой дня в Google Docs и прикрепляйте их к встречам в Google Календаре.

Как это работает

Скрипт создает шаблон документа для повестки дня. При обновлении календаря скрипт проверяет, содержат ли какие-либо из ваших событий тег "#agenda" в описании. Если тег присутствует, скрипт создает копию шаблона, добавляет ее к событию в календаре и предоставляет доступ к ней участникам мероприятия.

Сервисы Google Apps Script

Данное решение использует следующие сервисы:

• Сервис Google Drive : проверяет, существует ли шаблон документа. Если нет, скрипт создает новую папку для шаблона документа и создает копию шаблона документа для каждой новой повестки дня.
• Служба документов : Создает шаблон повестки дня.
• Календарный сервис : проверяет наличие событий с тегом "#agenda" и обновляет описание события, добавляя ссылку на документ с программой мероприятия.
• Базовый сервис : использует класс Session для получения адреса электронной почты пользователя. Это помогает создать триггер для текущего пользователя.
• Скриптовая служба : Создает триггер, который срабатывает при каждом изменении в календаре пользователя.

Предварительные требования

Для использования этого примера необходимы следующие условия:

• Для работы потребуется учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться подтверждение администратора).
• Веб-браузер с доступом в интернет.

Настройте скрипт

1. Нажмите на следующую кнопку, чтобы открыть пример проекта Apps Script «Создание повестки дня для совещаний» :

   Откройте проект

2. Нажмите «Обзор .

3. На странице обзора нажмите «Создать копию». .

4. В скопированном проекте в раскрывающемся списке функций выберите setUp .

5. Нажмите «Выполнить» .

6. При появлении запроса авторизуйте скрипт. <<../_snippets/oauth.md>>

Запустите скрипт

1. Открыть календарь .
2. Создайте новое событие или отредактируйте существующее.
3. В описание добавьте #agenda и сохраните мероприятие.
4. Проверьте свою электронную почту на наличие уведомления о том, что вам был предоставлен доступ к документу, или обновите Календарь и снова щелкните событие, чтобы увидеть ссылку на документ с повесткой дня.

Все участники получают уведомление по электронной почте с возможностью просмотра повестки дня. Скрипт предоставляет участникам разрешение на редактирование, но вы можете отредактировать скрипт, чтобы изменить права доступа к документу повестки дня для участников .

Просмотрите код

Чтобы просмотреть код Apps Script для этого решения, нажмите «Просмотреть исходный код» :

Просмотреть исходный код

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

Посмотреть на GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName("Agenda Maker - App");
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    const folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ===
        "Apps Script App - Do not change this description" &&
      folder.getOwner().getEmail() === Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  const folder = DriveApp.createFolder("Agenda Maker - App");
  folder.setDescription("Apps Script App - Do not change this description");
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName("Agenda TEMPLATE##");

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create("Agenda TEMPLATE##");
  const body = doc.getBody();

  body
    .appendParagraph("##Attendees##")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Overview")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Topic 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Next Steps")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph("- Takeaway 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
    now,
    new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
    { search: "#agenda" },
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search("#agenda") === -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName(`Agenda for ${event.getTitle()}`);

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText("##Attendees##");
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (const i in event.getGuestList()) {
          const guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText("##Attendees##", "Attendees");
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = `https://docs.google.com/document/d/${newDoc.getId()}`;
      description = description.replace(
        "#agenda",
        `<a href=${agendaUrl}>Agenda Doc</a>`,
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (const i in event.getGuestList()) {
        const guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  const email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange")
    .forUserCalendar(email)
    .onEventUpdated()
    .create();
}

</section>

Модификации

Вы можете редактировать образец по своему усмотрению в соответствии со своими потребностями. Ниже приведены несколько необязательных изменений, которые вы можете внести.

Обновить права доступа к документам повестки дня для участников.

Скрипт предоставляет участникам разрешение на редактирование. Если вы хотите ограничить доступ только просмотром, замените метод addEditor на метод addViewer в следующей части кода:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Редактировать шаблон документа повестки дня

Для обновления шаблона документа повестки дня выполните следующие действия:

1. После создания первого события в календаре откройте Google Диск.
2. Откройте папку под названием "Agenda Maker - App" .
3. Откройте документ «ШАБЛОН ПОВЕСТКИ ДНЯ##» и внесите необходимые изменения.

Авторы

Этот пример создан Джереми Глассенбергом, консультантом по управлению продуктами и стратегии платформы. Найти Джереми можно в Твиттере @jglassenberg .

Данный пример поддерживается компанией Google при содействии экспертов-разработчиков Google.

Следующие шаги

• Триггеры, управляемые событиями
• Справочник по календарным услугам